淺談檔案信息化管理在事業單位中的重要性

張建平

【摘 要】檔案信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢。從人類發展的角度看，檔案信息是一種資源，這種資源必須要建立好、管理好、才能發揮其檔案信息的作用。在檔案管理信息化過程中還存在著檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業人員，檔案管理投入不足等問題。檔案部門需要進一步深化改革，推動科技進步，提高服務效率，新的時期必須做好檔案信息化建設。

【關鍵詞】檔案；信息化；重要性

一、增強檔案管理現代化意識

（一）更新觀念，增強檔案管理現代化意識。管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

（二）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大的提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。

（三）建立規范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。

（四）提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

二、檔案信息管理現狀及存在的問題

（一）檔案管理手段的落后。現在許多基層單位的檔案管理沒有單獨的計算機和專業的管理軟件。在手段上，也是采用古老的手工查找的方法，存儲的方式也一般都是卷柜的方式，不僅占地面積大，而且容易丟失，破損。

（二）檔案管理中的非專業人員居多。單位對檔案管理的重要性認識不足，致使檔案管理團隊中的非專業人員占比較大的比例，對檔案管理和存放的基礎知識也不夠了解，秉承老一輩的古老檔案管理方法。因此，不能對以后的管理工作有新的創新和突破。

三、提高檔案信息化管理的措施

（一）將紙質檔案信息轉化為數字化信息。打破原始的檔案管理方式，首先要實現檔案管理網絡化，依靠網絡，配備統一的管理設備，實現計算機在檔案部門的全面覆蓋。利用計算機，可以實現檔案自動編目、檢索，檔案全文存儲與檢索，檔案業務工作管理，計算機輔助立卷，檔案自動標引，文檔一體化管理等。隨著各單位檔案數量的增加，檔案部門一定會面臨沉重的備案壓力，這就需要使用大容量的檔案存載系統。這樣不僅可以減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作的效率。

（二）加強檔案信息化人才隊伍的建設。隨著檔案信息化建設的加快，對檔案信息化管理人員素質的要求也越來越高，檔案員不僅要掌握數據庫的管理技術，還要熟悉檔案室情況，及時跟蹤了解檔案業務最新領域及其發展情況，檔案業務部門在指導具體業務的同時也應對機關檔案室的機讀目錄格式作指導，以保證著錄格式的統一，為以后檔案機讀目錄移交進館作好準備。

四、事業單位的檔案管理實現信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能得高檔案實體的信息化，可以對檔案信息資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是，當前的事業單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“文檔一體化錄入系統”，也會因為系統功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發展。新形勢下，要求事業單位須改變這一傳統模式，進行信息化建設。

五、制定事業單位的檔案管理信息化的總體規劃

在檔案管理信息化的總體規劃制定之時，應服從服務于事業單位發展的戰略。在分析事業單位自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期規劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。另外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對事業單位信息服務的目標支持，強調系統的可擴展性和靈活性，給未來發展留下擴展空間。

隨著現代科學技術的發展，以信息化應用技術為主體的檔案現代技術管理已經在各層次檔案管理系統中廣泛地應用。但是從目前實際情況來看，檔案管理主管部門的各級檔案館室由于多種條件的制約，信息化建設的廣度和深度遠遠沒有系統的普通和廣泛。只有加強檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，更好地完善和發展檔案工作。