如何做好檔案規(guī)范化管理工作

顧穎

摘 要：檔案是人類文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。中華五千年文明史，世代相傳，浩如煙海的檔案資料發(fā)揮著獨(dú)特的價(jià)值和作用。檔案物化并延續(xù)了人類的記憶，成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶。通過檔案，我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解中華民族創(chuàng)造的輝煌業(yè)績，繼承傳統(tǒng)文化的精華，學(xué)習(xí)歷史上志士仁人的高尚情操，從中感受中華民族的歷盡劫難而生生不息、不斷發(fā)展的強(qiáng)大力量、從一定意義上說，檔案本身也屬于無形資產(chǎn)。無形資產(chǎn)是寶貴財(cái)富，檔案作為無形資產(chǎn)的重要載體，對(duì)于無形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的法律憑證作用。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；重要；意義

檔案是認(rèn)識(shí)和把握事物發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)、檔案把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真是的記錄下來，使瞬間變成永恒，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象、準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相伴隨，并隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類活動(dòng)的方方面面。檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。檔案具有特殊功能，主要是指檔案有人們社會(huì)活動(dòng)中具有的其他文獻(xiàn)所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作用。

一、憑證作用

檔案室歷史的真憑實(shí)據(jù)名具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)決定的。因?yàn)?，檔案室自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反應(yīng)了檔案室確鑿的真憑實(shí)據(jù)。

二、參考作用

檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因?yàn)闄n案不僅真是的記錄和反映了人償社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩面的經(jīng)驗(yàn)?！安焱獊恚暺澒瘦W”，對(duì)檔案的參考作用做了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點(diǎn)在于它的可靠性和廣泛性。

（1）檔案的參考作用具有極大的可靠性。檔案室原始記錄，是第一手資料。歷史學(xué)家稱檔案室“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就是客觀的記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。

（2）檔案參考作用具有一定的防范。檔案是人尖在活動(dòng)中形成的，人類的活動(dòng)是廣泛的，因而，檔案也是廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料。每個(gè)地區(qū)游檔案館，每個(gè)單位有檔案室，保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案，人們遇有難題，都可以到檔案部門參考檔案，尋找答案。鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護(hù)好、管理好檔案，要依法行使自己的職責(zé)，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供方便。

三、強(qiáng)化意識(shí)，規(guī)范管理

提高員工檔案歸檔意識(shí)，文件材料辦理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔，會(huì)避免時(shí)間長了材料遺失。檔案管理人員應(yīng)提高管理意識(shí)，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。

四、提高素質(zhì)，不斷改革

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（1）規(guī)范化。檔案實(shí)行集中管理后，統(tǒng)一印制檔案裝具，統(tǒng)一進(jìn)行人員培訓(xùn)，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，有力的保證了案卷質(zhì)量。對(duì)文件借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)都分別進(jìn)行了登記造冊(cè)進(jìn)行控制，切實(shí)做到了管理規(guī)范化，為以后工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（2）信息化。為了提高檔案管理效果和工作效率，檔案室利用檔案信息化管理軟件，為推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了先決條件。，形成了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。同時(shí)，建立科學(xué)的檢索方式，實(shí)現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實(shí)強(qiáng)化了管理效果。

（3）安全化。檔案實(shí)行集中管理后，硬件條件要比原來基層管理要好的多，“十防”工作也落實(shí)到了實(shí)處，檔案管理的安全系數(shù)很高。更重要的是通過建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)把了檔案查閱關(guān)。在檔案查閱這個(gè)環(huán)節(jié)上，不允許任何個(gè)人和本局與檔案業(yè)務(wù)無關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，是在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。由于管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化，檔案的安全性、完整性和保密性得到了有效保證。

做好檔案管理工作是一項(xiàng)重要的任務(wù)。以多種形式迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，檔案人員不僅要熟悉生產(chǎn)，精通檔案業(yè)務(wù)，還必須能夠隨時(shí)掌握生產(chǎn)技術(shù)工作動(dòng)態(tài)，了解、利用情況，以便及時(shí)采取相應(yīng)措施，做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作，滿足各項(xiàng)工作的需要，從而達(dá)到最大限度地提高檔案的利用效益。