如何做好檔案規范化管理工作

顧穎

摘 要：檔案是人類文明發展到一定歷史階段的產物。中華五千年文明史，世代相傳，浩如煙海的檔案資料發揮著獨特的價值和作用。檔案物化并延續了人類的記憶，成為聯系過去、現在和未來的信息紐帶。通過檔案，我們可以探尋歷史發展的軌跡和規律，了解中華民族創造的輝煌業績，繼承傳統文化的精華，學習歷史上志士仁人的高尚情操，從中感受中華民族的歷盡劫難而生生不息、不斷發展的強大力量、從一定意義上說，檔案本身也屬于無形資產。無形資產是寶貴財富，檔案作為無形資產的重要載體，對于無形資產的保值、增值起著重要的法律憑證作用。

關鍵詞：檔案；管理；重要；意義

檔案是認識和把握事物發展規律的鑰匙，檔案工作是維護歷史真實面貌的重要事業、檔案把往復不斷的現象真是的記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象、準確尋找事物發展規律的可靠依據。檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代、利在千秋的重要事業。它與人類文明的產生、發展相伴隨，并隨著社會文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類活動的方方面面。檔案工作從狹義上講，就是檔案業務工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。檔案具有特殊功能，主要是指檔案有人們社會活動中具有的其他文獻所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。

一、憑證作用

檔案室歷史的真憑實據名具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點決定的。因為，檔案室自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反應了檔案室確鑿的真憑實據。

二、參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真是的記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩面的經驗。“察往知來，視茲故軼”，對檔案的參考作用做了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點在于它的可靠性和廣泛性。

（1）檔案的參考作用具有極大的可靠性。檔案室原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案室“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就是客觀的記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關領導人或者有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。

（2）檔案參考作用具有一定的防范。檔案是人尖在活動中形成的，人類的活動是廣泛的，因而，檔案也是廣泛的。其內容也是豐富的，它是各單位和個人廣泛利用的資料。每個地區游檔案館，每個單位有檔案室，保存著本地區、本單位各種內容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案。鑒于檔案的重要性，作為檔案從業者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創造條件，提供方便。

三、強化意識，規范管理

提高員工檔案歸檔意識，文件材料辦理完畢后應及時歸檔，會避免時間長了材料遺失。檔案管理人員應提高管理意識，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。

四、提高素質，不斷改革

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

（1）規范化。檔案實行集中管理后，統一印制檔案裝具，統一進行人員培訓，統一整理方法，統一驗收標準，有力的保證了案卷質量。對文件借閱、復印、轉出等環節都分別進行了登記造冊進行控制，切實做到了管理規范化，為以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎。

（2）信息化。為了提高檔案管理效果和工作效率，檔案室利用檔案信息化管理軟件，為推進檔案管理信息化建設創造了先決條件。，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。同時，建立科學的檢索方式，實現了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強化了管理效果。

（3）安全化。檔案實行集中管理后，硬件條件要比原來基層管理要好的多，“十防”工作也落實到了實處，檔案管理的安全系數很高。更重要的是通過建立檔案查閱監督機制，嚴把了檔案查閱關。在檔案查閱這個環節上，不允許任何個人和本局與檔案業務無關的人員查閱檔案內容，是在檔案員的監督下進行。由于管理機制的進一步科學化和規范化，檔案的安全性、完整性和保密性得到了有效保證。

做好檔案管理工作是一項重要的任務。以多種形式迅速、準確、系統地開發、傳遞、應用檔案信息資源，檔案人員不僅要熟悉生產，精通檔案業務，還必須能夠隨時掌握生產技術工作動態，了解、利用情況，以便及時采取相應措施，做好提供利用的準備和信息的輸出工作，滿足各項工作的需要，從而達到最大限度地提高檔案的利用效益。