高等學校學生學籍檔案網絡化管理探究

陳楠

摘 要：隨著科學技術的發展，互聯網影響著人們生活的方方面面；以計算機技術和網絡技術為基礎的檔案管理成為高校學生學籍檔案管理的主要方式。本文主要從學生學籍檔案網絡化管理出發，探究管理辦法和策略。

關鍵詞：高等學校；學籍檔案；網絡化管理

隨著我國高校不斷擴招，學生人數不斷增多，這對高校學生學習檔案管理帶來了一定的難度，傳統的檔案管理辦法已無法應對當前檔案管理中存在的問題，必須采用網絡管理，以提高管理效率。

一、當前高校學生學籍檔案網絡化管理存在的問題

學生的學籍檔案是學生在校期間學習等各方面的記錄，具有查考的價值，對學生以后的工作有著重要的作用。但是，當前高校的學生學籍檔案管理還存在一些問題。

1.檔案內容過于單一

高校檔案館當前對于學生學籍檔案的管理，主要還是以紙質檔案為主，對于學生檔案的征集，也只是畢業前做突擊工作，讓學生和教師快速上交在校期間的各種證明，而且多以紙質為主。因此，檔案館征集來的檔案內容，都是臨畢業前匆忙整理出來的，而且多是紙質的內容，并沒有音像等資料。檔案館的這種做法使學生的檔案內容過于單一，并不能完全展示學生在學校的表現，而且這種檔案內容的征集只局限于紙質材料，并不利于用人單位全面詳細地了解學生在校期間的學習和日常，也不能夠發揮學生檔案的重要作用。雖然學校隨著時代的進步也引入了檔案的網絡化管理，但是在管理過程中還是以學生的紙質檔案為主。

2.網絡數據庫建設落后

在檔案網絡化管理過程中，高校紛紛建設檔案數據庫，將學生的學籍檔案輸入網絡來管理。但是，筆者調查發現，很多高校的檔案數據庫建設還存在落后的情況。高校學生檔案數據庫大多是自建自用，規模較小，類型也很單一，功能較少，只能供學生在錄取后查詢檔案是否入庫以及畢業后檔案是否已寄出。除此之外，數據庫別的功能都無法實現，無法滿足用戶的多樣化需求，這對于高校學籍數據庫管理來說，無法充分發揮其網絡化管理的優勢。

3.檔案管理人員跟不上發展需求

高校在管理過程中，把更多的注意力放在了教學方面，檔案管理這類的工作并未被重視，檔案管理人員多是工作很多年的老員工，其在工作中多是采用之前的傳統辦法，對于網路化管理認識不清，也并沒有相關技術可以支撐。檔案館的工作人員無論是在觀念上，還是在工作技能上都不能夠適應網絡化管理。

二、高校學生學籍檔案網絡化管理的對策

學生的學籍檔案管理關乎學生以后的工作，對學生全面、中肯的評價能夠影響用人單位對學生的看法。在網絡技術十分發達的今天，高校學生學籍檔案的管理也要緊跟時代步伐，不斷更新觀念，更新技術。

1.加強高校學生學籍檔案數據庫建設

雖然當前各個高校都建有檔案數據庫，但是也只實現了查詢的功能，功能過于單一，不能夠滿足用戶的多種需求。學生的信息僅靠畢業前紙質材料的提供并不完善，當前的數據庫也只是把紙質的檔案翻到網絡上，只具有避免學生的紙質檔案遺失后的保存功能，沒有發揮網絡檔案的優勢，因此，高校需要建設數據庫，增添更多的功能，實現學生檔案管理的多樣化。在網絡化管理過程中，高校需要不斷完善數據庫的建設，增加數據庫的容量，添加數據庫的功能，提高數據庫的利用率。

2.加大檔案網絡化管理的投入

高校在學生學籍檔案的管理過程中，重視程度不夠，只在學生開學以及即將畢業的時候收集相關資料。檔案數據庫的資金投入也不夠，導致數據庫建設滯后，大大影響用戶的使用。學校應該加大投入力度，將檔案的網絡化管理納入學校發展的規劃之中，使學生的學籍檔案管理能夠走向正規，也能夠充分利用網絡的優勢發揮其應有的作用。

3.培養網絡化人才

實現高校學生學籍檔案網絡化管理，具備專門的網絡人才是必要條件。高校在推動檔案管理的網絡化過程中，需要既懂網絡技術又懂檔案管理的專業人才參與其中。這樣，高校可以一方面面向社會招聘專業人才，另一方面組織檔案館工作人員接受專門的培訓，提高其工作能力。合理配置檔案管理人員的工作隊伍，推進高校檔案管理的網絡化進程。

三、結語

面對當前學籍檔案管理過程中存在的問題，高校應該改變以往的工作思路，重視檔案館的工作，注重引進專門的技術人才，同時加強對工作人員的培訓，以提高檔案管理工作的效率，為學生提供更為優質的服務，推動高校學籍檔案管理的網絡化進程，充分發揮網絡化管理的優勢。

參考文獻：

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