試論高校檔案館信息化建設

摘要：高校檔案工作是學校工作的一部分，是高校發展的依據，與校工作人員和學生關系密切。然而高校檔案管理工作由于部分原因，存在諸多問題，不能跟進時代發展的需要，存在一系列問題需要改進。

關鍵詞：高校；檔案管理；必要性；問題；策略

高校檔案包括高校從招生、教學、科研、管理等直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。高校檔案工作是一項基礎性工作，是學校管理不可缺少的環節，它歷史地記錄著學校的過去和現在的每一項工作、活動的過程，記錄著失敗與成功的經驗和教訓，是衡量教育質量和管理水平的重要尺度。高校檔案工作是高校教育事業的重要組成部分，隨著信息技術的迅猛發展及廣泛應用，各高校檔案管理也相繼投入到信息化建設之中，然而受種種條件的制約，使得高校檔案管理工作無法及時地滿足用戶要求，無法真正實現資源共享，無法為廣大師生提供應有的需求，下面，筆者就信息化時代高校檔案館建設存在的問題提出幾點意見。

一、高校檔案信息化建設的必要性

高校檔案館同其它檔案機構一樣，都是對檔案信息資源進行管理、開發和利用，目的都是實現檔案資源共享，提高資源利用率。這就使得信息化時代，高校檔案館也必須跟上時代步伐，走上信息化道路，全面運用網絡技術等現代化手段，完善高校檔案管理工作。

（一）提高高校檔案管理工作的效率。

隨著信息量的增加，傳統的高校檔案工作的操作方式和服務手段已跟不上時代發展的步伐，不能適應檔案管理發展的需要。傳統高校檔案管理對檔案收集、處理、保存耗費了大量時間，檔案保存標準化程度低下，方式落后，檢索效率低下，并且受制于時間、地點等因素，使得檔案信息不能滿足高校教職人員、學生及社會對快速、精確、有效的信息的需求。因而需要通過檔案信息化，改善高效檔案管理軟硬件環境，從而提高信息管理的效率。

（二）高校檔案是高校工作評估的依據

高校檔案可以有效反映學校的教學秩序、管理質量、教學質量。為高校維護學校的合法權益、改進管理方式、探索新的教育教學方法提供了依據，有利于發掘優秀學生、宣傳好人好事等。高校檔案中保存了高校學生檔案，師資檔案，學校重要會議記錄，教研成果等一系列具有保存價值的歷史記錄，反映了學校的教學水平，記錄了教師們的辛勤勞動，有利于學校總結教育教學經驗，提高教育教學水平。也是加快教師隊伍建設、完善學校評估等不可缺少的，有關人事、工資、獎懲、職稱等也都嚴重依賴于檔案管理工作。因而高校必須高度重視檔案工作的信息化建設，才能更好的促進教學，輔助學校工作的開展。

（三）有利于高校發展

完整的檔案資料記錄著學校歷史發展的足跡，各個時期，各個方面的教學現狀及取得的成績和榮譽還有所存在的不足都清清楚楚記錄于檔案當中，可以很好的指導教學的發展，學校努力的方向，改善不足，讓高校發展與社會接軌，與高新技術接軌，從而促進高校的發展。

（四）有利于與社會共享科研資源

高校檔案管理信息化以后有利于改變以往手工檔案管理所存在的檔案收集不全面，上下級檔案傳遞太久且不方便，各部門條塊分割，各自為政等局面。高校檔案信息化上網，使得檔案在高校內部公開，全校各師生可以通過電腦終端隨時隨地享受檔案信息資源，同時有利于各高校之間互相利用有利資源，共享科研成果，有利高校與政府機構之間信息共享，政府及時了解高校動態，高校也及時收到政府公告。利用網絡發展和現代通訊技術的成就，使社會各界通過上網查詢，能及時、有效地獲得所需要的檔案信息，從而實現最大范圍的檔案信息資源共享。

二、高校檔案館信息化建設存在的主要問題

（一）思想不夠重視

雖然高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，但是卻沒有得到各級領導的高度重視，認為收集、整理、保管好檔案就算把工作做好了。然而檔案保管不是最終目的，檔案只有得到充分利用，才能更好地為校內外乃至社會服務，才能體現其重要性。各級領導的態度是與下層工作人員直接掛鉤的，檔案工作人員很多不是檔案專業人員，其專業知識和素質有待加強，加上思想上認識不夠，對檔案工作不夠細心，研究不夠深刻，使得高校檔案事業跟不上時代的發展。因此高校檔案管理者必須從主觀上轉變理念，采用科學的方法，充分利用現代化信息技術，與時俱進，加大力度改變檔案管理現狀，把以保管為目的轉變為向廣大需用者提供服務。

（二）資金投入力度不夠

有些學校過分強調科研建設，科研經費比重大，不重視檔案工作，對于檔案事業的經費投入不足。高校檔案事業中資金投入有限，影響了教育教學中設備的購置，阻礙了與現代信息技術環境相適應的，網絡技術的運用，使得高校檔案管理工作的信息化建設一直沒有實質的進展。然而，網絡化的優越性和作用是巨大的，其產生的效益和影響更是不可以用金錢來簡單衡量的。因此，因資金投入不足而造成檔案管理事業的滯后是需要引起重視的。

（三）歸檔格式不符合現代發展的需要

高校檔案絕大多數來源于高校各學院及管理部門，然而目前各部門檔案觀念不夠強，檔案建立不夠規范，上交檔案不夠齊全，檔案工作人員對于收集的檔案也只做了基本的接收、分類、保存，使得高校檔案很不健全。信息化社會的今天，高校檔案管理沒有一套適用于信息化發展的收集、整理、保存、借閱制度，對收集的檔案隨心所欲，缺乏系統性，影響高校檔案業的發展。

（四）管理手段落后

目前很多高校沿襲了以往舊的檔案管理方法，信息社會日益增強的今天，也沒有完全利用起信息技術，工作人員做了基本的檔案數據電子化，建立了檔案信息數據庫，但多僅限于簡單的數據統計，還沒有實現較高水平的數字化管理，沒有使用全新的保存分類與查閱技術，難以開展整體信息資料的開發與利用。這樣沒有一個健全的檔案管理辦法，既影響了檔案工作的效率，也影響了人們的利用率，滯后了高校檔案業的發展。

（五）服務方式落后

目前很多高校對檔案事業宣傳不夠，服務方式還是最基本的上門查閱，查閱群體是那些有需要的研究工作人員與學生，服務范圍還很狹小，很多人還沒有享受到檔案的價值，有些人對于檔案有需求，然而因為時間、地點等原因，查閱起來很不方便，高校檔案工作需要大力改進服務方式，由以往的索取式服務變為開放的推薦式服務，使得整個檔案事業公共化，使檔案價值得以開發，發揮它的真正價值。

三、加強高校檔案管理的策略

要適應現代社會的發展需要，更方便快捷的為廣大人民服務，高校檔案必須高度重視信息化建設，對高校檔案管理進行徹底改革。

第一，高校管理人員要轉變其觀念，把高校檔案事業同科研一樣歸入高校建設中來，積極動員高校工作者及檔案人員，轉變觀念，努力學習檔案知識和信息化時代檔案管理方法，運用科學的方法管理檔案。

第二，高校要加大檔案管理事業的資金投入，運用先進的科學技術，使高校檔案事業進入信息化檔案時代。檔案信息化建設，技術設備是基礎，必須投入資金購買所需設備，投入資金進行檔案管理的研發工作。完善的檔案機制所創造的價值是前期建設的資金投入所不可比擬的。

第三，科學制定各項標準，使檔案工作有步驟的進行。科學分類，同步歸檔。科學分類有利于有效組織高校檔案，使檔案完整有序，查閱起來方便簡潔。同步歸檔則能保證檔案的完整流暢，也能更好的督促各部門重視檔案，完整有序的定期整理。檔案工作技術現代化的中心是計算機技術的應用，然而計算機的運用建立在檔案業務標準化的基礎之上，標準化的檔案工作能夠節省檔案工作者更多的時間與精力，也更能方便查閱者快速、有效的獲取有效信息，因而標準化建設是檔案工作信息化所必不可少的。

第四，改變服務方式，拓寬服務領域。改變以往的重保存，輕利用的格局，將檔案延伸到知識經濟中來，延伸到生活工作的方方面面。高校檔案不僅為高校教職公和學生提供信息資源，同樣為黨政機關及其它機關提供有價值的信息，因而要加強宣傳，改變服務的方式，使高校檔案信息能與社會各部門資源共享，使高校檔案走出去，才能迎進來更多的有利于學校的機會，使得高校檔案事業呈良性循環，良性發展。

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作者簡介：周雅楓（1988.09-），女，湖南常德人，土家族，碩士研究生，就職于湖南工藝美術職業學院。研究方向：圖情檔。