中職學校學生檔案管理工作存在的問題及對策分析

宋燕華

摘 要：學生檔案記錄了學生在學習期間的學習經(jīng)歷，主要包括入學時間，入學成績，擔任職務，學籍變更以及相關社會時間精力等等，所以學習檔案對學生非常重要。本文主要針對中職學校學生的檔案管理工作存在的問題進行研究，并且根據(jù)存在的問題提出相關解決方案和對策，以提高檔案管理的工作效率和水平。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；解決方案

檔案管理記錄學生的入學到在校期間參與社會實踐的經(jīng)歷，在學生日后的求職工作中，檔案都具有非常重要的作用。同樣的，學生檔案在用人單位雇傭面試者來說也是一個非常重要的參考。隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，中職學校更好的管理學生檔案，更加有效的為用人單位和學生更好的服務。所以應該更好的認識解析中職學校在學生檔案管理中的問題，能夠提出更加有效的解決方案。

1 中等職業(yè)學校檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理機制的不健全

檔案管理相對于科研工作，就會顯得較為繁瑣冗長了一些，就不會具有很大的吸引力，也不會引起很大的注意力。對于檔案管理的工作，普遍認為是收集資料，整理和管理資料的勞作型工作，不需要技術(shù)含量的工作。這種錯誤的意識就導致了在中職學校的建設管理中，對檔案管理的重視程度不夠，缺乏有效的管理措施，造成檔案管理機制的不健全，體制不完善等問題。

1.2 查閱借閱檔案服務功能的不健全

檔案屬于學生最為原始的記錄材料，在很多學習和工作過程中，都要對檔案進行查閱和借閱。學生的檔案由學校的管理部門進行統(tǒng)一管理，這就造成檔案管理的隨意性和不嚴謹?shù)奶攸c，會導致檔案在記錄時會出現(xiàn)很多差錯，例如在因為各地統(tǒng)計的不規(guī)范，紙張的不同意，日期的不準確等原因，這些錯誤漏洞在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)。當相關人員進行查閱和借閱檔案時，由于統(tǒng)計的失誤或者資料的不完整，就會使造成很多問題，不能更好的為學生和學校更好的服務。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)殘次不齊

對于檔案的管理，管理人員有著至關重要的作用。但是應為學校在雇傭管理人員時，并沒有過度關注管理人員的素質(zhì)，具有專業(yè)管理技能的工作人員很少，這就導致了管理人員素質(zhì)殘次不齊，部分檔案管理人員是由教師或者行政管理人員在任職中途轉(zhuǎn)職為檔案管理人員，這種情況就導致有些管理人員對檔案管理工作的理論知識，管理技巧等都掌握不熟練，工作時不認真負責，態(tài)度不端正，檔案管理意識不強，由于受到相關制度的約束，造成檔案的收集、歸檔和保管工作出現(xiàn)錯誤，有時甚至會產(chǎn)生檔案丟失的這種情況。

1.4 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、交接工作不完善

在中職學生畢業(yè)以后，學生的檔案通常有以下幾種結(jié)果：跟隨繼續(xù)升學深造的學生進入新的學校被管理，對于未就業(yè)的學生檔案將進入生源地人才交流中心被統(tǒng)一管理，而對于已經(jīng)就業(yè)的學生，其學生檔案將被學生入職公司或部門統(tǒng)一管理。但是在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中因為檔案工作人員的不認真、不負責，將投遞地址填錯，或者接收人員的失誤等等都將造成檔案的丟失。

2 加強中職學校學生檔案管理對策

2.1 樹立正確的管理理念

檔案管理人員應該充分認識到學生檔案的重要性以及檔案管理的重要意義。通過宣傳教育，加強師生對檔案管理工作的認識，使學校和師生重視檔案管理的工作，讓師生認識到，學生檔案管理是關乎中職學生畢業(yè)就業(yè)的重要環(huán)節(jié)。師生應該尊重檔案管理人員。同樣，檔案的管理應該由專業(yè)人士提出正確的管理理念，有學校對管理人員進行統(tǒng)一培訓，樹立正確的檔案管理理念。強化管理意識，加強管理機制，做到在思想上，人員上的落實，真正做到在思想和理念上的改革。

2.2 規(guī)范檔案管理制度

檔案管理工作進行規(guī)范，主要體現(xiàn)在一下幾個方面。首先，應該建立完善的檔案管理制度。定期對檔案的數(shù)目，位置進行統(tǒng)計，檢查，及時查找丟失檔案。規(guī)范檔案材料，是檔案內(nèi)容統(tǒng)一，避免學習經(jīng)歷不同而檔案的內(nèi)容差異性較大，沒有可比性等現(xiàn)象。在檔案的記錄紙張，墨水顏色等都應該進行規(guī)范統(tǒng)一。只有在一個統(tǒng)一規(guī)范的管理制度下才能對學生檔案更加有效的管理。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著科學技術(shù)信息化的發(fā)展，要求檔案管理人員具有更高的整體素質(zhì)。首先，學校在錄用管理人員時，應優(yōu)先錄用具有專業(yè)背景和專業(yè)技能的人才。在對已經(jīng)錄用的工作人員，要加強素質(zhì)教育，首先要對其進行大量的培訓，改變傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，學習更加先進的管理方式。另一方面，結(jié)合網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，提高工作人員對網(wǎng)絡管理技術(shù)的掌握，能過通過無線網(wǎng)絡對檔案進行高效系統(tǒng)的管理。管理隊伍上，應該設立一支素質(zhì)高，責任心重，有能力、有素質(zhì)的高效的檔案管理的核心隊伍。

2.4 嚴格管理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

對于畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞，應該實施跟蹤落實制度。一方面根據(jù)檔案的轉(zhuǎn)遞順序，嚴格跟進專遞進度。對于檔案為到達目的地的情況，要實行責任追查制，在各個關節(jié)嚴格審查，保證檔案安全完整到達目的地。對于存放在學校的檔案，要認真統(tǒng)計整理，在相關網(wǎng)站及時更新檔案所在地，便于學生和工作單位的查找，檔案進行嚴格密封，未經(jīng)允許，要避免有些畢業(yè)生對檔案進行涂改弄虛作假，涂改成績的現(xiàn)象發(fā)生。

3 小結(jié)

學生檔案作為學生的一個重要的記錄標志，對學生意義重大。檔案管理作為中職學校基礎工作的一部分，也具有很重要的作用。做好檔案管理工作，強化檔案管理意識，總結(jié)經(jīng)驗，不斷學習，建立更加規(guī)范、合理的檔案管理制度，提供更好的檔案管理質(zhì)量，為學生提供更好的服務。

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