淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：檔案作為保留歷史記錄的一種有效方式，在人民生活和工作中有著重要的作用。各行各業都需要通過檔案來保存信息數據以便日后進行查閱，所以檔案的管理工作就顯得十分重要了。但是由于記錄事件的復雜性和廣泛性特征，使得檔案管理起來并不是一件輕松簡單的事情。需要對事件分門別類進行整理并保證容易查閱翻看，這樣對檔案管理工作就提出了很大的難題。伴隨時代快速發展變化，我國現在的檔案管理工作又面臨著新的課題，需要不斷的完善檔案管理工作的工作體系，創造新的管理方法，提高管理工總人員的專業素質以滿足其時代要求。本文通過對檔案管理工作的深度分析來體現其工作的重要性，希望為我國檔案管理水平的提高盡一份力。

關鍵詞：檔案管理工作；存在現狀；問題；解決對策

檔案作為重要數據的記錄載體，在對其進行細致分析時有著重大的參考作用，是數據分析的可靠依據。面對時代變化提出的新的要求，檔案管理工作也應做出相應的調整以適應時代的發展潮流。要想針對現如今檔案管理新的發展要求，就要對其存在的弊端進行修正。這樣才能保證檔案更加規范和安全易于檢索。所以本文旨在將對當前檔案管理的現狀，依然存在的弊端及應對策略等方面進行分析，促進我國檔案管理工作的進一步發展。

1 檔案管理工作當前現狀

首先，檔案管理工作較為繁瑣復雜。由于檔案工作數據信息量比較龐大，而且內容多樣復雜，所以在進行檔案管理時工作難度很大。很多時候檔案信息的錄入，必須是工作人員對形形色色的檔案的處理，工作起來容易產生人為的疏忽而且工作的效率十分低下。如果在錄入是出現錯誤，那么人們在查詢時就不會找到相對應的信息資料，這樣也造成了資源的無效利用。其次，檔案管理缺乏規范性。檔案在最初的時候并沒有按照相關條例標準進行收集，只是拿先關相關的數據來湊數而已。同時檔案管理人員并不具備應有的專業技能，不能準確的將檔案歸入相關類中，這樣就造成了管理目錄中的內容和實際保管的檔案并不是同一樣東西。正因為一些機構對檔案的管理水平低下，才造成其不規范現象的不斷出現，對以后的數據查找和分析造成很大的麻煩。

2 檔案管理工作中依然存在的問題

2.1 檔案管理制度標準和制度漏洞明顯

在檔案的收集，整理和管理的過程當中，沒有嚴格與之相對應的管理標準和制度體系。因為檔案自身的復雜多樣性的特點，使檔案分類項繁多所以必然會產生各行各業管理標準不一，造成檔案的管理各個環節實際操作起來并不規范，漏洞百出。

2.2 工作人員沒有專業的檔案管理素質

檔案管理工作本身就存在非常強專業性，如果工作人員的專業素質匱乏，那么將直接影響檔案管理效率和準確性，使其難度無限擴大。另外，工作人員沒有基本的專業管理技能和知識基礎，會使其根本意識不到所涉及的檔案的重要性。所以專業技能和實際管理經驗的欠缺，只能使檔案管理中出現諸多問題且得不到及時的解決。

2.3 檔案管理的信息化程度不高

當前的檔案管理依然是人工檢索，并將根據檢索的結果去尋找自己所需的檔案資料，這樣在大大影響了檢索所能提供的有效作用。同時由于人工檢索的閉塞性，有很多優秀的檔案資源無人問津。

3 提高檔案管理水平的應對策略

3.1 建立完善的檔案管理標準和制度

為了減少檔案管理自身信息量大又繁瑣復雜的特點，必須建立一套完善的檔案管理標準和制度體系。現如今，無論是檔案編輯的方式還是其內容的整理規范上，都需要這樣的管理標準和制度對檔案管理工作進行細致正確的規劃。以此來減少檔案因為不同的行業和地區等因素的分類方式而導致的差異和錯誤。所以無論什么機構，檔案管理標準和制度的完善程度是影響其自身成長和發展的重要條件。為了適應當代對檔案管理的要求，有關機構是進行管理標準和制度的改革的。只有明確的檔案管理工作章程和職責畫風才能有效地提高檔案管理水平。

3.2 提高管理工作人員的專業素質

建立一個具有專業素質的工作人員團隊是檔案管理的必不可少的一部分。面對時代潮流發展趨勢，對檔案管理工作人員也是提出了更高的要求。所以在對外崗位招聘時就應該先招收那些與檔案管理相關專業并具有一定檔案專業技能和知識的專業化人才。與此同時，還要針對崗位的具體工作內容對工作人員進行全面有效的技術培訓，使其掌握更多實際操作技能。不斷激發工作人員的創新意識，調動其對檔案管理的創新積極性，從而練就更強的創新能力以應對工作中出現的各種問題和挑戰，確保檔案管理工作的順利進行。

3.3 提高檔案管理的信息化水平

為了解決檔案管理信息化程度較低的現狀，改變以前檔案管理的方式和方法，必須有意識的加強對檔案管理的信息化構建。機構負責人和工作人員必須清楚的了解信息化檔案管理的重要性，更要增強對檔案管理的支持力度，增添先進的系統設備并加大對已有的一些檔案資料的宣傳工作力度，吸引更多的人去檢索和查閱。這樣才能提高存儲的檔案資料的有效檢索效率。

4 總結

檔案管理工作對于各個組織單位來說都具有非常重要的指導作用。所以各單位的領導和工作人員要對其有足夠的重視，這樣才能改變以前的工作態度，真正的投入到檔案管理工作中來。在管理過程中，必須建立和不斷完善檔案管理的嚴格標準和制度體系，明確不同檔案的具體整理要求。同時要組織相關的技術技能培訓，提高工作人員的整體素質，從而防止因為檔案管理制度的欠缺或者工作人員的疏忽和經驗不足造成的檔案管理問題。只有通過不斷的完善我國檔案管理的信息信息化建設和管理，才能使其不斷滿足時代變化所提出的新要求，解決新問題，突出我國檔案管理工作的重要性，提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]李洪艷.檔案管理工作現狀與創新研究[J].城建檔案，2016（08）

[2]陳思妤.淺述加強檔案管理基礎工作的重要性研究[J].科技與企業，2015（07）

作者簡介

李繁英（1975-），女，呼和浩特市，內蒙古自治區機關事務管理局后勤服務中心大學，檔案館員（中級），研究方向，檔案，