提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

任星宇++劉玉珠

摘 要：現(xiàn)如今，隨著社會(huì)科學(xué)現(xiàn)代化的快速進(jìn)步，檔案管理科學(xué)化也漸漸成為我國相關(guān)管理人員普遍關(guān)注的話題。檔案管理在我國檔案工作中占有重要地位，也是我國在新局勢(shì)下檔案管理的首要工作，對(duì)于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有積極促進(jìn)作用。因此，如何在保有原先檔案管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，提高檔案管理科學(xué)化水平，并使其逐步趨于標(biāo)準(zhǔn)化、制度化是目前的首要任務(wù)。文章主要闡述了提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性，分析檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題，并進(jìn)一步就此問題給出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；有效路徑；科學(xué)化

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

檔案對(duì)于個(gè)人、社會(huì)乃至國家都是非常重要的信息資源寶庫，而對(duì)于其的管理實(shí)則是為以后的資料提取和資源整合提供便利服務(wù)，在檔案工作中屬于最基本的一項(xiàng)工作。雖然檔案管理在經(jīng)過相關(guān)管理人員多年不斷的努力后，也取得了較好的成果與進(jìn)步，但隨著新紀(jì)元的到來，在檔案管理工作上有了更高的要求，即加強(qiáng)現(xiàn)代化、人性化及科學(xué)化[1]。故檔案管理的工作仍是負(fù)重致遠(yuǎn)。而提高檔案管理的科學(xué)化水平，需要以科學(xué)的檔案管理理論為指導(dǎo)，以科學(xué)的管理方法來推進(jìn)，同時(shí)以科學(xué)的檔案管理制度作為保障，最大程度地實(shí)現(xiàn)高效率高質(zhì)量的檔案管理工作。另外，由于當(dāng)代電子信息工程與技術(shù)的輔助，檔案管理工作有了多元化的提升渠道，更利于開展檔案的收集與傳播，開拓與創(chuàng)新。科學(xué)化管理檔案不僅可為單位日后的發(fā)展壯大提供有利的理論基礎(chǔ)，還有助于國家及時(shí)準(zhǔn)確地了解與掌握社會(huì)各方面的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，對(duì)于民眾的需求有更清晰、更全面的概念。因此，各檔案管理單位要積極面對(duì)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)時(shí)，找好時(shí)機(jī)以自身的發(fā)展更好地促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步。

2 當(dāng)前我國檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r及問題

2.1 檔案管理思想落后

大多數(shù)人們?cè)趯?duì)管理檔案的工作認(rèn)知上，存在著許多誤區(qū)。他們會(huì)認(rèn)為檔案管理和直接的經(jīng)濟(jì)收益沒有太大聯(lián)系，檔案管理人員只需完成檔案的收集匯總、整理歸納及編目統(tǒng)計(jì)這幾項(xiàng)工作，并保證檔案完好無損，無遺漏遺失等情況發(fā)生就行。這類對(duì)檔案管理有著較為嚴(yán)重的認(rèn)知缺陷和不重視的態(tài)度，很容易造成相關(guān)人員的敷衍行為乃至消極怠慢工作，從而直接導(dǎo)致許多單位還保留著原始的檔案工作管理方式，無法跟隨社會(huì)需求的變化而變化。另一方面，各單位在積極重視管理財(cái)務(wù)、人力資源的時(shí)候，卻忽略了檔案管理，沒有意識(shí)到到其在管理工作中所占的重要性，檔案部門成為逐漸成為精簡或兼并對(duì)象，即所謂的“冷部門”。檔案人員的人數(shù)被削減，更有甚者只聘用兼職檔案人員，直接影響了檔案工作的開展與進(jìn)步[2]。

2.2 檔案管理制度不盡完善

由于我國目前還沒有具體給出關(guān)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)的相關(guān)發(fā)展策略，使得部分檔案管理雜亂無章，科學(xué)化水平低且相互之間沒有太多共享行為。在檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的情況下，現(xiàn)存的規(guī)章制度沒有對(duì)更細(xì)節(jié)性的工作進(jìn)行足夠完善和明確規(guī)定，特別是基層單位對(duì)其沒有形成統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量要求，責(zé)任追究體系和獎(jiǎng)罰制度沒有建立，最終導(dǎo)致難以保證工作的高質(zhì)量和高效率[3]。加上檔案數(shù)據(jù)量之大，在沒有完善的管理體系之下極易出現(xiàn)資料混亂、缺頁漏頁、無章無序等問題，這為資料的翻閱與使用帶來極大的不便利。而較少的共享，也使許多檔案資料的真正使用價(jià)值難以體現(xiàn)，得不到有效發(fā)揮。可見，檔案管理制度的不完善對(duì)檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化起著阻礙作用。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案信更新的速度非常迅速，加之檔案管理工作本身特有的重要性，這就要求檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)能力和良好的綜合素質(zhì)。即檔案管理的水平孰高孰低以及質(zhì)量的優(yōu)劣，在很大程度上都是由檔案管理人員的能力來決定的。雖現(xiàn)在我國的檔案管理在穩(wěn)步發(fā)展，但為了趕上管理科學(xué)化的前進(jìn)步伐，各方面還需多多加強(qiáng)。如專業(yè)人才的供需不平衡，高技術(shù)人員的匱乏以及從事相關(guān)事業(yè)人員的知識(shí)文化水平較低，專業(yè)知識(shí)不足，自身計(jì)算機(jī)技術(shù)達(dá)不到要求，創(chuàng)新能力較低，缺乏過硬的外語水平，思想觀念及管理水平無法適應(yīng)進(jìn)一步的發(fā)展要求。這一現(xiàn)狀直接制約了檔案管理工作的健康發(fā)展與持續(xù)創(chuàng)新。

3 提高檔案管理科學(xué)化的若干對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)換觀念，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

在檔案管理工作中，想要轉(zhuǎn)換老舊觀念與提高檔案管理意識(shí)，首先就必須樹立一個(gè)重要課題，即如何把“廢棄檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钣脵n案”。這樣一來，檔案館也應(yīng)將“更加注重信息的提起與儲(chǔ)存”作為日后的發(fā)展戰(zhàn)略[4]。重新處理“廢棄資料”，使之能重新被人們查閱使用，而用戶也將能更快捷地獲取自身需要的檔案資料。因此，在此層面上，要把以往的封閉型服務(wù)轉(zhuǎn)向?yàn)殚_放型服務(wù)，服務(wù)對(duì)象也不能僅僅拘泥于機(jī)構(gòu)學(xué)者，多向廣大家庭和普通社區(qū)拓展。在新時(shí)代環(huán)境下，要能夠緊跟社會(huì)需求的變化，并在保證檔案資料質(zhì)量的基礎(chǔ)上，想方設(shè)法在其質(zhì)量和創(chuàng)新方面有所提高，要整理統(tǒng)一化、分類科學(xué)化、歸檔主題化。對(duì)各機(jī)構(gòu)之間的信息共享起促進(jìn)作用，全面提升對(duì)用戶的服務(wù)質(zhì)量。

3.2 建立檔案管理科學(xué)化的機(jī)制

提高檔案管理科學(xué)化水平的重要環(huán)節(jié)即是建立檔案管理科學(xué)化的機(jī)制。在大格局上，要嚴(yán)格地制定相應(yīng)法律法規(guī)和規(guī)章制度，用更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的工作模式去規(guī)范整個(gè)檔案管理工作，并不斷地加大創(chuàng)新力度[5]。相關(guān)部門也要把對(duì)檔案管理事業(yè)的科學(xué)化有一個(gè)中長期的發(fā)展規(guī)劃，這樣更利于檔案管理嚴(yán)格制度約束的形成和其科學(xué)化水平的政治導(dǎo)向形成。在小格局上，檔案管理部門要根據(jù)檔案管理工作等細(xì)節(jié)方面不同特點(diǎn)去建立內(nèi)部改革制度，對(duì)內(nèi)部考核、績效獎(jiǎng)懲、責(zé)任承擔(dān)等體系更加嚴(yán)格化，從而有效提高員工對(duì)工作的熱情度和責(zé)任感。同時(shí)還需建立更完善的電子檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案輸入與輸出這兩大方面的工作。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)建設(shè)

在新形勢(shì)背景下，檔案管理工作對(duì)其管理人員發(fā)出了新的要求與挑戰(zhàn)，管理人員不僅僅只是按部就班地做著原來的工作內(nèi)容，而是要更豐富自身在檔案管理方面的理論知識(shí)與實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，還要掌握先進(jìn)的管理技術(shù)和科學(xué)化的手段，同時(shí)保持積極創(chuàng)新的良好品質(zhì)和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。與之對(duì)應(yīng)的是，相關(guān)檔案管理部門也要積極為員工提供進(jìn)步機(jī)會(huì)與發(fā)展空間，采取舉辦培訓(xùn)班的切實(shí)措施，在傳授基本業(yè)務(wù)知識(shí)的基礎(chǔ)上，著重講解相關(guān)科學(xué)技術(shù)，以提高人員的綜合素質(zhì)，使其能更加獨(dú)立得實(shí)施檔案工作的開展。

4 結(jié)語

為適應(yīng)知識(shí)化、信息化社會(huì)，提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)下的必要選擇。檔案是社會(huì)乃至國家的信息資源寶庫，這就決定了檔案管理工作的重要性。而檔案管理屬于長期的系統(tǒng)發(fā)展工程，需要各部門和管理人員相互配合，努力協(xié)調(diào)，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)的完成，以檔案管理的科學(xué)化促進(jìn)工作效率的高效化。

參考文獻(xiàn)

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