房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的對策

梁宏

摘 要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與城市化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)也趨于飽和，成為市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案實(shí)際就是該企業(yè)的相關(guān)活動的真實(shí)記錄，在發(fā)展中，需要對檔案進(jìn)行分析與核實(shí)，從而確保其發(fā)展方向的正確性。然而，目前很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，只是單純的將其作為資料保存在某個地方或者某個系統(tǒng)，而且多數(shù)檔案保存都基本等于封存。也就是，在日后的發(fā)展中，很少有企業(yè)再將檔案提出，并且就其中的一些問題進(jìn)行研究。這就使得很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在發(fā)展中會犯同樣的錯誤，影響企業(yè)的進(jìn)步。本文針對房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的特點(diǎn)與作用進(jìn)行敘述，從而提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對檔案管理的重視度。并且，分析當(dāng)前檔案管理中存在的問題，提出針對性的解決方案。希望能夠?yàn)槲覈康禺a(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理提供一定的幫助，實(shí)現(xiàn)檔案利用的合理化與科學(xué)性，為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的長期發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)開發(fā)；企業(yè)檔案管理；對策

房地產(chǎn)開發(fā)產(chǎn)業(yè)隨著我國城市化進(jìn)程以及經(jīng)濟(jì)水平的提高逐漸繁榮，近兩年已經(jīng)成為國內(nèi)的主要產(chǎn)業(yè)之一，對應(yīng)的企業(yè)數(shù)量也不斷增多。這就使得很多企業(yè)之間的競爭相對激烈化，各個企業(yè)為了保證自身的發(fā)展優(yōu)勢，必須要不斷針對其以往的經(jīng)營活動進(jìn)行總結(jié)與創(chuàng)新，從而使得其制定的發(fā)展策略與經(jīng)營活動符合長期的需求。作者以全國守合同重信用企業(yè)——上海三湘（集團(tuán)）有限公司為例，上海三湘（集團(tuán)）有限公司連續(xù)七屆榮獲上海市房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)50強(qiáng)企業(yè)，也就是說，其發(fā)展力較強(qiáng)，發(fā)展?fàn)顩r較好。但是，如果沒有對其以往的規(guī)劃與制度進(jìn)行反省與創(chuàng)新，那么其日后的發(fā)展也相對受限。因此，該企業(yè)為了更好地實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展，將其以往的檔案加以整合，并且提出對應(yīng)的發(fā)展策略，取得了較好的成績。但是，在其目前的檔案管理過程中，還存在一定的問題，必須要通過對檔案管理的分析，明確其當(dāng)前存在的問題，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其檔案管理的有效性，為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的長期發(fā)展提供幫助。

1 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案其與一般企業(yè)檔案具有共性，但是，由于主體的特殊化，其也具有一定的個性，主要表現(xiàn)如下：

1.1 動態(tài)性

一個房屋從建造到拆除，其時間跨度很大，長的數(shù)百上千年，短的也有數(shù)十年。在這個過程中，難免會存在所有權(quán)、使用權(quán)等變更，從而使得其一些義務(wù)也會有所變化。因此，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案相對于一般檔案而言，其具有動態(tài)性，其必須要與對應(yīng)的房屋變更狀況相符合。

1.2 內(nèi)容多

就目前來說，房地產(chǎn)檔案多來源于房屋的建設(shè)、開發(fā)、管理、使用等方面，其各個環(huán)節(jié)都需要對應(yīng)的文件來作為支撐，在完成后，為了更好地實(shí)現(xiàn)其管理，就會將其歸檔。也就形成了檔案。

1.3 類型多

在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中，其很多文件都需要經(jīng)過不同的主體來進(jìn)行簽收或者簽發(fā)，這就使得其文件的類型相對豐富。

1.4 專業(yè)性

在房屋建筑的過程中，其涉及方面十分廣泛，不同的內(nèi)容其對工作人員的專業(yè)需求不同。例如：房屋建筑許可、設(shè)計圖紙、預(yù)算項(xiàng)目編制等，不同的內(nèi)容其涉及到的專業(yè)不同。在這種狀況下，其檔案的專業(yè)性也相對較強(qiáng)。

1.5 檔案利用率較高

在房地產(chǎn)企業(yè)的計劃制定與措施落實(shí)等多個方面，都需要以檔案來進(jìn)行參考。然而，傳統(tǒng)的檔案基本上當(dāng)做記錄，其不會過多的運(yùn)用。檔案利用率高是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的特有屬性。

1.6 人員廣泛

在該檔案中其涉及主體多，自然人員相對廣泛。

2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的作用

就目前來說，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案具有多重作用，其主要是由檔案本身屬性所決定。大致來說，其可以概括為如下幾個方面。

2.1 憑證作用

所謂憑證也就是證據(jù)，在房地產(chǎn)企業(yè)的運(yùn)行中，其存在著多種合同或者文件，這些對于其長期發(fā)展與存在，都具有十分重要的作用。而在檔案的組成里，其就包含了這部分的內(nèi)容，也就是說，這部分文件具有客觀的證據(jù)作用與法律效力。如果在房地產(chǎn)企業(yè)日后的運(yùn)行中，存在某些糾紛，這些檔案就可以成為有利的證據(jù)。尤其是，在部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的運(yùn)行中，其與業(yè)主的糾紛可能性相對較大。再加上，很多業(yè)主其本身缺乏對應(yīng)的證據(jù)基礎(chǔ)，單純的說辭又難以使之信服，這些檔案的證據(jù)作用，就能夠很好地解決問題，使得企業(yè)形象得到保障。

2.2 參考作用

檔案不是單純的信息收存，而是發(fā)展記錄。其中包含了企業(yè)發(fā)展中的一些規(guī)章制度與發(fā)展方案。而在我國當(dāng)前的房地產(chǎn)經(jīng)營中，其為了實(shí)現(xiàn)自身的競爭力提高，在經(jīng)營策略與發(fā)展計劃的制定上，都必須要具有一定的創(chuàng)新性。如果沒有對應(yīng)的檔案作為支撐，其計劃的制定純粹以當(dāng)前形勢或者以企業(yè)狀況來進(jìn)行，那么很有可能導(dǎo)致房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)所制定的計劃重復(fù)。也就是此策略與以往的某些策略相似性過高。在市場環(huán)境下，其自然也就不再具備某種優(yōu)勢，從而導(dǎo)致其發(fā)展受限?；蛘?，在某個問題上已經(jīng)得到教訓(xùn)，但是因?yàn)闄n案的缺失，使得房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)沒有重視這一問題，這就很容易導(dǎo)致問題的重復(fù)化。問題的重復(fù)發(fā)生，輕者影響企業(yè)效益，重者導(dǎo)致企業(yè)的穩(wěn)定性存在問題。而檔案能夠有效地規(guī)避這一問題，從而使得其以往已經(jīng)解決的事情不再出現(xiàn)或者企業(yè)對這類問題的防御能力較強(qiáng)。

2.3 文化作用

一個企業(yè)的形成與發(fā)展到最后都會逐漸演變成企業(yè)文化。上海三湘（集團(tuán)）有限公司目前已經(jīng)是地產(chǎn)+文化雙引擎驅(qū)動的房地產(chǎn)企業(yè)，而在當(dāng)前社會不斷注重精神層面的建設(shè)時，企業(yè)發(fā)展也不應(yīng)該單純的注重其效益的獲取，而應(yīng)該相對注重企業(yè)文化建設(shè)。就目前來說，企業(yè)文化將會直接影響員工的工作積極性、歸屬感、創(chuàng)新性等多個方面，因此，必須要加以重視。然而，企業(yè)文化不是單純的橫幅標(biāo)識，其需要通過長期的積累形成。從某個角度上來說，一個企業(yè)的文化必須要透過其各項(xiàng)制度、發(fā)展方向等來體現(xiàn)。而檔案中包含的內(nèi)容眾多，無論是企業(yè)制度還是文件規(guī)章，都是企業(yè)文化的一個體現(xiàn)。故而，可以看出房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案實(shí)際上也具有較強(qiáng)的文化作用，是企業(yè)文化內(nèi)涵的實(shí)體化。

3 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

由于人們對檔案的認(rèn)知，使得很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都沒有正確地認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而使得其管理過程中，存在一定的缺失。

3.1 檔案的封存

很多企業(yè)將房地產(chǎn)開發(fā)檔案與一般的檔案資料等同，在其檔案管理中，只是單純的收集并且儲存。部分企業(yè)在不斷的管理變更時，甚至還會將這部分檔案直接封存起來，缺乏對檔案的分析與利。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

在對檔案的認(rèn)知存在缺失的背景下，其自然不會對檔案管理投入過多，很多企業(yè)都是單純的以文員來對檔案進(jìn)行整理。而且，多數(shù)文員都缺乏對應(yīng)的檔案分析能力，其最多將檔案加以分類和歸檔。在管理中，也沒有意識到檔案需要更新，從而使得很多檔案的滯后性較強(qiáng)。

3.3 檔案管理技術(shù)缺失

一提到檔案，多數(shù)人員都將其等同于文件資料，在管理時，也不需要過于注重技術(shù)，只是單純的整理與收集。然而，在現(xiàn)代社會發(fā)展的背景下，這樣的檔案管理行為，十分落后，其不僅擴(kuò)大了檔案管理的工作量，還降低了服務(wù)力。

3.4 檔案管理與其他經(jīng)營環(huán)節(jié)的斷開

檔案管理既可以當(dāng)做是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)運(yùn)行的起點(diǎn)，也可以當(dāng)做是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)運(yùn)行的終點(diǎn)。因此，在其經(jīng)營過程中，必須要與檔案管理保持一定的聯(lián)系性，然而當(dāng)前對于檔案管理性質(zhì)與重要性認(rèn)知的缺失，直接導(dǎo)致其與其他環(huán)節(jié)的斷開。

4 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的具體策略

4.1 保持檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系

在檔案管理的特點(diǎn)解析中，作者已經(jīng)指出房地產(chǎn)檔案管理具有動態(tài)性。因此，在整個管理過程中，必須要保證其信息的更新。就目前存在的缺失，作者認(rèn)為，需要加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系，從而使得其在經(jīng)營策略的制定與實(shí)施，都可以以檔案作為基礎(chǔ)，并且實(shí)時錄入，以為其資料的完備提供進(jìn)一步保障。

4.2 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在檔案管理人員的選擇上，不能單純以其文件整理能力作為判斷。一個合格的檔案管理人員，還必須要具有對應(yīng)的信息收集與更新能力、信息提取能力、信息辨別能力等，從而使得檔案管理人員能夠結(jié)合檔案來對其企業(yè)發(fā)展中存在的一些問題加以總結(jié)。并且作用于決策環(huán)節(jié)。故而，檔案管理人員也需要經(jīng)過對應(yīng)的培養(yǎng)，使之具有較高的素質(zhì)。

4.3 創(chuàng)新檔案管理手段

在現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，其各個環(huán)節(jié)都必須要引入現(xiàn)代化技術(shù)。檔案管理其本身具有一定的復(fù)雜性，工作量龐大，且在企業(yè)的各個環(huán)節(jié)中，都可能會加以運(yùn)用。如果以檔案管理室的方式存在，其信息的服務(wù)力會相對減弱。而創(chuàng)新檔案管理手段，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，例如，創(chuàng)建企業(yè)檔案系統(tǒng)，將各個階段的檔案以分類的方式加以錄入。如果部門存在需要，可以直接通過系統(tǒng)來獲取，這樣就能夠有效地降低檔案管理的工作量，提高其利用率。

4.4 擴(kuò)大檔案的內(nèi)容

目前，很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)還沒有將所有的信息納入檔案之中，從而使得檔案的全面性有所限制，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，初步制定一個全面詳細(xì)的歸檔明細(xì)范本也是一個可行的方法。在實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化時，必須要針對這個問題加以解決。企業(yè)可以創(chuàng)設(shè)對應(yīng)的檔案管理部門，將其作為整個企業(yè)信息收集的場所，并且賦予其足夠的權(quán)利，來對一些相對細(xì)微且沒有納入之中的內(nèi)容加以收集和深化，以保證信息的完備性，使得企業(yè)在經(jīng)營中，參考資料更為全面，企業(yè)文化更加豐富。

5 結(jié)束語

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案對于其長期發(fā)展具有十分深刻的作用，如果單純將其作為檔案儲存，那么其中蘊(yùn)含的價值也就無法得到實(shí)現(xiàn)，同時，很多企業(yè)在實(shí)際管理上也會存在缺失。就目前來說，多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都沒有對其檔案管理進(jìn)行重視。反而沿用傳統(tǒng)的管理方案，單純的對其進(jìn)行收集與儲存，在檔案中蘊(yùn)含的一些信息也沒有及時的反饋到管理層，這就使得其制定的發(fā)展策略缺少對應(yīng)的參考咨詢或者在某些糾紛的處理上，使得企業(yè)立于不利之地。面對該種狀況，上海三湘（集團(tuán)）有限公司作為一個大型的上市房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，明確地認(rèn)識到了檔案管理的重要性，從而對其檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了優(yōu)化策略，加強(qiáng)管理手段，使得其檔案的作用得以發(fā)揮，解決通病，為其奠更牢固的基礎(chǔ)，為其長期發(fā)展提供了保障。

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