電子檔案管理難點及應對策略

王志敏

【摘要】信息技術的飛速發展和廣泛應用使得電子檔案在檔案工作中占據著越來越重要的地位。如何更好地管理、保存和利用電子檔案已經成為檔案工作者必須面對的新課題。

【關鍵詞】新形勢；電子檔案管理；問題；應對策略

一、電子檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案易刪改，真實性難以保障。由于計算機支持的信息網絡、信息高速公路、多媒體技術、傳真技術、光盤技術等都面臨著安全防護問題，這導致了立足于計算機技術的電子檔案在輸入、存儲、傳輸和提供利用過程中也同樣存在信息失控、污染、干擾、過剩、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素，其真實性也易受影響。

（二）電子檔案易傳輸，文檔內容易被竊取。當前，我們已經進入網絡時代，互聯網已經涉及各行各業。網絡的互聯互通給信息的傳輸帶來極大便利，用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件，同時，一個網絡終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這種技術對于在一段時間內需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的挑戰。

（三）電子檔案依賴一定介質、技術，存儲易受技術變化影響。眾所周知，電子檔案依賴于計算機技術和信息產業，而現代科技發展速度極快，日新月異的多媒體技術使電子檔案的技術環境及存儲結構更加復雜。存儲于某些電子設備中的檔案材料，必須考慮保管周期問題。比如，設備及技術更新就會給電子檔案的長久保管帶來很大困難。

（四）缺少國家標準，電子檔案管理軟件不統一。近些年，信息技術產業發展迅速，在市場上銷售的和各單位、各部門使用的處理文檔數字化的軟、硬件工具門類眾多、品種繁雜，加上政府部門在公文處理辦法中采用何種手段目前未作硬性規定，致使形成的電子文件數據格式、版式無標準可依。檔案系統各地區、各單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。只有把收到的電子文檔置于一個適用于移交、保管、分類、存儲、調閱、打印的統一標準之下，檔案部門才能真正實現方便快捷的計算機管理。

二、加強電子檔案管理的對策建議

（一）建立科學的管理規范。隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一整套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范，將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。首先，要加強標準化規范建設。為了實現電子文檔格式、版式的統一規范，確保電子文件在向檔案管理部門移交時實現計算機網絡化管理，檔案標準化管理部門要盡早制定電子公文一體化業務流程技術標準體系和規則。標準化建設必須要抓住核心，要簡單易行、方便操作。其次，要建立健全維護電子文件真實和安全的法規。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（二）提高管理人員的素質。許多檔案工作者對紙質檔案“情有獨鐘”，對電子檔案重視不夠。面對電子文件給檔案管理帶來的“沖擊”， 檔案工作者當務之急是更新傳統的管理觀念，轉變長期以來以紙質檔案管理利用為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，樹立檔案現代化的管理意識，進行科學的管理。同時，現代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統的檔案管理模式、工作重心、服務手段等方面的變化，對檔案專業人員的素質提出了更高的要求。 除了具有較高的政治素質外，同時對他們的文化素質和專業素質提出了相應要求，檔案工作人員除了要具有扎實的有關檔案學方面的知識外，還要具有計算機知識和外語知識，應該了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案管理中的應用，以適應新時期檔案工作的需要。

（三）引進應用先進的科學技術。電子檔案的安全及存儲期限問題一直困擾著檔案工作者。解決這些問題，必須引入先進的技術和管理手段。首先，要注意電子檔案的物理防護。電子存儲介質對環境有特殊要求，在防磁、環境溫濕度和碰撞、震動等方面要特別注意，避免使其發生物理性損傷。其次， 建立有效的備份系統。通過硬件備份可防止物理性故障，專門軟件的開發也會減少因誤操作造成的數據的邏輯性損壞，從而建立對電子檔案的有效保護。再次，要確保檔案安全真實。為保證電子文檔在內的網絡資源不被非法訪問和非法使用，可以采取入網訪問控制、權限控制、防火墻控制等措施，以實現網絡環境下電子文檔信息安全。引入防偽技術。對信息加密，讓網內數據、文件、口令和控制信息安全傳輸，確保電子文檔的安全。使用數字簽名，對電子文檔進行身份驗證，確保其內容不被篡改或被偽造。

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