關于現今城市建設工程檔案管理工作的思考

吳曉麗

摘 要：城市建設工程檔案是城市在快速發展中的重要憑證與材料，是反映城市工程建設的重要參考依據。近年來，隨著國家經濟的不斷發展，城市建設的范圍在不斷擴大，對于城市建設工程檔案管理人員提出了更高的要求。科技的進步，信息化的發展，給傳統檔案管理模式與思維帶來了發展的春天，如今信息化檔案、數字化過程等現代檔案管理模式與思維已經充分的融入到了城市建設工程檔案管理中。本文筆者就當前城市建設工程檔案的管理現狀，立足信息化時代檔案管理的思維與模式，談談現今城市建設工程檔案工作的一些思考和認識。

關鍵詞：城市建設；工程；檔案管理；思考；信息化；發展

1 引言

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及了城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的城建信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息，發揮檔案信息的時效性作用。大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。

2 當前城市建設工程檔案的管理現狀

2.1 相關檔案管理人員的工作積極性不高

當前，存在一部分的檔案管理人員自身的工作積極性不高，很多檔案管理人員思想意識松懈，制約檔案管理工作成效的提高。尤其是一些施工現場檔案采集與保存的工作人員，對于檔案管理的流程和認識不足，導致檔案資料存在損毀和丟失的風險。此外，還有一些企業對于檔案管理人員自身的專業性考察不夠，甚至一些非檔案管理專業畢業出身的人，去管理檔案資料，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高。

2.2 現代化檔案管理的設施與配套不足

近年來，現代化檔案管理的模式，越來越成為很多企事業單位的發展方向。然而，還是存在一部企事業單位對于現代化檔案管理的發展認識不足，相關的預算和自己投入不夠，導致了很多企事業單位的檔案管理仍然停留在傳統檔案管理中的“紙上談兵”，給檔案資料的查閱、調閱等一些列的后期檔案服務帶來了不便，檔案利用率和成效性不高。

2.3 檔案管理與模式缺乏現代檔案管理的思維與模式

傳統的檔案管理模式往往重視對紙質檔案資料的管理，沒有認識到現代化檔案管理對檔案資料采集、保存、后期服務帶來的巨大潛力。雖然現代化檔案模式的不斷發展，然而在思想模式和工作實踐中，很多管理人員依然沿用著傳統檔案管理的模式，對于信息化時代電子檔案管理與發展缺乏深入的認識和了解。

3 提高城市建設工程檔案管理成效的思考

3.1 提高認識，凸顯檔案管理人員自身的主觀能動性

任何管理行為的發生，都離不開人的因素。在現今城建工程檔案資料的管理中，管理人員自身的管理思維和認識是制約和影響檔案管理成效提高的重要認識。所以，我們首先就是要解決人的問題。作為檔案管理的主管部門，應該切實的提高每一個檔案管理人員自身的思想認識，樹立良好的檔案管理視角和思維，以積極主動的工作心態，投入到企事業單位檔案管理工作中。

3.2 重視制度建設與完善，發揮崗位的職能性

制度的建設和完善，是充分保障檔案管理工作成效提高的重要因素。在城建工程檔案管理中，作為檔案管理的主管部門，應該切實的重視檔案管理的制度建設與完善，細化崗位的要求與原則，充分的發揮崗位的職能性與職責性。堅持以制度管人、以制度約束人，做到有制度必須依靠、有制度可以依靠、違反制度要追究、追究過程要嚴肅的模式，促進每一個檔案管理人員從自身做起，提高每一個檔案管理崗位的成效性，推動城建工程檔案管理的健康穩定發展。

3.3 加強資金投入，加快建設現代檔案管理

好馬配好鞍。看似玩笑的一句話，確是對現代檔案管理配套與投入的深刻寫照。未來推動現代化檔案管理的發展，企事業單位應該切實的加強資金投入，推動現代化視角下檔案管理事業的發展。比如盡快投入數字化檔案管理設施，加快建設數字化檔案的管理系統，避免紙質檔檔案原件在不斷的調閱中受到的損毀風險，同時電子化檔案的發展也保證了檔案資料后期服務的便捷性與一致性。

3.4 科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

科學的考核與評價對衡量每一個檔案管理人員自身服務的重要標準。在現今城市建設工程檔案資料的管理中，相關主管部門應該轉變傳統粗狂的考核模式，細化考核的內容與條款，把關乎到每一個檔案管理過程、行為、思維、觀念都納入到考核與評價的體系中去，形成一個公平、公正、科學的考核生態圈，并且把考核的結果與每一個檔案管理人員自身的福利、待遇等相掛鉤，推動檔案管理成效的不斷提高。

3.5 信息時代下檔案管理人員自身的發展

現代化檔案管理發展下，每一個檔案管理人員應該切實的重視自身檔案管理素質與專業水平的提高。比如現階段，每一個檔案管理人員可以利用信息時代的優勢，進行相關檔案管理的技能培訓與再學習，與時俱進，提高自身的專業素質、拓展管理視野，為推動現代化檔案管理發展做出貢獻。

4 結語

總之，切實的提高城市建設工程檔案管理成效具有重要的意義與作用。隨著信息時代的到來，城市建設工程檔案管理也應該隨之開始改革與創新。切實的轉變傳統檔案管理的“紙上談兵”，以信息化視野下的信息檔案與電子檔案作為今后城市建設工程檔案的重要發展方向。此外，作為城市建設工程檔案管理的主管部門，應該切實的落實相關檔案管理措施與規范的細化，提高檔案管理崗位的職能性與職責性，充分發揮每一個檔案管理人員的主觀能動性和積極性，充分的為現今城市建設工程檔案管理工作發揮自己應有的作用。

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