電子檔案管理難點及應(yīng)對策略

王志敏

【摘要】信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使得電子檔案在檔案工作中占據(jù)著越來越重要的地位。如何更好地管理、保存和利用電子檔案已經(jīng)成為檔案工作者必須面對的新課題。

【關(guān)鍵詞】新形勢；電子檔案管理；問題；應(yīng)對策略

一、電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案易刪改，真實性難以保障。由于計算機支持的信息網(wǎng)絡(luò)、信息高速公路、多媒體技術(shù)、傳真技術(shù)、光盤技術(shù)等都面臨著安全防護問題，這導(dǎo)致了立足于計算機技術(shù)的電子檔案在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中也同樣存在信息失控、污染、干擾、過剩、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，其真實性也易受影響。

（二）電子檔案易傳輸，文檔內(nèi)容易被竊取。當(dāng)前，我們已經(jīng)進入網(wǎng)絡(luò)時代，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)涉及各行各業(yè)。網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通給信息的傳輸帶來極大便利，用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件，同時，一個網(wǎng)絡(luò)終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這種技術(shù)對于在一段時間內(nèi)需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的挑戰(zhàn)。

（三）電子檔案依賴一定介質(zhì)、技術(shù)，存儲易受技術(shù)變化影響。眾所周知，電子檔案依賴于計算機技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)，而現(xiàn)代科技發(fā)展速度極快，日新月異的多媒體技術(shù)使電子檔案的技術(shù)環(huán)境及存儲結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。存儲于某些電子設(shè)備中的檔案材料，必須考慮保管周期問題。比如，設(shè)備及技術(shù)更新就會給電子檔案的長久保管帶來很大困難。

（四）缺少國家標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案管理軟件不統(tǒng)一。近些年，信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，在市場上銷售的和各單位、各部門使用的處理文檔數(shù)字化的軟、硬件工具門類眾多、品種繁雜，加上政府部門在公文處理辦法中采用何種手段目前未作硬性規(guī)定，致使形成的電子文件數(shù)據(jù)格式、版式無標(biāo)準(zhǔn)可依。檔案系統(tǒng)各地區(qū)、各單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。只有把收到的電子文檔置于一個適用于移交、保管、分類、存儲、調(diào)閱、打印的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)之下，檔案部門才能真正實現(xiàn)方便快捷的計算機管理。

二、加強電子檔案管理的對策建議

（一）建立科學(xué)的管理規(guī)范。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。首先，要加強標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)。為了實現(xiàn)電子文檔格式、版式的統(tǒng)一規(guī)范，確保電子文件在向檔案管理部門移交時實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理部門要盡早制定電子公文一體化業(yè)務(wù)流程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)必須要抓住核心，要簡單易行、方便操作。其次，要建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（二）提高管理人員的素質(zhì)。許多檔案工作者對紙質(zhì)檔案“情有獨鐘”，對電子檔案重視不夠。面對電子文件給檔案管理帶來的“沖擊”， 檔案工作者當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，進行科學(xué)的管理。同時，現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體隨之產(chǎn)生，這必然引起傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作重心、服務(wù)手段等方面的變化，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。 除了具有較高的政治素質(zhì)外，同時對他們的文化素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)提出了相應(yīng)要求，檔案工作人員除了要具有扎實的有關(guān)檔案學(xué)方面的知識外，還要具有計算機知識和外語知識，應(yīng)該了解計算機信息管理和開發(fā)利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案管理中的應(yīng)用，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。

（三）引進應(yīng)用先進的科學(xué)技術(shù)。電子檔案的安全及存儲期限問題一直困擾著檔案工作者。解決這些問題，必須引入先進的技術(shù)和管理手段。首先，要注意電子檔案的物理防護。電子存儲介質(zhì)對環(huán)境有特殊要求，在防磁、環(huán)境溫濕度和碰撞、震動等方面要特別注意，避免使其發(fā)生物理性損傷。其次， 建立有效的備份系統(tǒng)。通過硬件備份可防止物理性故障，專門軟件的開發(fā)也會減少因誤操作造成的數(shù)據(jù)的邏輯性損壞，從而建立對電子檔案的有效保護。再次，要確保檔案安全真實。為保證電子文檔在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法使用，可以采取入網(wǎng)訪問控制、權(quán)限控制、防火墻控制等措施，以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔信息安全。引入防偽技術(shù)。對信息加密，讓網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息安全傳輸，確保電子文檔的安全。使用數(shù)字簽名，對電子文檔進行身份驗證，確保其內(nèi)容不被篡改或被偽造。

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