應(yīng)用型本科院校檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)

【摘要】檔案管理是高校推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展和強(qiáng)化行政管理的重要工作環(huán)節(jié)，需要與時(shí)俱進(jìn)，在學(xué)校新一輪改革發(fā)展中發(fā)揮其獨(dú)特的作用。本文分析了當(dāng)前應(yīng)用型本科院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討新形勢(shì)下高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，希望對(duì)于推進(jìn)應(yīng)用型高校檔案管理工作不斷創(chuàng)新思路、提高成效提供一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)用型高校；檔案管理；現(xiàn)狀；發(fā)展趨勢(shì)

根據(jù)教育部公布的數(shù)據(jù)，截至2016年5月30日，全國普通高等學(xué)校發(fā)展到2595所，其中，本科院校1236所，高職專院校1359所。毫無疑問，高等教育體系為我國改革開放40年來的快速發(fā)展作出了重大貢獻(xiàn)。然而，近年來普通高校尤其是地方本科院校人才培養(yǎng)的結(jié)構(gòu)性矛盾日益突出，畢業(yè)生就業(yè)率低與生產(chǎn)一線所需人才嚴(yán)重匱乏之間形成了明顯反差，拷問著高等教育的辦學(xué)成效。在這樣的背景下，圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)對(duì)人才多樣化的需求，積極引導(dǎo)和促進(jìn)地方高校重新定位、分類發(fā)展，已經(jīng)形成高層決策和社會(huì)共識(shí)。

地方高校轉(zhuǎn)型發(fā)展是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及方方面面，考驗(yàn)著高校的頂層設(shè)計(jì)能力與綜合管理水平。檔案管理工作是高校實(shí)施綜合管理的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也在一定程度上體現(xiàn)出高校行政管理水平的高低，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。為了適應(yīng)新形勢(shì)下轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要，高校檔案管理工作必須著眼和服務(wù)于大局，積極做出與學(xué)校改革相適應(yīng)的改變，推動(dòng)應(yīng)用型普通高校健康穩(wěn)定地發(fā)展。

一、高校檔案管理工作的重要性

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校檔案涵蓋了高校的基礎(chǔ)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)等方方面面，是反映高校發(fā)展過程的重要材料和依據(jù)，也是高校健康有序、高效運(yùn)行的有效保證。對(duì)于高校而言，檔案真實(shí)反映出高校教學(xué)研究與依法民主治理學(xué)校的進(jìn)程，具有權(quán)威性、真實(shí)性，為高校基礎(chǔ)建設(shè)、教學(xué)評(píng)估、師生管理、科學(xué)研究等各個(gè)管理項(xiàng)目的開展提供了參考數(shù)據(jù)，為高校領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供了原生態(tài)的信息資料和參考依據(jù)。高校檔案管理的成效，不僅僅是檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)與能力的體現(xiàn)，更是高校推進(jìn)現(xiàn)代教育改革和發(fā)展總體成效的一面折射鏡和記錄儀，因此，高校檔案工作對(duì)于高校的現(xiàn)行管理和未來發(fā)展都具有重要意義。

人才培養(yǎng)始終是高校的第一使命和根本任務(wù)。就教學(xué)和科研等人才培養(yǎng)活動(dòng)而言，檔案管理也同樣發(fā)揮著重要的作用。總的來說，高校的人才培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)最終還是要落實(shí)到各項(xiàng)教學(xué)與科研活動(dòng)上。良好的學(xué)術(shù)風(fēng)氣、完備的教學(xué)能力是學(xué)校永續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，完善的管理制度則是高校順利運(yùn)行的保證。然而這一切的有效落實(shí)，離不開高校檔案的支持，通過梳理歷史檔案，從中發(fā)現(xiàn)學(xué)校在處理教學(xué)、科研等制度上的態(tài)度、結(jié)果等，為現(xiàn)行和未來的教學(xué)、科研等活動(dòng)服務(wù)。在制定相關(guān)的教學(xué)管理制度和教學(xué)文件材料時(shí)，通過查閱相關(guān)的檔案資料，承上啟下、承前啟后，可以做到更加有效的銜接。此外，高校的檔案信息還是教師成長發(fā)展過程的重要存儲(chǔ)器，可以為教師在職稱申報(bào)、評(píng)先評(píng)優(yōu)上提供必要依據(jù)。

二、當(dāng)前應(yīng)用型本科院校檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，這對(duì)高校檔案管理來說是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，并且與諸多具體工作項(xiàng)目緊密相連，存在協(xié)同發(fā)展的關(guān)系。對(duì)于應(yīng)用型本科院校而言，檔案管理工作受到諸多因素的影響，存在著多方面的問題和不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。當(dāng)下我國高等教育走到了戰(zhàn)略性結(jié)構(gòu)調(diào)整時(shí)代的關(guān)口，特別是地方普通高校，面臨著向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的巨大壓力和戰(zhàn)略機(jī)遇期。在此背景下，因各高校辦學(xué)歷程、辦學(xué)目標(biāo)和辦學(xué)條件等不盡相同，導(dǎo)致高校檔案管理尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部分高校對(duì)于檔案管理工作沒有引起足夠重視，甚至持有輕視的錯(cuò)誤理念，從而導(dǎo)致檔案管理工作不能步入正常軌道。

（二）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。由于應(yīng)用型本科院校普遍成立時(shí)間較短、辦學(xué)條件相對(duì)薄弱，在學(xué)校檔案工作上的經(jīng)費(fèi)投入和管理方式存在許多先天不足。在人員的素質(zhì)上，檔案管理編制不足，檔案管理從業(yè)人員并不都是專門崗位，人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力參差不齊，對(duì)于檔案管理的重要性缺乏應(yīng)有認(rèn)識(shí)，工作方式依然局限在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為檔案管理就是簡單的檔案資料的收檔、歸納和整理工作，往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取精神，工作的積極性與主動(dòng)性需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

（三）崗位待遇反差較大。相對(duì)于高校的教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)等主體崗位而言，檔案管理機(jī)構(gòu)偏于一角，地位不高，檔案從業(yè)人員在進(jìn)修、培訓(xùn)與個(gè)人發(fā)展等方而的機(jī)會(huì)不多，崗位待遇較低。另一方面，在應(yīng)用型高校全面推進(jìn)轉(zhuǎn)型發(fā)展、不斷深化校企合作和加強(qiáng)對(duì)外交流的新形勢(shì)下，檔案管理工作的內(nèi)容和資料收集范圍必將進(jìn)一步擴(kuò)大，這給高校檔案管理人員帶來了極大的工作壓力。長此以往，造成很多檔案從業(yè)人員的個(gè)人成就感降低，表現(xiàn)出一定的職業(yè)倦怠傾向。

（四）機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全。現(xiàn)實(shí)中依然存在部分高校沒有設(shè)置專門的檔案結(jié)構(gòu)和管理工作人員，或者專職的檔案管理人員隊(duì)伍還沒有形成，片面地將檔案管理工作和一般的辦公室業(yè)務(wù)行為混為一談，部分高校的檔案管理工作甚至是由其他相關(guān)辦公室人員兼職完成，從而導(dǎo)致檔案管理制度不完善，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量良蕎不齊。

（五）經(jīng)費(fèi)投入不足。由于應(yīng)用型高校正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展和上升期，各項(xiàng)建設(shè)都需要經(jīng)費(fèi)支撐，對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算相對(duì)不足，導(dǎo)致很多檔案管理的硬件設(shè)施和辦公條件停留在早期水平上，甚至沒有設(shè)立專門的檔案庫房，檔案管理的信息化建設(shè)更是無從談起，嚴(yán)重制約了高校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（六）管理方式相對(duì)落后。近年來，現(xiàn)代科技與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展，給各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極推動(dòng)作用。然而，就高校的檔案管理工作看，管理方法與手段大部分還處于落后的境況，有些高校在檔案管理上依然只有“紙上談兵”，（下轉(zhuǎn)第172頁）（上接第170頁）電子化和數(shù)字化的檔案管理模式?jīng)]有提上建設(shè)議程，檔案形式過于單一，檔案管理工作中的方法與技術(shù)缺乏多元化手段，檔案的利用效率低下。

三、未來應(yīng)用型本科院校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

雖然高校檔案管的工作還存在著諸多不足和問題，但隨著信息化時(shí)代和科技時(shí)代的到來，各高校會(huì)做出更多的努力，以改變現(xiàn)在的不良工作現(xiàn)狀。隨著我國高等教育改革的日益深化，結(jié)合社會(huì)實(shí)踐對(duì)檔案管理工作的客觀要求和現(xiàn)代科技與信息化手段在檔案管理工作的應(yīng)用，高校檔案管理工作也在積極適應(yīng)新形勢(shì)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，總體上高校檔案管理工作未來呈現(xiàn)以下幾方面的發(fā)展趨勢(shì)。

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。建立檔案管理評(píng)估體系，健全完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是提升應(yīng)用型本科院校檔案管理工作水平的重要保障。要把檔案人員的經(jīng)驗(yàn)式管理變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化和制度化的管理，做到依照規(guī)程，有章可循。同時(shí)，建立良好的評(píng)估監(jiān)督體系，形成監(jiān)督機(jī)制，能夠及時(shí)糾正工作偏差，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化。

（二）檔案管理的專業(yè)化。檔案管理專業(yè)化程度在一定程度上決定著高校的整體管理水平，只有建立了自己的專業(yè)化檔案管理體制，建設(shè)和發(fā)展專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，才能確保高校在其他建設(shè)方面更穩(wěn)定地發(fā)展。高校檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理專業(yè)化的認(rèn)識(shí)，要用專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)開展工作，創(chuàng)建專業(yè)化管理模式，充分發(fā)揮檔案管理在高校發(fā)展中的重要服務(wù)功能。

（三）檔案信息的開放化。高校的檔案資料涉及國家和商業(yè)機(jī)密及個(gè)人利益，受到《保密法》《著作權(quán)法》等相關(guān)法律的約束。檔案信息的開放，遵循著檔案自由利用原則、檔案安全原則、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私權(quán)原則。檔案自由利用原則的目標(biāo)是檔案開放的范圍應(yīng)最大化、檔案保密的范圍應(yīng)最小化。從這個(gè)角度看，高校檔案應(yīng)在維護(hù)保密和安全的原則下，盡量加大開放力度，發(fā)揮其在人才培養(yǎng)和高校整體發(fā)展過程中的積極作用。

（四）檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。檔案管理現(xiàn)代化，包括檔案管理組織的現(xiàn)代化、檔案管理方法的現(xiàn)代化、檔案管理技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化是在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行檔案的信息化管理，包括文件材料存貯的電子化、數(shù)字檔案管理過程的計(jì)算機(jī)化、數(shù)字檔案信息檢索的自動(dòng)化以及信息流通的網(wǎng)絡(luò)化，可見，這是一個(gè)綜合性系統(tǒng)工程，也需要配備專業(yè)的技術(shù)人員。檔案管理現(xiàn)代化將大大提高檔案管理的工作效率和歸檔資料的查詢與利用效率，還可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的損傷。

四、結(jié)語

高校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊密服務(wù)于高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新四大職能，圍繞學(xué)校發(fā)展主題，找準(zhǔn)自身工作定位，了解發(fā)展和需求趨勢(shì)，創(chuàng)新管理策略和工作方式，實(shí)施現(xiàn)代化管理模式，不斷增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性和預(yù)見性，為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校各部門開展工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，更好地為學(xué)校發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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