對農場檔案管理規范化工作的思考

蔡如智

摘 要：檔案管理并非一成不變，需要堅持與時俱進，以便適應社會發展形勢的需要，實現檔案管理的科學化與規范化，因此，對檔案管理工作進行思考，分析檔案管理工作中存在的問題與不足顯得尤為重要，能夠為檔案管理的規范化創造條件，逐步完善檔案管理工作，培養管理人員的使命感與責任感，激發管理人員的工作熱情，使檔案管理工作走上規范化、科學化道路。

關鍵詞：農場；檔案管理；規范化工作；思考

檔案是人們把握客觀規律的依據，是一項崇高的事業，當前，檔案工作已經滲入到生活的各個方面，在推動精神文明建設，促進經濟社會發展方面發揮了重要的作用。對檔案工作的順利實施進行思考，加強檔案管理，促進檔案管理的科學化、規范化是檔案管理現代化的必經途徑，具有重要的價值。本文以農場為例，研究實現農場檔案管理規范化的措施，淺談自己對檔案管理規范化的看法。

1 農場檔案管理現狀

農場一般都設有檔案管理室，主要包括科技檔案、專門檔案、文書檔案等，加強檔案管理，保證農場檔案管理規范化、科學化至關重要，但是當前，農場檔案管理現狀不容樂觀，主要存在以下幾點問題，第一，檔案管理人員的綜合素質有待提高，當前，檔案管理人員綜合素質普遍不高，再加上檔案部門對檔案管理人員的要求較低，檔案管理人員只需要具備一定的知識文化即可，對檔案管理人員的檔案收集與管理能力、檔案管理知識都不做要求，致使檔案管理人員綜合能力較差，管理水平不佳。第二，檔案室建筑面積較小，可以存放的檔案資料有限，無法保證檔案資料的質量與數量，容易出現檔案資料不全問題，為檔案的規范化管理造成阻礙。第三，檔案信息化工作落實不到位，剛剛起步，檔案管理工作需要結合先進技術，加大研究力度，實現檔案的信息化、規范化管理，但是當前，檔案信息化工作落實效果不佳，無法提高檔案管理水平，影響了檔案管理工作的開展實施[1]。第四，農場檔案部門的硬件設施仍需加強，缺乏計算機、檔案柜等專用工具，基礎設施建設不足，檔案管理工具陳舊。

2 實現農場檔案管理規范化的措施

2.1 推行責任追究制

責任追究制可以有效規范檔案管理人員的行為，盡最大可能降低檔案丟失、泄露、改動等問題的發生幾率，實現檔案的規范管理，因而，制定嚴格的制度，推行責任追究制尤為重要。推行責任追究制可以使檔案管理人員嚴格按照相關規定辦事，在進行檔案查閱、轉入、轉出、接收時做好登記工作，嚴格按照相關手續進行，對檔案泄密、涂改等行為進行有效的制約[2]。嚴格制度，推行責任追究制需要注意以下幾點，第一，做好部門協作工作，除特殊情況外，任何單位、任何個人，都需要自己到檔案部門進行檔案查閱，不給他人偽造、涂改、銷毀檔案的機會。第二，進行檔案轉入、轉出時，必須對檔案進行密封，蓋好密封章時才能轉入轉出。第三，借閱檔案資料時，需要經雙方領導批準才可借閱，在未經雙方領導批準而借閱的情況下，一旦出現問題，需要由檔案管理者承擔責任。

2.2 做好檔案的基礎建設工作

做好檔案的基礎建設工作，需要做到以下幾點，第一，加大對硬件建設的重視程度，將檔案工作經費列為財務運算，加大資金投入，為檔案基礎建設工作的開展創造有利條件，保證基礎建設工作具有足夠的資金支持。第二，改變傳統檔案管理模式，不再單單依靠檔案庫層進行傳統管理，需要配置現代化檔案管理工具，創造有利的檔案管理環境，為實現現代化管理創造有利的條件。第三，安裝檔案綜合管理系統軟件，對檔案進行信息化管理，將檔案錄入到計算機中，為計算機的規范化管理做好準備，由于通過計算機檢索，能夠在大量檔案信息中獲得有用信息，有效進行檔案室文件的查閱，為群眾查閱檔案、領導進行決策提供幫助，因此，做好檔案的基礎建設工作尤為重要，是實現檔案規范化管理的重要途徑。

2.3 注重檔案收集與整理工作

檔案包含多方面內容，不僅包括學歷、專業技術、聘任還包括考核、考察、各種培訓，繁雜的內容為檔案管理增加了難度，也為檔案的收集與整理帶來了挑戰，提出了更高的要求，對檔案進行規范化管理首先就需要做到對檔案材料進行有效的收集與整理，因而，注重檔案收集與整理工作十分重要。注重檔案收集與整理工作需要注意以下幾方面問題，首先，檔案管理人員需要及時進行材料催收，即對相關單位部門催收與檔案有關的材料，在材料齊全的情況下，檔案管理人員才能有效進行檔案管理與整理。其次，檔案部門需要建立檔案材料收集網絡，在檔案材料收集網絡框架下，隨時收集材料，及時將檔案上交給相關部門。最后，檔案管理人員必須對檔案材料進行認真的整理，確保檔案的完整性與準確性，保證檔案質量，在此基礎上，檔案管理人員在按照國家規定，對檔案進行統一裝訂，完成檔案收集整理過程。檔案收集與整理，是檔案規范化管理的基本前提，注重檔案收集與整理工作，具有重要的作用與價值。

2.4 規范文書處理工作

文書處理是實現檔案管理規范化的基礎工作，由于文書是檔案的來源，檔案與文書息息相關，因此，做好文書管理工作，保證文書的準確性與規范性尤為重要，保證文書處理的規范性是實現農場檔案管理工作規范開展的基本前提條件[3]。規范文書處理工作需要注意以下問題，第一，強化思維意識，樹立文書管理需要系統化、規范化的思想，思想指導行為，可以保證文書處理工作的順利開展。第二，文書的尺寸規格需要統一，標準、規范，需要符合國家的統一標準。例如，在排版時，排版形式主要為橫排、橫寫，裝訂需要從左邊裝訂。第三，文書的自己需要清晰牢固，需要使用不易褪色的筆種進行書寫，保證文書質量，以免文書字跡不清，造成檔案信息錯誤。第四，檢查公文是否履行簽發手續，標題、主送單位、落款、日期、抄送單位等是否準確[4]。

2.5 利用多種手段保證工作程序與方法的規范化

為保證工作程序與方法的規范化、提高基礎工作能力，需要對農場檔案進行計算機管理，合理利用信息技術，進行數據的收集、整理、著錄等，保證檔案管理程序與方法的規范化。檔案管理規范化首先需要全面普查案卷，對檔案信息進行大致了解，以免在整理時出現疏漏，影響管理效果。其次，需要對檔案進行重新組合，將組卷較厚、內容龐雜的案卷進行重新整理、組合，優化館藏，對檔案進行科學管理，保證檔案管理的規范化，提高檔案的利用率。最后，結合農場的實際規范，進行檔案著錄工作，此外，還需要對檔案的標題進行規范化處理，對檔案進行統一分好，以達到保證檢索查準率的目的[5]。由此可見，利用多種手段，尤其是計算機技術進行檔案管理，是保證工作程序與方法規范化的有效途徑，是實現檔案管理規范化的關鍵。

3 總結

規范化的檔案管理工作，能夠提升農場的管理水平，實現檔案管理工作的內在價值，為農場的進步與發展做出應有的貢獻，因此，保證檔案管理工作的規范化、科學化具有重要意義，能夠促進檔案工作的改革與創新，提高檔案管理質量，開創檔案管理工作的新局面。

參考文獻

[1]周知勇.加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015，（12）：21-23.

[2]王雪梅.對實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化的思考[J].黑龍江史志，2014，（01）：71-72.

[3]李軍紅.對農場檔案管理規范化工作的思考[J].黑龍江史志，2016，（11）：30+49.

[4]朱秀娟.農場檔案管理標準化實施中的問題解析[J].中國科技信息，2012，（22）：143.

[5]王莉.關于檔案管理規范化的幾點思考[J].黑龍江史志，2011，（14）：46+51.