淺談“十三五”期如何開展檔案信息化建設(shè)

商勇+周德蓓

摘 要：目前，我國的科技發(fā)展已進入極為迅猛的階段，計算機在人類生產(chǎn)、生活、工作中的應用也愈加廣泛，其展現(xiàn)的優(yōu)勢及發(fā)揮出的強大效能正在影響著檔案管理建設(shè)發(fā)展方向。本文結(jié)合“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要提出的具體目標，就如何開展檔案信息化建設(shè)來實現(xiàn)檔案信息的接收、整理、保管、保護、共享利用這一檔案管理新模式進行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字檔案；信息化建設(shè)

隨著歷史進步和科技發(fā)展，存儲信息的載體和存儲方式也隨之發(fā)生著變革。各類信息所依附的載體由原始笨重的甲骨、皮革、竹簡等演變?yōu)閭鹘y(tǒng)輕薄紙張。由于紙質(zhì)的不易保存、易損壞等因素局限，加之計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，而后逐步涌現(xiàn)了能存儲大量信息、便攜易保存的磁盤、光盤等新型載體。記錄的內(nèi)容也從最初單一的圖形文字，到現(xiàn)在的圖像、聲音和視頻。這是檔案管理方式由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理升級為數(shù)字化檔案管理的過程，也是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。

2016年4月1日，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。其中明確指出：“十三五”時期檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念，主動適應經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)，抓住機遇、改革創(chuàng)新，為全面建成小康社會作出應有貢獻。目前，檔案日益成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為發(fā)展趨勢，檔案信息化建設(shè)也初具規(guī)模。但在建設(shè)中，除了大勢所趨和難得的機遇，面臨更多的是發(fā)展新形勢下的新挑戰(zhàn)。比如：云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不僅深刻影響著檔案工作的開展理念、運用技術(shù)及管理模式，也給檔案信息安全和信息保存帶來新的問題；又如，在檔案管理工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，檔案管理地位和作用越來越重要的新時代背景下，如何適應社會需求來改進檔案管理服務水平、如何培養(yǎng)能適應檔案管理需要的復合型人才隊伍等一系列問題正日益成為檔案信息化建設(shè)工作面臨的主要挑戰(zhàn)。

檔案信息因具有的真實性、原始性特點區(qū)別與其他信息，決定了它在信息領(lǐng)域的特殊重要地位。而信息化的檔案管理模式有助于檔案管理部門從保管與利用檔案信息的職能向信息采集與服務職能的轉(zhuǎn)變，有利于進一步實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與高效管理。檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，其存在形態(tài)不受時間與空間的限制，檔案管理效率進一步提高，管理功能更加強大、信息覆蓋更加全面、服務方式更加多樣，所以，檔案信息化建設(shè)具有重要現(xiàn)實意義。

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、信息共享建設(shè)、信息安全建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實現(xiàn)檔案管理信息化，其基礎(chǔ)工作就是實現(xiàn)檔案的計算機管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，全面加強各項基礎(chǔ)檔案設(shè)施建設(shè)，注重協(xié)調(diào)、持續(xù)、健康發(fā)展，筑牢根基，推動綠色環(huán)保的檔案信息化建設(shè)。

1.要加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)硬件條件，只有建設(shè)先進的檔案信息平臺，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2.要著力解決檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)和重點難點問題，確保信息數(shù)據(jù)的持續(xù)、可讀，全面推進檔案資源管理數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.要創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，加快提升電子檔案管理水平，進一步提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平。

2 信息資源建設(shè)

檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期而繁瑣的細致工作。

1.要依法管理檔案資源，加大檔案收集整理力度。完善歸檔制度。確保各類檔案資料應歸盡歸、應收盡收，這是檔案資源真實完整、檔案資源體系更加完善的重要保障和唯一途徑。

2.尊重檔案資源多樣化，整合檔案資源。檔案信息的建設(shè)需要強大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能。信息采集和接收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件檔案。

3 信息共享建設(shè)

信息共享建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、共享等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務的效果。

1.提高檔案信息資源共建共享意識，以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標，提升檔案信息整合共享程度，檔案利用服務更加便捷普惠，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加快檔案信息資源共享服務平臺建設(shè)。

2.創(chuàng)新檔案信息共享服務方式。從使用便捷的角度出發(fā)，為信息共享群體提供各種信息資源的使用方法和服務。

3.要建立健全檔案信息公開發(fā)布保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查，確保公開的檔案信息不涉及國家秘密和個人隱私。

4 信息安全建設(shè)

堅持安全第一，把檔案信息安全擺放在檔案工作頭等重要位置，堅持實體安全與信息安全并重，切實提升安全保障能力，牢牢守住檔案安全底線。

1.完善落實檔案庫房安全管理制度，改善檔案庫房環(huán)境，加強檔案庫房的安全管理和檢查。

2.全面提升檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風險管理能力。加強對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體管理，強化涉密人員保密意識。

3.建立檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，保障安全高效可信應用；保障檔案信息安全。建立標準，采取措施，確保電子文件、電子檔案長期保存和利用。

4.建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。

5 人才隊伍建設(shè)

開展檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，更是檔案管理工作的核心。不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才。

堅持以人為本，以此作為檔案信息化建設(shè)的核心。健全檔案干部培養(yǎng)機制和人才評價機制。堅持以品德、能力和業(yè)績?yōu)閷颍⒅貙嵺`和貢獻的評價標準，建立合理的激勵機制，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，將檔案干部交流、使用列入干部培訓和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保障；

創(chuàng)新培訓內(nèi)容，改進培訓方式，積極運用遠程教育開展檔案干部繼續(xù)教育，全面提高檔案干部素質(zhì)。通過讓廣大檔案管理人員接受專業(yè)培訓，來全面實現(xiàn)檔案管理人才隊伍專業(yè)化。努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案干部隊伍是擴大檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍培養(yǎng)規(guī)模，拓展檔案人才發(fā)展空間的關(guān)鍵。

6 結(jié)束語

檔案信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的推廣應用對信息化管理起到了積極地推進作用。檔案信息化建設(shè)是一項長期而復雜的系統(tǒng)工程，在新時期、新形勢下，迎接機遇的同時也面臨著阻礙、困難和新問題。這些都有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)建設(shè)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻

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作者簡介

商勇（1980-），男，四川瀘州人，本科，助理館員，檔案管理。

周德蓓（1982-），女，四川瀘州人，本科，助理館員，檔案管理。