提升檔案利用效率的相關策略分析

殷美芳

摘 要：在檔案管理過程中，檔案利用是重要環節之一。檔案利用成效會對檔案信息使用程度、效果等產生直接影響。在信息化時代下，檔案也逐漸擺脫了傳統紙質載體的束縛，正朝著電子化、信息化、數字化方向發展，這給檔案管理及利用提供了有力的技術支持，同時也提出了新的要求。基于此，本文以衛生事業單位檔案利用為例，對檔案利用進行了分析，并著重探討了提升檔案利用效率的相關策略，以供參考。

關鍵詞：檔案；利用率；信息化；檢索

1 檔案工作的重要性概述

檔案是在各類工作中所形成的具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄。檔案不僅是工作考察的依據，也是科學研究、基礎建設、決策制定的重要依據。對于絕大多數單位而言，檔案是衡量其業績及管理水平的重要尺度。檔案記錄了單位發展過程中已經產生的優秀成果，同時也是深入研究單位經營、發展狀況的重要資料，能夠將其真實經營狀態客觀地反映出來。另外，檔案管理成果與經營管理活動的有機結合會對單位資源配置的取向產生直接影響，對單位未來發展及戰略實施具有引導作用[1]。因此，在單位日常運營過程中，必須重視檔案管理工作。堅持依法治檔，實現規范化、標準化管理流程。同時，要重視檔案利用、開發，將檔案信息的價值充分發掘出來，為單位發展、社會發展提供支持。

2 目前檔案利用存在的問題分析

衛生事業單位檔案資料涉及類型較多，包括文書、基建、設備、科研、財務及聲像檔案等。在衛生事業單位快速發展過程中，相關檔案管理工作也獲得了一定成果，整體水平較以往明顯提升，但在部分環節上還是暴露了一定問題，主要體現為以下幾個方面[2-3]：（1）檔案管理制度有待完善。部分衛生事業單位在日常工作開展過程中，往往將重心放在業務工作上，卻容易忽視檔案管理等基礎性管理工作。單位內部缺乏健全的檔案管理機制，導致檔案管理工作欠缺規范性引導，一定程度上制約了檔案資料信息的利用效率，未能將檔案資源的價值充分發揮出來。同時，歸檔制度不夠完善。歸檔時，相關材料完整性不夠，存在部分內容及形式雷同的情況，無法客觀、全面地反映出相關事物的實際情況，容易造成檔案信息失真。（2）檔案開放意識不足。在檔案工作開展過程中，多數衛生事業單位都存在“輕利用，重保密”的現象。雖然檔案信息保密也是檔案管理工作的重要環節，但并非意味著所有檔案信息都需要嚴格保密。這種意識明顯會影響檔案資源的開放程度。在這種情況下，檔案信息依然停留在小范圍內傳播，也就無法形成檔案信息資源共享，這顯然約束了檔案資源利用效能。（3）檔案管理人員業務技能及綜合素養有待提升。在衛生事業單位檔案資源開發、利用過程中，離不開相關人才的支持。由于部分單位對檔案利用工作不夠重視，導致相關工作人員缺乏系統性的培訓及較為全面的績效考核，這也使得檔案工作依然停滯在檔案維護階段，未能實現檔案信息充分利用。

3 提升檔案利用效率的相關策略

3.1 加強檔案信息化建設

在衛生事業單位完善檔案管理、利用工作的過程中，要轉變傳統觀念，善于利用信息化手段，將檔案信息串聯起來，實現檔案信息化管理，進一步提升檔案利用效率。加強檔案信息化建設是新時期完善檔案管理工作的必然需求。一方面，要加強相關軟、硬件設施建設，結合行業標準，完善檔案室建設。同時，要加快衛生事業單位內部檔案信息平臺建設，促使檔案信息資源內部流通，方便相關工作人員查詢、管理、調用檔案信息，提升整體工作效率。另一方面，要加快紙質檔案文件轉化進程。衛生事業單位可聘請專業的檔案人才進行指導，加快紙質檔案信息整合、轉錄步伐，促進紙質檔案轉變為電子檔案[4]。與此同時，要重視電子檔案信息備份、存儲，特別是要加強信息安全防護建設，保證檔案信息的安全性。除此之外，衛生事業單位應該形成開放性思維，加大部分內部檔案信息資源的開放度，與社會其他機構形成資源共享，共同開發檔案信息資源，利用局域網、遠程網等進一步擴大檔案信息資源覆蓋面。

3.2 加強檔案工作人員素質培養

目前來看，一些衛生事業單位存在很多兼職檔案網絡管理人員。這些檔案工作人員并不是專業出身，相關業務能力有所不足。所以在其上崗前需要對其進行專業性的培訓，讓其掌握一定的檔案網絡管理知識，如檔案檢索知識、檔案文獻編撰知識、目錄學知識、相關法律知識等。并實施相應的考核，考核通過后才允許其上崗，以保證檔案網絡管理工作質量。對于已經上崗的工作人員還要實施在職教育、強化培訓等，并將培訓考核與職工績效關聯起來，發揮激勵、督促作用，不斷提升其業務技能水平。另一方面，除了業務技能培養外，還要加強相關員職業道德培養，促使其形成端正的職業觀。同時，單位內部要加強各部門之間的協作，并建立溝通協調機制，形成一股合力，為檔案利用創造一個良好的團隊環境。

3.3 完善檔案檢索工作

完善檔案檢索功能意味著檔案工作人員能夠更加便捷地獲取所需要的檔案信息。因此，檔案單位要進一步完善檔案信息平臺建設，徹底轉變傳統紙質檔案工作模式，實現檔案電子信息化，促使檔案檢索進一步完善。以OA系統為例，借助OA系統能夠實現項目信息流程化操作[5]。從項目開始至項目結束，所有信息都會在OA系統當中一步一步清晰地顯示出來，能夠隨時查閱進度及相關責任人員，當所有流程完成后，即可歸檔驗收，生成電子信息檔案。利用OA系統能夠實現動態化信息查詢，也確保了數據安全、責任明確，有利于提升檔案檢索及利用效率。要實現檔案信息化，必然離不開數據庫的支持。單位內部還要加強檔案信息數據庫建設，打造出智能化數據庫，將查詢、信息統計、信息存儲、數據交流共享等功能集于一體，進一步提升檔案查詢準確率及效率，實現檔案信息資源自動化利用。

檔案工作人員在相關工作開展過程中，需要樹立換位思考的理念。檔案檢索功能是基于檔案特性與作用所開發的檔案查找界面，也是檔案信息系統與用戶的主要交互界面。正常情況下，只要輸入關鍵詞或檔案文件相關信息，便可查詢到相應的檔案資料。但部分情況下，采取正常檢索方案時可能會受到阻礙，無法獲得需求的檔案資料。此時，則需要考慮信息提交或檔案著錄是否出現問題，可考慮采取象音或象形字去查詢，從另一種查詢途徑來獲得相關資料。

4 結語

在衛生事業單位日常運營過程中，檔案利用對單位其他業務開展具有輔助性支持作用。同時，檔案資料也是衛生事業單位發展過程中的真實歷史記錄，具有重要的意義。一方面，單位內部要加強相關培訓工作，不斷提升相關工作人員的業務技能及職業操守水平，促使檔案服務工作順利開展；另一方面，要完善軟硬件設施建設，加快檔案信息化建設步伐，促使檔案工作達到新的高度。

參考文獻

[1]郭巧平.完善檔案檢索功能 提升檔案利用效率[J].蘭臺世界，2013（S4）：159-160.

[2]喬軍玲.如何提高企業檔案管理與編研利用效率[J].劍南文學（經典教苑），2013（04）：262.

[3]郭靖宇.檔案利用效率現狀調查與問題分析[J]. 黑龍江檔案，2014（03）：46.

[4]潘孝敬，王占廣.加強檔案編研、提高檔案利用效率的幾點體會[J].中國醫療前沿，2010（11）：90.

[5]朱萍.上海工商普陀分局利用信息技術提升檔案利用效率[J].蘭臺世界，2011（20）：28.