干部人事檔案管理現狀分析

霍娟

摘 要：很多單位干部人事檔案是人才信息的主要載體，干部人事檔案管理工作是單位發展的重要組成部分，也是單位的組織、人事部門對干部實現管理與考核的重要依據。因此，隨著單位的發展和人事管理體制改革的不斷深入，各單位應順應時代的需求，針對基本現狀，采取有效的改進措施，做好干部人事檔案管理工作，以更好地為大局服務。本文分析了當前干部人事檔案管理存在的現狀，分析其原因，可以根據新時期工作的需要，找到如何做好干部人事檔案管理工作的措施。

關鍵詞：干部 人事檔案管理 現狀

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，對人才資源開發起著重要作用。新形勢下，如何提高干部人事檔案管理水平，使之更趨科學、完善和規范，是擺在我們面前的一個重要課題。

一、當前干部人事檔案管理存在的問題

（一）管理手段相對滯后。按照干部人事檔案管理的要求，對收集的材料要及時登記備案，并在一個月內進行歸檔，每兩年整理裝訂一次。很多單位干部人事檔案管理的目前是每年都有新材料增加，由于整理歸檔工序繁瑣復雜，檔案管理人員常年忙于材料的收集、整理、分拆、裝訂等大量簡單、重復性的勞動，檔案管理手段的陳舊落后，已無法適應信息時代對檔案現代化管理的要求。

（二）制假造假有機可乘。干部人事檔案是評價和使用干部的基本憑證和重要依據。正是基于這一點，有些人為了升遷提職，不惜鋌而走險，制作偽造假檔案信息欺瞞組織，謀取私利。特別是近年來，各地制假售假的情況大有泛濫成災之勢，而且隨著科技發展，不法分子造假的范圍更加寬泛，假文憑、假學歷、假證書等無不涉獵其中，造假的手段和方法更加先進，有些甚至能達到真假難辨的程度。這給我們的甄別工作帶來了新的難度和挑戰。

（三）信息內容不夠全面。在傳統人事制度下形成的干部人事檔案，其信息內容已不能滿足現代社會對干部人事檔案價值的需求。一些綜合體現干部能力素質并具有長期查考價值的材料，不能及時補充更新，傳統的檔案材料收集范圍與新時期人事信息資料的形成已不相適應。

（四）硬件建設存在差距。由于各種主、客觀因素及資金投入等問題，各單位檔案室建設普遍沒有達到規范配套的標準和要求，有的管檔單位甚至還沒有專用的檔案庫室，更談不上構建一套科學完整的電子檔案系統了。

二、干部人事檔案管理存在問題的原因分析

（一）制度運行不暢。一是不規范。據了解，現在還有許多單位沒有專用的人事檔案庫室，人事檔案隨處存放或混放，不能達到規范化管理的要求，導致管理不善。二是不嚴格。一些職能部門在借閱和轉遞干部人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞，導致擅自涂改、圈劃、抽取、銷毀或撤換檔案材料時有發生。三是不完善。隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部信息形態、檔案的整理、保管和利用手段以及業務范圍也隨著發生了變化，舊的檔案管理制度已不適應新的社會發展的要求，需要進一步修訂完善。

（二）重視程度不夠。一是人員配備不夠。據調查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，業務素質參差不齊，而且多數缺乏檔案管理的專業知識，再加上部分人員上崗后，不注重加強業務學習和培訓，工作上很難適應崗位要求。二是經費投入不夠。由于主觀認識存在偏差或受客觀條件限制，各單位對人事檔案工作，特別是基礎設施建設的投入普遍不足，直接導致人事檔案工作的軟、硬件建設發展滯后。

（三）服務理念不強。一是服務意識淡化。檔案工作者掌握著單位的所有人事信息資源，工作性質特殊，難免滋生優越感；思想上容易出現懈怠和厭煩情緒，服務意識自然是逐漸弱化。二是服務效能落后。干部人事檔案在基礎建設和管理上不能跟上信息化建設的要求，特別“四網四庫”還未能全面普及，服務水平和效率的提高仍受多方因素制約。

三、規范干部人事檔案管理的幾點思考

面對新時期工作的需要，如何做好干部人事檔案管理工作，筆者認為，應從以下幾個方面抓起：

（一）完善管理制度。一是要進一步健全材料審核、接轉、檔案質量通報登記等管理制度，及時發現和糾正內容失真的問題，確保檔案內容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。二是要建立和完善干部檔案材料收集工作的協調機制，加強組織人事部門內部各工作機構在干部檔案材料形成、收集上的溝通協調。

（二）提高管理效能。應把干部人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實可行計劃、采取切實有效的措施。首先，組織人事部門應有一名分管領導主抓干部人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開展，真正把干部人事檔案工作擺上重要位置。其次，要結合本單位的實際情況，提出具體的工作目標，做到有計劃、有部署、有督查、有落實。第三，要加大投入力度，改善設施，為檔案工作順利進行，提供充足的經費支持。第四，要把信息管理理念融匯到實際工作，加強對檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現干部人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變，把干部人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。

（三）建立信息網絡化管理系統。應在單位局域網內建立檔案信息網絡化管理系統，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，以增強檔案信息的時效性。在實現干部人事檔案信息網絡化的同時，要解決好管理和使用的問題，通過身份認證提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問題。只有在管理理念、管理過程和管理手段上不斷創新，才能充分發揮干部人事檔案應有的作用。

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