干部人事檔案管理現(xiàn)狀分析

霍娟

摘 要：很多單位干部人事檔案是人才信息的主要載體，干部人事檔案管理工作是單位發(fā)展的重要組成部分，也是單位的組織、人事部門(mén)對(duì)干部實(shí)現(xiàn)管理與考核的重要依據(jù)。因此，隨著單位的發(fā)展和人事管理體制改革的不斷深入，各單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，針對(duì)基本現(xiàn)狀，采取有效的改進(jìn)措施，做好干部人事檔案管理工作，以更好地為大局服務(wù)。本文分析了當(dāng)前干部人事檔案管理存在的現(xiàn)狀，分析其原因，可以根據(jù)新時(shí)期工作的需要，找到如何做好干部人事檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：干部 人事檔案管理 現(xiàn)狀

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。新形勢(shì)下，如何提高干部人事檔案管理水平，使之更趨科學(xué)、完善和規(guī)范，是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

一、當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理手段相對(duì)滯后。按照干部人事檔案管理的要求，對(duì)收集的材料要及時(shí)登記備案，并在一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔，每?jī)赡暾硌b訂一次。很多單位干部人事檔案管理的目前是每年都有新材料增加，由于整理歸檔工序繁瑣復(fù)雜，檔案管理人員常年忙于材料的收集、整理、分拆、裝訂等大量簡(jiǎn)單、重復(fù)性的勞動(dòng)，檔案管理手段的陳舊落后，已無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

（二）制假造假有機(jī)可乘。干部人事檔案是評(píng)價(jià)和使用干部的基本憑證和重要依據(jù)。正是基于這一點(diǎn)，有些人為了升遷提職，不惜鋌而走險(xiǎn)，制作偽造假檔案信息欺瞞組織，謀取私利。特別是近年來(lái)，各地制假售假的情況大有泛濫成災(zāi)之勢(shì)，而且隨著科技發(fā)展，不法分子造假的范圍更加寬泛，假文憑、假學(xué)歷、假證書(shū)等無(wú)不涉獵其中，造假的手段和方法更加先進(jìn)，有些甚至能達(dá)到真假難辨的程度。這給我們的甄別工作帶來(lái)了新的難度和挑戰(zhàn)。

（三）信息內(nèi)容不夠全面。在傳統(tǒng)人事制度下形成的干部人事檔案，其信息內(nèi)容已不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)干部人事檔案價(jià)值的需求。一些綜合體現(xiàn)干部能力素質(zhì)并具有長(zhǎng)期查考價(jià)值的材料，不能及時(shí)補(bǔ)充更新，傳統(tǒng)的檔案材料收集范圍與新時(shí)期人事信息資料的形成已不相適應(yīng)。

（四）硬件建設(shè)存在差距。由于各種主、客觀因素及資金投入等問(wèn)題，各單位檔案室建設(shè)普遍沒(méi)有達(dá)到規(guī)范配套的標(biāo)準(zhǔn)和要求，有的管檔單位甚至還沒(méi)有專(zhuān)用的檔案庫(kù)室，更談不上構(gòu)建一套科學(xué)完整的電子檔案系統(tǒng)了。

二、干部人事檔案管理存在問(wèn)題的原因分析

（一）制度運(yùn)行不暢。一是不規(guī)范。據(jù)了解，現(xiàn)在還有許多單位沒(méi)有專(zhuān)用的人事檔案庫(kù)室，人事檔案隨處存放或混放，不能達(dá)到規(guī)范化管理的要求，導(dǎo)致管理不善。二是不嚴(yán)格。一些職能部門(mén)在借閱和轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的過(guò)程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞，導(dǎo)致擅自涂改、圈劃、抽取、銷(xiāo)毀或撤換檔案材料時(shí)有發(fā)生。三是不完善。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部信息形態(tài)、檔案的整理、保管和利用手段以及業(yè)務(wù)范圍也隨著發(fā)生了變化，舊的檔案管理制度已不適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展的要求，需要進(jìn)一步修訂完善。

（二）重視程度不夠。一是人員配備不夠。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，而且多數(shù)缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，再加上部分人員上崗后，不注重加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，工作上很難適應(yīng)崗位要求。二是經(jīng)費(fèi)投入不夠。由于主觀認(rèn)識(shí)存在偏差或受客觀條件限制，各單位對(duì)人事檔案工作，特別是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入普遍不足，直接導(dǎo)致人事檔案工作的軟、硬件建設(shè)發(fā)展滯后。

（三）服務(wù)理念不強(qiáng)。一是服務(wù)意識(shí)淡化。檔案工作者掌握著單位的所有人事信息資源，工作性質(zhì)特殊，難免滋生優(yōu)越感；思想上容易出現(xiàn)懈怠和厭煩情緒，服務(wù)意識(shí)自然是逐漸弱化。二是服務(wù)效能落后。干部人事檔案在基礎(chǔ)建設(shè)和管理上不能跟上信息化建設(shè)的要求，特別“四網(wǎng)四庫(kù)”還未能全面普及，服務(wù)水平和效率的提高仍受多方因素制約。

三、規(guī)范干部人事檔案管理的幾點(diǎn)思考

面對(duì)新時(shí)期工作的需要，如何做好干部人事檔案管理工作，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起：

（一）完善管理制度。一是要進(jìn)一步健全材料審核、接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報(bào)登記等管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正內(nèi)容失真的問(wèn)題，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。二是要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)組織人事部門(mén)內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。

（二）提高管理效能。應(yīng)把干部人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實(shí)可行計(jì)劃、采取切實(shí)有效的措施。首先，組織人事部門(mén)應(yīng)有一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓干部人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開(kāi)展，真正把干部人事檔案工作擺上重要位置。其次，要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，提出具體的工作目標(biāo)，做到有計(jì)劃、有部署、有督查、有落實(shí)。第三，要加大投入力度，改善設(shè)施，為檔案工作順利進(jìn)行，提供充足的經(jīng)費(fèi)支持。第四，要把信息管理理念融匯到實(shí)際工作，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的綜合分析研究和深度開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)轉(zhuǎn)變，把干部人事檔案管理部門(mén)建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫(kù)和參謀部。

（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。應(yīng)在單位局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提供最新的第一手資料，以增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性。在實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，要解決好管理和使用的問(wèn)題，通過(guò)身份認(rèn)證提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問(wèn)題。只有在管理理念、管理過(guò)程和管理手段上不斷創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮干部人事檔案應(yīng)有的作用。

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