應用型本科院校檔案管理的現狀與發展趨勢

【摘要】檔案管理是高校推進轉型發展和強化行政管理的重要工作環節，需要與時俱進，在學校新一輪改革發展中發揮其獨特的作用。本文分析了當前應用型本科院校檔案管理工作的現狀，探討新形勢下高校檔案管理的發展趨勢，希望對于推進應用型高校檔案管理工作不斷創新思路、提高成效提供一定的幫助。

【關鍵詞】應用型高校；檔案管理；現狀；發展趨勢

根據教育部公布的數據，截至2016年5月30日，全國普通高等學校發展到2595所，其中，本科院校1236所，高職專院校1359所。毫無疑問，高等教育體系為我國改革開放40年來的快速發展作出了重大貢獻。然而，近年來普通高校尤其是地方本科院校人才培養的結構性矛盾日益突出，畢業生就業率低與生產一線所需人才嚴重匱乏之間形成了明顯反差，拷問著高等教育的辦學成效。在這樣的背景下，圍繞經濟社會發展和產業轉型升級對人才多樣化的需求，積極引導和促進地方高校重新定位、分類發展，已經形成高層決策和社會共識。

地方高校轉型發展是一項系統工程，涉及方方面面，考驗著高校的頂層設計能力與綜合管理水平。檔案管理工作是高校實施綜合管理的一項非常重要的基礎工作，同時也在一定程度上體現出高校行政管理水平的高低，應當引起足夠的重視。為了適應新形勢下轉型發展的需要，高校檔案管理工作必須著眼和服務于大局，積極做出與學校改革相適應的改變，推動應用型普通高校健康穩定地發展。

一、高校檔案管理工作的重要性

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校檔案涵蓋了高校的基礎建設、師資隊伍建設、教學、科研、行政、財務等方方面面，是反映高校發展過程的重要材料和依據，也是高校健康有序、高效運行的有效保證。對于高校而言，檔案真實反映出高校教學研究與依法民主治理學校的進程，具有權威性、真實性，為高校基礎建設、教學評估、師生管理、科學研究等各個管理項目的開展提供了參考數據，為高校領導層的科學決策提供了原生態的信息資料和參考依據。高校檔案管理的成效，不僅僅是檔案管理人員自身專業素養與能力的體現，更是高校推進現代教育改革和發展總體成效的一面折射鏡和記錄儀，因此，高校檔案工作對于高校的現行管理和未來發展都具有重要意義。

人才培養始終是高校的第一使命和根本任務。就教學和科研等人才培養活動而言，檔案管理也同樣發揮著重要的作用。總的來說，高校的人才培養目標實現最終還是要落實到各項教學與科研活動上。良好的學術風氣、完備的教學能力是學校永續發展的基礎，完善的管理制度則是高校順利運行的保證。然而這一切的有效落實，離不開高校檔案的支持，通過梳理歷史檔案，從中發現學校在處理教學、科研等制度上的態度、結果等，為現行和未來的教學、科研等活動服務。在制定相關的教學管理制度和教學文件材料時，通過查閱相關的檔案資料，承上啟下、承前啟后，可以做到更加有效的銜接。此外，高校的檔案信息還是教師成長發展過程的重要存儲器，可以為教師在職稱申報、評先評優上提供必要依據。

二、當前應用型本科院校檔案管理的現狀

近年來，隨著高等教育的不斷發展，高校的規模也在不斷擴大，這對高校檔案管理來說是一個巨大的挑戰。高校檔案管理屬于一項系統化的工程，并且與諸多具體工作項目緊密相連，存在協同發展的關系。對于應用型本科院校而言，檔案管理工作受到諸多因素的影響，存在著多方面的問題和不足，主要體現在以下幾個方面：

（一）對檔案管理工作重視程度不夠。當下我國高等教育走到了戰略性結構調整時代的關口，特別是地方普通高校，面臨著向應用技術型高校轉型發展的巨大壓力和戰略機遇期。在此背景下，因各高校辦學歷程、辦學目標和辦學條件等不盡相同，導致高校檔案管理尚未形成統一標準，部分高校對于檔案管理工作沒有引起足夠重視，甚至持有輕視的錯誤理念，從而導致檔案管理工作不能步入正常軌道。

（二）檔案管理人員素質參差不齊。由于應用型本科院校普遍成立時間較短、辦學條件相對薄弱，在學校檔案工作上的經費投入和管理方式存在許多先天不足。在人員的素質上，檔案管理編制不足，檔案管理從業人員并不都是專門崗位，人員的素質和業務能力參差不齊，對于檔案管理的重要性缺乏應有認識，工作方式依然局限在傳統的檔案管理模式中，認為檔案管理就是簡單的檔案資料的收檔、歸納和整理工作，往往采取得過且過、敷衍了事的心態，缺乏責任意識和進取精神，工作的積極性與主動性需要進一步加強。

（三）崗位待遇反差較大。相對于高校的教學、科研、財務等主體崗位而言，檔案管理機構偏于一角，地位不高，檔案從業人員在進修、培訓與個人發展等方而的機會不多，崗位待遇較低。另一方面，在應用型高校全面推進轉型發展、不斷深化校企合作和加強對外交流的新形勢下，檔案管理工作的內容和資料收集范圍必將進一步擴大，這給高校檔案管理人員帶來了極大的工作壓力。長此以往，造成很多檔案從業人員的個人成就感降低，表現出一定的職業倦怠傾向。

（四）機構設置不健全。現實中依然存在部分高校沒有設置專門的檔案結構和管理工作人員，或者專職的檔案管理人員隊伍還沒有形成，片面地將檔案管理工作和一般的辦公室業務行為混為一談，部分高校的檔案管理工作甚至是由其他相關辦公室人員兼職完成，從而導致檔案管理制度不完善，管理標準不統一，檔案質量良蕎不齊。

（五）經費投入不足。由于應用型高校正處于轉型發展和上升期，各項建設都需要經費支撐，對檔案管理的經費預算相對不足，導致很多檔案管理的硬件設施和辦公條件停留在早期水平上，甚至沒有設立專門的檔案庫房，檔案管理的信息化建設更是無從談起，嚴重制約了高校檔案管理的現代化進程。

（六）管理方式相對落后。近年來，現代科技與計算機信息技術飛速發展，給各行各業的發展產生了積極推動作用。然而，就高校的檔案管理工作看，管理方法與手段大部分還處于落后的境況，有些高校在檔案管理上依然只有“紙上談兵”，（下轉第172頁）（上接第170頁）電子化和數字化的檔案管理模式沒有提上建設議程，檔案形式過于單一，檔案管理工作中的方法與技術缺乏多元化手段，檔案的利用效率低下。

三、未來應用型本科院校檔案管理的發展趨勢

雖然高校檔案管的工作還存在著諸多不足和問題，但隨著信息化時代和科技時代的到來，各高校會做出更多的努力，以改變現在的不良工作現狀。隨著我國高等教育改革的日益深化，結合社會實踐對檔案管理工作的客觀要求和現代科技與信息化手段在檔案管理工作的應用，高校檔案管理工作也在積極適應新形勢，跟上時代發展的步伐，總體上高校檔案管理工作未來呈現以下幾方面的發展趨勢。

（一）檔案管理的標準化。建立檔案管理評估體系，健全完善的檔案管理標準，是提升應用型本科院校檔案管理工作水平的重要保障。要把檔案人員的經驗式管理變為標準化和制度化的管理，做到依照規程，有章可循。同時，建立良好的評估監督體系，形成監督機制，能夠及時糾正工作偏差，促進檔案管理工作規范化。

（二）檔案管理的專業化。檔案管理專業化程度在一定程度上決定著高校的整體管理水平，只有建立了自己的專業化檔案管理體制，建設和發展專業化的檔案管理隊伍，才能確保高校在其他建設方面更穩定地發展。高校檔案管理人員要提高對檔案管理專業化的認識，要用專業的知識和技術開展工作，創建專業化管理模式，充分發揮檔案管理在高校發展中的重要服務功能。

（三）檔案信息的開放化。高校的檔案資料涉及國家和商業機密及個人利益，受到《保密法》《著作權法》等相關法律的約束。檔案信息的開放，遵循著檔案自由利用原則、檔案安全原則、保護知識產權和個人隱私權原則。檔案自由利用原則的目標是檔案開放的范圍應最大化、檔案保密的范圍應最小化。從這個角度看，高校檔案應在維護保密和安全的原則下，盡量加大開放力度，發揮其在人才培養和高校整體發展過程中的積極作用。

（四）檔案管理的現代化。檔案管理現代化是檔案管理發展的必然趨勢，也是順應經濟社會轉型發展的現實需要。檔案管理現代化，包括檔案管理組織的現代化、檔案管理方法的現代化、檔案管理技術與設備的現代化。檔案管理現代化是在傳統檔案管理基礎上發展起來的，充分利用計算機技術、互聯網技術等進行檔案的信息化管理，包括文件材料存貯的電子化、數字檔案管理過程的計算機化、數字檔案信息檢索的自動化以及信息流通的網絡化，可見，這是一個綜合性系統工程，也需要配備專業的技術人員。檔案管理現代化將大大提高檔案管理的工作效率和歸檔資料的查詢與利用效率，還可以減少對紙質檔案的損傷。

四、結語

高校的檔案管理工作應當緊密服務于高校人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承與創新四大職能，圍繞學校發展主題，找準自身工作定位，了解發展和需求趨勢，創新管理策略和工作方式，實施現代化管理模式，不斷增強服務的主動性和預見性，為領導決策和學校各部門開展工作提供優質服務，體現檔案工作的價值，更好地為學校發展作出應有貢獻。

【參考文獻】

[1]張兄武，許慶豫.關于地方本科院校轉型發展的思考[J].中國高教研究， 2014（10）：93-97.

[2]肖東華.高校檔案管理工作面臨的主要問題及相關對策探析[J].經營管理者，2014（3）：301.

[3]儲華.試論高校干部人事檔案管理與服務工作[J].辦公室業務，2016（6）：162.

[4]張巖，叢日麗.高校檔案管理工作的創新對策分析[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015（5）：171-172.

[5]郭學玲.應用型本科院校檔案管理工作的探討[J].齊齊哈爾職業學院學報，2010（4）：52-55.

[6]儲華.新形勢下高校干部人事檔案的信息化管理研究[J].卷宗，2016（12）：46.

[7]溫艷秋.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].蘭臺世界，2013（11）：73-74.

[8]李劍虹.高校檔案管理的多元化發展趨勢[J].卷宗，2013（7）：61-62.