檔案數字化管理優勢與不足問題研究

朱玉平

摘 要：隨著科學技術的不斷發展 ，電子信息化設備逐漸在我國發展起來 。近年來，數字化的檔案在各個領域、各個企業中已被廣泛應用，深深影響著我們的工作、生活。而檔案數字化管理也適應了時代需求，利用高科技電子信息技術結合計算機軟件技術共同實現檔案數字化管理。目前我國對檔案數字化管理還處于技術開發和應用階段，有一定的優勢同時也存在一些不足。在此，我們闡述了檔案數字化管理的優勢、不足及應該采取的對策。

關鍵詞：檔案；數字化管理；紙質檔案

在全球信息化的時代，傳統的檔案管理體系迎來了新的挑戰。面對日漸增長的電子信息技術，人們的工作、生活都實現了自動化、標準化、網絡化，一些日常的工作可以通過互聯網和計算機來完成，這導致了文件也從紙和筆轉變成了電子檔案。大量的紙質文件變成了信息數據，促進了檔案數字化，而對檔案數字化的管理就顯得尤為重要。

1 檔案數字化管理的優勢

1.1 能增強立卷制度執行力。

1983年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案工作條例》的規定：“凡機

關工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業務部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從以上規定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構健全的部門立卷制度，或者制度形同虛設，沒有很好的執行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室的相應負責人，以代替部門進行立卷，但檔案管理人員由于知識結構和業務領域的受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內容未必了解透徹，也就必然的不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數字化后，結合網絡管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質量。

1.2 不受時間和空間的限制

檔案數字化管理改變了傳統管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經過管理人員審批后才可以使用，在實現檔案數字化管理后，只需要在互聯網、局域網、計算機網絡等網絡平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。這樣不僅節省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業各部門內部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節省了大量的人力、物力、財力，提高了辦事效率，促進企業快速發展。

1.3 增強紙質檔案原件的保護

紙質檔案實現數字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數字化副本代替原件實現，這樣可以避免或減少對檔案原件的使用、損壞，可以有效地延長原件的保存時間；特別是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現數字化處理將得到更好更長遠地保存。

2 檔案數字化過程中存在的問題

2.1 檔案數字化硬件嚴重不足

檔案數字化需要以硬件設備為基礎，是以信息采集設備、信息存儲設備和信息利用設備為依托。其中，信息采集設備通常由檔案資料和照片采集設備、聲音和影像采集設備以及信息轉化設備組成；信息存儲設備通常由磁盤陣列、光盤庫組成；信息利用設備通常由計算機、萬維網、打印機、復印機等組成。在選購硬件設備時，應當依據數字化對象的具體情況確定，但是由于各檔案部門財力緊張、認識不到位等情況的存在，導致很多檔案館、檔案室出現硬件設備嚴重不足，即現有的硬件設備很難滿足檔案數字化的實際需要。

2.2 電子檔案存儲受載體制約性強

電子文件的存儲、利用、處理均離不開軟硬件設備，然而，盡管計算機存儲設備容量越來越大，但電子文件卻成幾何級數增長。同時，相關應用軟件更新速度非常快，很多早期形成的電子文件在新軟件環境中存在無法讀取的問題，而很多不能實現兼容的軟件也會造成數據的無法讀取。

2.3 檔案數字化管理有一定的風險性

在信息技術逐日普及的今天，網絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術來進行檔案編輯，電子編碼技術在應用時有一定的弊端，如果對原始憑證內容進行修改也不會留下任何痕跡，相關管理人員是很難及時發現的。所以，違反《檔案法》的行為應備加警惕。

3 檔案數字化進程中出現的問題的對策

信息技術將檔案工作帶入了存儲數字化的新時代，面對檔案數字化進程中出現的問題，應通過有針對性的措施，推動檔案數字化的進一步發展。

3.1 加大檔案數字化硬件投入力度

檔案數字化要以檔案硬件現代化為前提，并且越來越離不開高技術作為支撐。為此， 在信息采集環節， 應遵循“硬件求實”原則， 購置必備的文字、圖片、音像等采集設備以及轉換設備， 并按相關標準建設；在信息儲存環節，要配置適應業務需要的磁盤陣列、光盤庫；在信息利用環節， 購置必備的計算機、打印機、復印機， 提高因特網配置，并及時做好更新換代， 確保檔案數字化不受阻礙。

3.2 有效解決載體儲存問題

堅持選好數字檔案的載體光盤進行歸檔，實施更趨完善的數據安全監控，全程監管光盤性能和參數，確保光盤檔案數據安全。

3.3 保證檔案數字化的安全性

檔案數字化的安全性問題已經引起了業界普遍關注，加強檔案安全性建設至關重要。一方面，對于涉及重大政治、軍事、外交、經濟和尖端科學技術的檔案，要高度保密，不將其列入數字化范圍，并做好嚴格的保密與保護。另一方面，要加強數字化管理，保證檔案原件安全，防止人為破壞、計算機病毒侵害或惡意刪除等。

總之，檔案數字化管理是信息社會對檔案管理工作的必然要求，也是檔案工作發展的必然趨勢。因此，我們要在充分認識檔案數字化管理中存在的各種問題與不足基礎上，進一步做好檔案網絡化建設，并以此為切入點和著力點，以擴大檔案信息資源共享為目標，切實加快推進檔案數字化進程，為我國檔案事業早日步入“數字化”打下深厚的基礎。

參考文獻

[1]金晶.探討如何進行檔案的數字化管理[J].湖北函授大學學報，2012（02）：112-113.

[2]王勇，王潔，張勇.北京市檔案館數字檔案利用取得突破性進展[J].中國檔案，2011（4）.

[3]曾燕.檔案數字化工作中遇到的問題與對策[J].云南檔案，2010，7（15）：26-27.