淺論如何做好事業單位檔案管理保密工作

齊飛

摘 要：保密工作是檔案管理的一個重點項目，在新形勢下，面對科技信息的發展，只有做好檔案保密工作，才能確保各項資料的安全和完整，從而更好地維護國家和個人利益。本文從事業單位檔案管理保密工作面臨的問題入手， 闡述了做好事業單位檔案管理保密工作應采取的對策。

關鍵詞：事業單位；檔案；保密；經濟

1 引言

近年來，檔案在社會發展中的作用越來越重要，人們也對檔案管理工作有了新的認識。人們開始充分的利用檔案資源，同時也對檔案管理的保密工作提出了新的要求。檔案管理保密工作是檔案管理工作中的重要內容之一，尤其對事業單位來說，檔案管理的保密工作是十分重要的，有的機密檔案還與國家利益有直接關系。一般情況下，這些文件是按等級進行分類的，低等級的檔案資源可以供人們廣泛的閱讀和參考。但是，也有一部分檔案資源需要一定的權限才可以閱覽的。而最高級的檔案文件由于自身的獨特性，并不是隨便就可以借閱的，必須經過多層驗證之后才可以進行利用，一旦這些檔案發生泄露，或是被不法人員篡改、盜竊，那么就會給國家及事業單位帶來經濟損失。所以，要做好事業單位檔案管理保密工作。

2 事業單位檔案管理保密工作面臨的一些問題

1、對檔案保密工作的思想認識不高，保密觀念不強

目前，對外交流與合作日益頻繁，有的事業單位工作人員對檔案保密工作思想認識不高，缺少保密觀念，也失去了應有的警惕，主要表現為：有的檔案部門片面強調主動服務，將涉密范圍定得過窄；有的檔案部門不重視保密工作，認為現在是信息化時代，無密可保，要保也保不住；有的單位沒抓好保密教育工作，保密教育只是流于形式，不系統，同時保密意識沒有隨著形勢的變化而變化；有的檔案部門保密管理環節還很薄弱，有效的防范措施缺乏，保密管理工作作的不到位，存在著泄密隱患；有的事業單位保密制度松弛，執行不力，要求不嚴，有章不循；有些單位沒能及時做好計算機和網絡保密防范措施；有些單位的計算機和網絡保密防范措施沒有及時到位；有的單位領導干部和工作人員政治警覺性不高，思想麻痹。

2、落后的保密技術手段，無法應對當前新形勢的挑戰

目前，檔案保密技術面臨了更為嚴峻的挑戰。由于高技術的發展和在竊密方面的應用，使得竊密與反竊密斗爭更加尖銳復雜，高技術抗衡的特點日益顯現出來，尤其是通信和計算機網絡的泄密隱患更多。一方面，信息與網絡安全的防護能力很弱，許多檔案應用系統都處于不設防的狀態，具有極大的風險性和危險性；另一方面，我國網絡管理還比較滯后，存在制度不健全，責任不到位的問題，同時保密技術防范裝備的研制、開發和應用工作的進展遲緩，經費匱乏，措施薄弱，加上引進更先進的網絡技術、設備，導致我國信息網絡安全這個“瓶頸”更加突出，基于這種形勢我國科技信息安全面臨著更為嚴峻的局面。

3、保密工作人員的素質不高

要做好事業單位檔案保密工作，其關鍵因素還是人。各部門相關人員的保密知識培訓力度還不夠，保密工作的參與人員不知道要如何防止檔案信息被竊取。還有個別的事業單位甚至對核心檔案信息都沒進行保密，非工作人員也可以自由出入，毫無機密性可言。有的保密人員因素質差，為了一己之私，根本無視信息安全，甚至出賣集體利益，將檔案信息賣給別有用心的團伙或個人，造成嚴重的財產及聲譽損失。上述的這些問題都是真實存在的，必須要充分重視起來。

3 做好事業單位檔案管理保密工作應采取的對策

1、做好檔案的審查工作。審查是檔案管理工作的必經一步，也是重要環節，也體現了自己的責任義務。要判斷檔案管理工作開展是否良好，不僅是要靠日常工作中的比較，更為重要的是與以往的狀態進行比較，因此，做好檔案保密工作的第一步就是要認真審查檔案。可以將檔案分為絕密檔案和非絕密檔案，而絕密檔案是有一定時間限制的，所以要將檔案整理歸類，就必須要審查好檔案是屬于哪一類的，保存是否良好。管理絕密檔案是非常嚴格的，這將直接關系到事業單位甚至國家的前途命運，所以國家對于絕密檔案保密的制度是非常嚴格的。將兩類檔案分類存放好之后就要確定保密的時間，對于有一定期限的檔案來說，我們可根據不同的時間將檔案存放在不同的地方，在絕密期內就要按照絕密的標準保密，保密期過了之后就不需要浪費那么多的人力物力來從事這份檔案的保管，該檔案也就與一般檔案是一樣的。因此，做好第一步的審查是對檔案清晰分類的必要步驟，并且能提高保密工作效率，合理調動人力資源。

2、提高思想認識，確保事業單位檔案安全

檔案保密工作已經是一個老生常談的問題，同時也是一項長期任務。從當前形勢發展看，檔案安全不保就談不上檔案事業的發展。但是，檔案工作又有其特殊性，所以在安全上也有特殊要求。由于檔案具有不可再生性的特征，一旦出了檔案安全事故，必須按《檔案法》的要求，追究法律責任。因此，事業單位檔案工作人員尤其是相關領導，要確保檔案的安全，做到居安思危，防止發生任何泄密事件。

3、加強硬件軟件建設，實行規范化管理

加強檔案的規范化保密管理，使用檔案柜，從根本上改善了檔案保管條件，同時為檔案的管理、利用提供了良好的物質基礎。檔案管理人員要堅持做到以下幾點：一是推行各部門業務檔案資料由兼職檔案員預先組卷，綜合檔案在接收時嚴格把關，認真逐卷審查，對不完善的檔案待完善后再上交；二是認真落實八防措施，堅持測量并記錄庫房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進行安全檢查，發現問題及時處理；三是在正常管理的同時要對檔案進行合理的開發利用，編制各類案卷目錄等多種檢索工具，編制組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編等編研材料。嚴格按規章辦理借閱手續，填寫利用檔案登記簿，建立利用效果登記簿。

4、加強培訓學習，提高檔案工作人員隊伍的整體素質

新時期的事業單位檔案保密手段光靠“鎖好柜子”已無法適應工作需要。懂保密業務而不懂網絡技術，懂網絡技術又不懂保密業務，這是新形勢下事業單位檔案保密工作潛在的隱患。針對這個問題，就要求檔案工作人員不僅要懂得傳統保密工作知識，更要懂得計算機等高科技條件下的保密知識，不僅要懂得保護國家秘密的知識，還要懂得保護其他秘密的知識。目前，我國事業單位檔案工作人員的政治思想素質比較過硬，對傳統保密知識和方法了解得比較熟悉，掌握運用得較好，但對于新情況、新知識了解得相對較少。為此，要從兩方面著手：一是加強檔案工作人員自身的學習，尤其要認真學習《檔案法》和《保密法》，要學會繼承保密工作的傳統，更要掌握現代科技知識，了解新形勢，適應新變化；二是要加強對事業單位檔案人員的業務培訓，尤其要加強高新技術知識方面的培訓力度，要多創造條件，采取多種方式，提高檔案工作人員的知識水平，特別是計算機網絡安全保密知識水平，構建以基礎知識為根基，保密專業知識為主干，相關知識為補充的知識結構，使檔案工作人員能成為既懂技術又懂管理的復合型人才。

參考文獻

[1]周宏《論事業單位檔案管理保密工作的重要性》[J]，《教育》2016年04期。

[2]馬晶《試論檔案管理過程中的保密問題》[J]，《中國集體經濟》2015年10期。

[3]劉秀靜《強化檔案保密意識 做好檔案保密工作》[J]，《消費導刊》2014年20期。