淺談人事檔案管理在人力資源管理中的作用

王軍

摘要：對于事業單位來講，人事檔案管理是人力資源管理中的重要組成部分之一，對事業單位的正常運用起著關鍵性的作用。社會的發展和進步，信息時代的來臨，使得人事檔案資料信息越來越顯的重要，更成為事業單位重要的信息資源，在人力資源管理當中，更是不可缺少的一部分。本文針對人事檔案管理在人力資源管理中的作用進行了論述，希望有一定的參考價值。

關鍵詞：人事檔案管理；人力資源；管理；作用

前言

社會的發展是一個漫長的過程，在這個過程當中，促使了人力資源管理的發展和進步，其發展階段是具有不同的經歷的。在人力資源管理當中，人事檔案管理非常的重要，然而，很多事業單位在人力資源管理的發展過程中，卻忽視了人事檔案管理的重要作用，甚至忘記了這一組成部分。如今是經濟全球化，事業單位所面對的環境越來越復雜多變，人員流動性非常的大，為了更好的適應復雜多變的社會環境，事業單位必須對環境中的信息進行搜集、整理和分析。人事檔案是事業單位中最為寶貴的資源，人事檔案的作用漸漸的在人力資源管理中顯現出來。

一、創新人事檔案管理理念，保障人事檔案知情權

對于人才信息資源而言，人事檔案是主要載體，其的存在就是對組織、社會大眾等進行服務，使得其的利用價值得到提升。通常情況下，人事檔案中的多部分信息都是需要本人來進行填寫的，因為這類的信息是公開性的，目的就是能夠更好的運用。不過，在實際當中為了能夠讓人事檔案信息的機密性得到保障，相關的人事檔案管理制度中明確表示，對于個人的人事檔案信息資料，不允許任何人隨意的查閱。所以，人事檔案給人的感受就是非常的神秘，盡管每個人都參與了人事檔案的建檔工作，但大多數人對人事檔案的價值和作用是陌生的，這也是社會上很多“死檔”現象發生的主要原因。隨著社會發展和進步，以及公民知情權的不斷提高，現代人對人事檔案的信息需求不斷增加，對于人事檔案管理者而言，要樹立現代社會的檔案服務意識，拿捏好人事檔案適度公開和機密安全的尺度，一方面向本人或者組織適當公開人事檔案信息，提高檔案信息的流動性，提升人事檔案的價值。例如個人的學歷層次、黨齡、職務、年齡等資料都可以進行公開。另一方面，也要保護好組織和個人的檔案隱私權[1]。

二、加強人事檔案的時效性、完整性和真實性

人事檔案，其實就是一個人在單位長期的工作，隨著人事管理活動的開展而形成的信息資料，其中包括個人在單位的實際情況，工作現狀等各方面的信息。人事檔案資料本身有著完整性的特點，如果檔案資料無法實現完整性，將不能通過檔案信息，對一個人的能力、特點等方面進行全面的了解。然而，就目前我國很多的事業單位，人事檔案資料非常的簡單，甚至有的員工的人事檔案資料中只有基本的信息，例如姓名性別、籍貫住址、學歷層次、工作經歷、家庭成員等資料，缺乏最主要的對工作業績和工作表現的描述，這樣的人事檔案價值大打折扣，對人力資源管理的作用式微，也無法成為選拔和任用人才的重要依舊。因此，需要人事檔案部門加大對檔案資料的補充，建立完善的檔案資料搜集、登記和整理制度，將散落在各部門的、有價值的檔案資料及時收集起來，保證檔案資料的完整性。同時要加大對檔案資料的審核力度，如果人事檔案資料不真實，將無疑是廢紙一堆，不僅起不到優化人力資源的作用，反而會降低人才配置效率。

三、提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理工作和其他工作有著很大的區別，其專業性非常的強，對于檔案工作人員而言，自身需要有著較高的政治素質、掌握豐富的專業知識，能夠踏實、認真的工作。所以，相關的單位應該對人事檔案人員隊伍加強建設，尤其是思想和業務方面的建設要特別的重視，隨著社會的發展，計算機技術和網絡技術在我們的生活、工作當中被廣泛的運用，人事檔案工作中也不例外，新的檔案管理方式也不斷涌現，人事檔案從業者要熟練掌握計算機技術，熟悉網絡環境下如何進行人事檔案資料的收集、整理以及保密工作。這些都對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰。一方面，需要檔案從業者提高服務意識，改變坐等上門的傳統思維，積極與各部門溝通和聯系，提高各部門對人事檔案工作重要性的認識，及時、完整的獲得各種有效人事檔案信息；另一方面，單位要加大對檔案從業人員的培訓，提高人事檔案管理工作人員的綜合素養，不斷充實有經驗、責任心強的高素質人才到檔案管理隊伍中，特別是要重點招聘一些懂得數據系統開發、設計和分析的人才，使得檔案管理工作走向網絡化、標準化的道路[2]。

四、創新服務方式，構建信息化平臺

雖然很多單位都使用了組織人事信息管理系統，人事檔案實現了信息化管理，但由于人事檔案信息管理系統是不允許接入公共網絡的，只是在組織人事部門內部進行數據共享，其他人員和部門無法登錄也禁止訪問，使人事檔案信息管理系統成為信息孤島，提供人事檔案信息利用的方式基本上還是“你查我找，你需要我提供”單一的服務方式。為推進人事檔案工作向“資源建設型”、“服務網絡型”、“開發利用型”轉變，必須加快人事檔案信息網絡化步伐，以實現網絡化為切入點，建立檔案信息數據庫和管理系統，建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數據庫，實現信息的海量存儲、長期積累和有效更新，并保持檔案的動態性。同時創新服務方式，通過網絡建立統一的信息交換與共享平臺，讓每個部門定期將檔案信息進行上傳，由系統的管理員對各個學校分散的檔案資源系統進行優化組合，利用網絡平臺使利用者能夠足不出戶方便快捷地查找到所需要的人事檔案信息，實現人事檔案信息資源有效共享，為人力資源管理提供真正所需的全面服務。

結束語：

人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性決定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務型社會建設的今天，我們要充分發揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，促進人力資源健康、和諧的發展。

參考文獻：

[1]李明.干部管理在人力資源配置中的重要性解析[J].經營管理者.2017（06），9-17.

[2]莊曉芳.醫院編外流動人員人事檔案管理的現狀與對策研究[J].管理觀察.2016（30），136-160.endprint