對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討

秦莉莉

【摘要】當前，我國信息化建設越來越快，電子政務系統被廣泛應用于機關事業單位中，提升了自動化辦公水平。檔案管理在機關事業單位管理工作中占有重要地位，所以需要與時俱進，盡快實行信息化管理，確保檔案管理效率得到提升。本文將簡述機關事業檔案信息化建設的意義，并提出了具體可行的策略。

【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理；信息化建設

隨著現代信息技術的進步與發展，檔案管理現代化已經成為一種必然趨勢。機關事業單位檔案管理信息化建設是一項長期的工作，涉及內容眾多，事項較雜，必須將各種軟硬件設施配置齊全，才能讓檔案管理更加現代化。因此，機關事業單位要結合實際情況，加快檔案管理信息化建設步伐，簡化工作流程，方便資料的查詢，將檔案材料的最大作用發揮出來，提升檔案的利用率。

一、檔案信息化建設的意義

在我國檔案信息化建設中，機關事業單位檔案管理信息化是非常重要的內容，在提升機關事業單位管理水平上發揮著重要作用。具體體現在以下方面：一是機關事業單位檔案通過檔案管理信息化建設，可以將單位日常工作中形成的資料與數據收集起來，逐步建立起一個完善的咨詢系統，從而讓機關事業單位日常管理更加規范和高效。二是機關事業單位檔案加快信息化建設以后，能夠提升對收錄檔案信息的利用率，便于檔案的建立與資料的查找，從而節約了時間。三是機關事業單位檔案管理信息化水平提高以后，可以有效保存大量的信息，不再占據庫房的空間，也節省了檔案的裝具。如此一來，機關事業單位就可以減少人力、物力和財力的投入，并讓檔案管理工作有更高的效率，實現了經濟效益與社會效益的提升。

二、檔案信息化建設的策略

（一）提起重視，加強領導。檔案資料關系著機關事業單位的建設與發展，記錄著人事變動、文化活動、工作成績、經費成果、失誤教訓等內容，只有確保檔案的完整性與準確性，利用檔案開展研究與總結工作，才能少走彎路，制定科學的決策。對此，機關事業單位領導與檔案管理人員要提起重視，真正認識到機關事業單位檔案管理信息化建設的重要性，要把這項工作納入議事日程，通過提升檔案管理信息化程度，確保發揮檔案資料的最大作用。要加強基礎設施建設，包括檔案信息網絡系統與檔案數字化設備，這樣能夠讓檔案信息順利進行傳輸與交換，通過先進的檔案信息網絡建設，提升檔案信息化的效益。

（二）逐步規范信息資源管理。機關事業單位檔案管理人員要在電子政務建設的相關文件中，納入政務信息的整理、歸檔等工作。如此一來，有利于對信息資源建設作出宏觀調控，規范信息資源的整理工作，從而形成統一、集中的管理制度，避免出現信息交叉和重復的情況。檔案里集中反映了法規政令實施、人員素質情況、調查研究成果、歷史現在進程等內容，領導在總結經驗、制定計劃、處理問題時，都需要查閱檔案。因此，機關事業單位檔案管理人員要通過對信息資源的規范管理，避免出現錯誤和遺漏。并注重應用系統建設，主要涉及檔案信息的收集、管理、利用等內容，能夠將檔案管理信息化建設的效益集中體現出來，提升檔案信息服務效果。

（三）盡快整合檔案信息。因為機關事業單位檔案信息涉及方方面面的內容，來源非常廣泛，所以進行歸檔保存的過程中，需要做好信息的分類管理工作，讓檔案信息的結構得到優化，從而更好地共享資源。對于機關事業單位檔案信息的著錄，還需要做好標引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。此外，還要做好同屬性信息的分類工作，將大量的政務信息資源集中起來，提升查詢的效率。并加強標準規范建設，包括電子文件的形成與歸檔、電子檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸等內容，通過將相應的標準與規范明確下來，能夠保證計算機管理檔案信息的安全。

（四）加強信息資源安全管理。近年來，網絡技術發展速度很快，很多不法分子利用黑客與病毒盜竊機關事業單位檔案信息，并對其作出干擾。而人員的錯誤操作、系統故障等，也容易讓給檔案信息安全面臨著巨大威脅。對此，機關事業單位在檔案管理信息化建設中，還要加強安全管理工作，包括主機、網絡、數據庫等方面。機關事業單位檔案管理部門要采取數據備份、安裝防火墻等技術手段，為檔案信息資源安全提供可靠保障。

（五）加強信息化人才建設。機關事業單位要重視對檔案管理人員的培訓工作，盡快完善考核評價制度，在年終考核中納入檔案管理工作，將檔案管理人員的工作熱情激發出來。將考核制度落到實處，能夠對檔案管理工作作出公正、客觀的考核，為機關事業單位檔案管理信息化建設創造條件。此外，檔案信息化建設，需要大量計算機專業人才，不僅要懂檔案業務，還要熟悉信息技術，為此，要及時對檔案管理人員提供指導，加強培訓工作，以辦培訓班、開交流會等形式，讓檔案管理人員掌握更多信息化知識，提升他們的業務能力。

三、結語

總之，在機關事業單位檔案管理信息化建設過程中，需要領導提高重視，加強領導，投入足夠的資金，盡快配置所需設施設備。而檔案管理人員也要履行好自身職責，加強業務知識學習，不斷更新知識結構，掌握更多現代化、信息化知識，滿足信息時代下檔案管理工作要求。只有這樣，機關事業單位檔案管理信息化水平才能得到提升，并充分發揮出檔案資料應有的價值。

【參考文獻】

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