建設科研項目信息化管理系統的需求分析及框架探索

摘要：大型科研項目一般具有研究周期長、投資成本高、涉及部門多等特點，給項目管理帶來一定困難。因此，如何有效地進行項目立項管理、進度管理，如何降低運營成本，充分利用有限資源創造更多的效益，對企業來說就顯得非常重要。文章從企業科研項目管理過程中存在的問題出發，分析了建設科研項目信息化管理系統的必要性和需求，并對系統建設框架進行了探索。

關鍵詞：項目 信息化管理系統 需求分析 框架

某企業年均承擔科研項目70余項，年科研投資均超過10億元，加之科研項目本身具有研究周期長、投資成本高、涉及范圍廣等特點，給項目管理工作帶來很大的難度，迫切需要企業建立一套完善、高效的科研項目信息化管理系統。

一、企業科研項目管理過程中存在的問題

（一）平臺孤立，難以對科研項目進行全方位、全流程管理

企業雖在合同管理、預算管理及財務管理等方面應用了部分軟件，但這些平臺的信息化是孤立的、非集成的，系統擴展性較差，無法為企業科研管理決策提供全面、集成的信息支持，也難以對科研項目進行全方位、全流程的管理。

（二）模塊不完善，缺乏合同立項、進度控制等關鍵節點

企業采用的合同管理系統為文本型系統，在合同立項時無法對合同經費來源進行有效管控，導致合同簽訂后出現經費不足以保證合同執行的情況；同時無法實現合同進度管理，存在未按進度付款、合同逾期等問題。

（三）信息不對稱，管理漏洞難以避免

與合同有關的信息存儲于企業合同管理系統中，與項目預算有關的信息存儲于企業全面預算管理系統中，與項目投資支出有關的信息存儲于企業財務核算系統中，其他信息如項目基本信息、進展情況、成果信息等更是游離在系統之外，由于系統之間及系統內外的數據無法共享，各部門之間的信息不對稱，存在成本控制信息偏差、項目進度難以掌控等管理漏洞。

（四）事后管控，成本控制效果不理想

企業為加強科研項目管理確立了科研臺賬管理模式，通過人工登記臺賬的方式進行投資控制，分別由科研管理部門登記項目總經費及預算批復臺賬，合同部門登記合同臺賬，財務部門登記項目支出賬，業務部門登記項目流水賬。這種模式在加強項目經費管理方面發揮了積極作用，但由于存在主要依賴于人工，且側重于事后管控，數據誤差等問題時有發生，成本控制效果不甚理想。

（五）耗時耗力，管理效率低下

為掌握科研項目的關鍵信息，企業設計了項目立項情況統計表、合同簽訂與執行情況統計表、項目經費預算與批復情況統計表、項目經費執行情況統計表及項目進度報表等多種報表，人工統計相關信息，耗費大量的人力物力，信息的準確度和及時性難以保證，管理效率不高。

二、企業科研項目信息化管理需求

（一）全方位的項目管理平臺

銜接企業全面預算、財務核算系統、合同管理系統和人力資源管理系統，將項目立項到合同簽訂、資金預算、報銷及付款、項目進度、項目成果、項目檔案及統計報表，全部納入到系統中進行統一管理，提供一個能夠滿足實際業務需求的集成性管理平臺，實現科研項目的全流程、全方位管理。

（二）完善的合同管理體系

將合同立項、合同經費控制、合同基本信息、合同資金申請、付款、驗收及統計查詢等信息全部納入到項目管理系統中，彌補企業合同管理系統存在的漏洞，對項目合同進行全周期管理，提供一個完善的合同管理體系。

（三）高效率的協同辦公系統

以單個項目（課題）為單位建立項目基礎檔案，包含從項目立項到執行結束的全部信息，各部門根據權限可及時更新和查詢，實現數據共享，減少因信息不對稱造成的管理漏洞。同時，通過對接全面預算系統，可以實現月度預算數據自動傳輸；對接財務核算系統，可以實現報銷單據自動生成憑證，財務系統自動取數，減少財務核算工作量，確保統計數據的準確性，提供一個高效率的協同辦公系統。

（四）嚴格的成本控制

投資成本控制是項目管理的重中之重，通過項目管理系統，預置嚴格的成本費用控制策略，根據項目進展情況，在滿足一定的條件，如材料驗收入庫、軟件交接、完成培訓及中期驗收等，并上傳相應的證明材料后，才允許申請和使用資金。完全由系統進行預算執行控制，將項目經費支出全部納入到預算盤子內，杜絕預算外及超預算費用開支，從嚴控制項目投資。

（五）實時、全面提供項目信息，為管理者科學決策提供數據支撐

企業管理者不僅需要依靠豐富的經驗來做出判斷，也需要及時準確的項目信息為決策提供支持。通過項目管理系統，管理者可以實時、全面、準確地獲取投資、合同、進度、資金及成果等統計信息，以便于及時了解項目進展，分析并預測項目可能發生的變化從而采取應急措施。信息系統雖然不能像人腦一樣具有極強的邏輯思維和模糊判斷能力，但其精準、快速、全面的統計信息卻能夠為每個決策者提供良好的依據，是做出科學決策的基礎。

三、科研項目管理系統框架分析

科研項目管理系統操作界面可以考慮搭建在企業ERP系統、全面預算管理系統或財務系統下，以方便數據共享，避免重復性的信息錄入等工作。根據企業實際，筆者認為系統應主要包括9大模塊：項目立項、項目基本信息、合同管理、資金預算、報銷及付款管理、項目進度、成果管理、文件管理及統計報表。

（一）項目立項

該模塊主要內容包括填寫科研項目立項申請書及可行性研究報告，按照企業內部管理流程提交到投資管理或科研管理部門，由其進行審批、回退等操作。關鍵控制點是系統應能夠對項目預期研究成果或創新點自動進行重復性查詢，避免重復立項等現象的出現，節約投資成本。

（二）項目基本信息

該模塊主要內容包括科研項目類別、級別、費用構成及年度計劃。在科研項目立項通過后，按年度及項目級別以樹形結構的形式錄入項目基本信息，包括研究目標、投資預算、經費構成、運行期間、承擔單位及具體負責人等，是整個項目管理的源頭，并根據實際情況定期更新項目狀態。關鍵控制點是系統在必要的時間節點能夠自動發出提醒信息，如項目中期驗收、結題驗收及項目變更等。

（三）合同管理

該模塊主要內容包括合同立項管理及合同基本信息。合同費用來源于某項科研項目的一項或幾項費用，合同立項前需要在系統中進行立項審核，確認科研項目經費可用余額足以支撐合同訂立。關鍵控制點是系統應按可用余額控制合同立項金額，并根據合同實際結算金額釋放控制。合同正式簽訂后，需要錄入合同的基本信息，后續的月度資金預算及付款都以此為基礎。

（四）月度資金預算

該模塊主要內容包括合同資金申請、非合同資金申請及月度資金申請匯總。由各項目承擔單位根據工作進展情況，按月申請資金，分為合同費用和非合同費用兩種管理流程。每筆合同資金流單獨作為一條信息，由合同主管部門、財務及科研管理部門共同審核確認后，才準予申請資金；非合同費用以項目為單位合并申請，由科研管理部門審批。符合條件的資金申請單，由各單位項目管理員匯總形成科研項目月度資金預算，并發送至全面預算管理系統。關鍵控制點是系統按單項費用可用余額控制資金申請金額，不允許超支及預算外資金支出。

集團公司批復科研項目投資預算后，由科研管理部門進行預算批復下達，由財務部門進行資金到賬操作，各項單據進入到報銷付款環節。

（五）報銷及付款管理

該模塊主要內容包括合同付款單、費用申請單及費用報銷單。預算批復及資金到位后，各單位根據情況，在網上填寫并打印費用報銷單，其中，合同付款單與合同資金申請一一對應，非合同費用根據費用可用余額進行預算管控。財務部收到報銷單據后，進行網上審核，并通過對接財務核算系統，自動生成憑證，完成相應的賬務處理及資金支付。關鍵控制點是待辦事項提醒及報銷控制。

（六）進度管理

該模塊主要內容是由項目負責人每月根據項目進展情況填寫項目進度，以便于企業管理者能夠實時了解項目推進情況。關鍵控制點是有關項目基本信息、經費使用情況及合同進展等信息應自動生成，避免重復性錄入。

（七）科研項目成果管理

該模塊主要內容是由相關人員將科研項目研究過程中形成的各類成果，如專利、論文、著作、標準、軟件、設備及獲獎情況等維護到系統中。關鍵控制點是成果與科研項目及科研人員的關聯關系，實現按人員、成果及項目均可參照查詢。

（八）文件管理

該模塊主要內容是將科研項目研究過程中形成的各類技術、財務、成果及其他相關資料整理歸檔，形成電子檔案，使系統信息與紙質資料相輔相成，促進科研項目信息有效保存及綜合利用。關鍵控制點是資料歸檔的及時性和完整性，所有上傳資料均應由相應管理人員予以審核確認。

（九）統計報表

系統在運行過程中，保存了項目、合同、付款及進度等信息，就可以對這些信息進行綜合分析，從而形成項目管理的各種報表，如：歷年科研項目統計表、項目經費預算及批復情況表、項目執行情況統計表、合同報表、項目進度、科研經費結構分析等。

除上述主要框架外，系統在建設過程中，還需要充分預計企業未來組織結構變化、業務擴展及與其他管理系統的集成與整合等事項，為系統進一步升級改進打下基礎。

作者簡介：

金芳，女，碩士研究生，陜西延長石油（集團）有限責任公司研究院，會計師，主要負責企業科研項目管理、全面預算管理、經濟效益評價及公文寫作。