企業應加強銷售業務內部控制

王秋紅

摘 要：銷售業務既有產品的發出，又有現金的收訖，在這個過程中極易產生舞弊，給企業帶來不必要的經濟損失，因此銷售業務的內部控制尤為重要，必須要加強。根據《企業內部控制基本規范》和《企業內部控制應用指引第9號——銷售業務》，并結合筆者自身長期工作實踐，分析銷售環節和收款環節存在的風險點并提出對應的控制措施，以建立良好的內部控制制度，為出版社的資產安全提供扎實的制度保障。

關鍵詞：銷售業務 內部控制 風險 應對措施

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）03（a）-123-02

企業生產的產品，通過銷售才能實現增值，獲取利潤。提升銷售業績，不僅需要銷售政策、顧客青睞的產品，業務嫻熟的銷售人員，加強銷售內部控制也是至關重要的。銷售是企業與客戶間的一種商品交易行為，既有產品的發出，又有現金的收訖，在這個過程中極易產生舞弊，給企業帶來不必要的經濟損失。因此銷售業務的內部控制尤為重要，必須加強。

1 出版社加強銷售業務內部控制的必要性

出版社的銷售業務是指出售圖書、期刊、報紙、音像及收取款項等相關活動。擴大市場的占有率、不斷加大銷售的力度、拓寬銷售渠道是出版社生存、發展不斷壯大的重要手段，隨著我國圖書市場銷售方式的多元化，出版社在銷售圖書的時候面臨的風險更多。因此出版社必須加強銷售業務內部控制，及時識別、科學分析與實現控制目標相關的風險并采取相應的控制措施把風險降低到可承受度之內。

2 銷售環節的關鍵控制點及控制措施

2.1 銷售政策管理的風險點及控制措施

銷售政策是銷售活動中至關重要的策略與措施，包括對內的銷售人員的激勵政策和對外的經銷商激勵政策，如折扣、返利、補償、津貼、優惠、獎勵等。制定適合出版社自身的銷售政策可以促進銷售，對銷售產生激勵性、引導性的作用；可以大大提高銷售額，增加市場競爭力；減少庫存，降低存貨風險和管理開支；盡快回籠資金，為出版社的再生產提供充足的資金支持。

如果該環節制定的銷售政策和策略不當，對銷售渠道管理出現問題，對市場的提前預測不準確，會導致銷售不暢、大量庫存的積壓致使出版社經營難以為繼。

主要應對措施：一是銷售人員應對圖書市場進行深入的調查分析，并形成書面的調查報告，調查報告至少應包括本社圖書的銷售狀況、同類圖書競爭單位的銷售狀況、本年度的暢銷圖書的種類、社圖書的利潤增長點是什么、適合我社圖書的銷售渠道有哪些。二是銷售人員要認真分析出版社將要出版的圖書及庫存圖書，將它們進行分類，根據不同的種類，不同的庫齡，確定與之相對應的顧客群和銷售渠道，做到有的放矢，這樣可以節約人工成本和銷售費用，還能減少圖書的退貨量。三是出版社根據自身發展戰略，并結合市場調查報告和本社圖書的結構分析，組織專業人員制定相應的銷售政策和策略，并出具可行性分析報告。靈活運用營銷方式和多種營銷策率，隨著市場形勢的不斷變化，及時調整銷售策略從而達到不斷提高市場占有率的目的，促進銷售目標的實現。

2.2 客戶信用管理的風險點和控制措施

賒銷是企業擴大銷售的重要手段之一，賒銷手段需要建立良好的商業信用基礎。出版社通過賒銷的方式向客戶提供了銷售產品以及在一定有限時期資金投入的兩項實際交易。在市場經濟的環境下，提高產品的質量、提供良好的售后服務以及降低產品的成本價格、優秀的廣告宣傳也是企業加速推銷的重要因素。市場疲軟時這種銷售方式具有比較明顯的促銷作用。

賒銷的售方式存在賬款回收困難、客戶信用管理不力、結算方式選擇不當等可能會導致遭受欺詐或者直接導致銷售款項不能收回的風險。

主要應對措施：一是建立客戶信用評級制度。了解客戶的信用狀況，與客戶商討產品定價、結算的方式等相關內容。然后再簽訂銷售和合同。在進行重大銷售業務談判時，要進行完整的書面記錄。并且應當邀請財會、法律等專業人員參加。二是要建立賒銷審批制度。根據客戶的資信等級規定相應的賒銷額度，對于長期合作信用等級高并且有等值擔保物、業務量大的客戶，應該在一定程度上加大其賒銷額度，反之則應該少量或不給予賒銷。對超過賒銷額度的，必須由單位負責人經過嚴格的賒銷審核程序進行審批考察后，再決定是否對其賒銷。對賒銷額度以內的，應該盡量將賒銷的額度減小，嚴格按照賒銷的日常管理辦法執行。

2.3 銷售合同管理的風險點和控制措施

銷售合同是企業與客戶在進行商品交易時，為保障各方的合法權益，而簽訂的一種合同。對賒銷客戶一定要簽訂銷售合同，銷售合同里的一項重要內容就是給予客戶什么樣的信用條件，包括信用額度、信用期限和現金折扣等。

銷售合同管理中存在的風險為合同內容存在重大欺詐和疏漏，可能導致企業合法權益受到侵害。合同未全面履行或監控不當，就可能會使企業經濟利益受損。在賒銷時，寬松的信用條件會使企業產生大量的應收賬款，如果催收不力，就會嚴重損害企業的經濟利益。

主要應對措施：一是銷售合同要素必須齊全且符合國家法律規定，特別是信用條件、付款形式、付款期限和延期付款的違約責任都應具體、明確。對于信譽度較高的圖書發行主要渠道單位或圖書經銷商，在進行圖書批發交易時，也必須簽訂銷售合同。二是根據客戶的年進貨額、信用級別，比較不同條件下客戶為企業帶來的經濟效益和企業為客戶付出信用的機會成本、收賬費用、壞賬損失，選擇給企業帶來利益最大、壞賬風險最小的合同方案，最大限度地防止客戶拖欠。三是制定信用條件時，還應考慮企業自身的資金運轉能力、承受風險的能力以及同行業競爭對手的情況。

2.4 發貨管理的風險點和防御措施

發貨是按照與客戶簽訂合同的相關約定提供商品。發貨一定要嚴格按照合同相關約定，未經授權私自發貨或者是不符合合同約定條件的發貨都有可能造成企業與客戶的銷售爭議，從而產生貨物損失或者不能按時收回銷售款的風險。

防御措施：為了保證商品安全、準時、準確的發運，銷售部門開出的銷售清單應該嚴格按照銷售合同批準的銷售清單，倉儲部門安排發貨時，應該嚴格按照銷售清單所列項目進行發貨。

2.5 客戶服務管理的風險點和防御措施

產品銷售后的退貨以及產品售后服務，是客戶服務的內容。客戶與企業通過客戶服務可以進行信息溝通，處理各種產品問題。企業不僅要快速的為客戶進行問題的處理和反饋，還要不斷提高客戶服務的水平以及提升產品的質量，才能提升客戶對企業的滿意度和忠誠度。

如果消費者對企業的商品以及客戶服務不滿意，企業客戶服務水平差，將嚴重影響企業的形象，從而導致客戶的大量流失。

主要防御措施：一是建立和完善客戶服務制度，成立部門或專人進行跟蹤服務，其中包括客戶服務內容、方式、標準等。二根據企業的研發、生產、質量檢驗等相關部門之間的嚴密溝通、協調建立起嚴格的產品質量管理制度，確保發出產品質量合格。三是根據客戶的投訴記錄，提出合理的解決方案。對客戶進行定期或不定期的回訪工作，調查并記錄客戶對企業的滿意程度，并完善客戶投訴制度。四是經過相關人員逐個審批后才能進行銷售退回。對銷售退回應該進行嚴格把控。

3 收款環節的關鍵控制點及控制措施

3.1 會計記錄管理的風險點和控制措施

目前，許多出版社的銷售記錄和倉儲記錄都由銷售人員來負責。會計人員只負責對賬、開票及收取款項的業務。

因缺乏有效的管理控制，使企業賬不符、賬實不符，影響銷售成本、銷售收入、應收款項等會計核算的真實性和可靠性是此環節的主要風險。

主要控制措施：企業應加強對銷售、發貨、收款業務的會計管理，確保銷售記錄、倉儲記錄、會計記錄核對一致性。即財會開發票時，嚴格按照相關發貨單據并由相關崗位審核；銷售發票應遵循相關發票管理規定，嚴禁開虛假發票。財會審核銷售報表等原始憑證中的銷售價格、數量等，并根據國家統一的會計準則制度確認銷售收入，登記入賬。

3.2 應收賬款管理的風險點和控制措施

賒銷使出版社產生了大量的應收賬款。

該環節的主要風險：一是出版社資金長期被對方無償的占用，長期的拖欠收賬款，降低了出版社的使用效益，嚴重影響出版社資金的周轉；二是購書經辦人的辭職、調離造成款項無法或者難以收回以至于形成壞賬。購書單位的合并、撤銷或者經營不善而破產倒閉，都會嚴重損失出版社的經濟效益，造成出版社的資產流失。三是不管書款是否到賬，只要出版社增值發票開出后，嚴格按照現行會計制度的規定，一律入賬按已實現銷售處理；按照國家稅收制度的有關規定，增值稅發票開出后，月底必須向國家稅務部門申報并繳納增值稅，且每季度核算利潤后，還要按賬面利潤額的25%的比例向國家繳納所得稅。出版社開出增值稅發票后，如果書款不能及時收回，等于提前向國家稅務部門支付增值稅和所得稅，無形中加大了出版社的資金占用；一旦應收賬款成為壞賬，出版社還要按照有關規定辦理一系列繁雜的賬務處理手續。

主要控制措施：一是制定銷售獎懲制度。在確定績效考核指標時，既要有當期銷售收入指標，又要有當期回款指標，并制定明確的獎懲標準，做到賞罰分明。二是實施業務責任制。提高銷售人員的風險意識，在合同的簽訂與收回貨款的過程中，銷售人員應該全部負責自己經手的每一項銷售業務減少壞賬的發生。三是加強應收賬款的日常管理。首先財務部門要定期對應收賬款的回收情況、賬齡情況進行分析，編制應收賬款賬齡分析表，及時反饋給出版社領導及銷售部門，提醒、催促銷售人員按時回款；其次財務人員對賬款進行清算和對賬時應該嚴格按照《企業會計準則》的相關規定，以保證應收賬款的真實、準確；最后財務人員應依據賬齡分析，估計潛在的風險損失，提取壞賬準備，正確計量應收賬款價值。即使采用嚴格的信用政策，只要賒銷行為存在就會不可避免的存在壞賬的損失。出版社應遵循謹慎性原則，年底按應收賬款的一定比例計提壞賬準備，待發生壞賬時再進行抵消，這樣可以避免因壞賬的發生而影響當期的利潤。

銷售是企業經營的關鍵環節，銷售收入是企業創造利潤的源泉，為企業的研發、設計、制造等環節提供充足的資金支持，特別是快速發展的企業，需要大量的資金投入，銷售業務在企業中的位置顯得更為重要，因此在銷售和收款環節建立良好的內部控制制度，為出版社的資產安全提供扎實的制度保障，是非常必要的。

參考文獻

[1] 企業內部控制基本規范（2008年5月財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布）[Z].

[2] 企業內部控制應用指引第9號——銷售業務（2010年4月財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布）[Z].