行政部門辦公自動化系統的構建及實現研究

摘要：文章首先簡要闡述了行政部門辦公自動化系統的建設目標，在此基礎上對行政部門辦公自動化系統的構建與實現進行論述。期望通過本文的研究能夠對行政部門辦公效率的提升有所幫助。

關鍵詞：行政部門；辦公自動化系統；構建

一、行政部門辦公自動化系統的建設目標

對于行政部門而言，建立辦公自動化系統的主要目的是提升相關業務的處理速度，并提高辦公效率，為辦公自動化目標的實現奠定基礎。大體上可將系統的建設目標歸納為以下幾個方面：對現有的工作模式進行改變，依托網絡進行辦公；對相關的數據庫資源加以充分利用，優化信息資源的性能；構建用戶數據庫，為管理提供依據；設計系統平臺，為用戶的操作使用提供方便；系統可以提供清晰、準確的信息分類及靈活的管理功能。

二、行政部門辦公自動化系統的構建與實現

（一）系統構建

1.架構設計。本文設計的辦公自動化系統，選用當前較為流行的B/S架構，借助J2EE進行開發，之所以選擇這種架構體系，主要是為了后期系統的升級和維護，同時該系統對操作人員的要求相對較低，基本不需要專業的培訓便可進行操作。由于系統采用的是J2EE進行程序開發，從而縮短了設計周期。整個系統分為兩個部分，即客戶端和服務器端，前者只需要安裝Web瀏覽器即可，后者可以將前者的數據請求發送給數據庫，并將處理結果回傳給用戶，由此可使不必要的傳輸大幅度減少。

2.模塊設計。本文所構建的系統主要是為行政部門服務，在對系統模塊進行設計時，應滿足行政部門的日常業務需要，據此，設計了以下幾個功能模塊：

①個人工作臺。該模塊具體包括如下內容：企業內部通訊錄、個人備忘錄、用戶信息檢索與查詢等，其主要作用是對企業內部信息進行查詢，為實現這一目標，該模塊需要具備較為強大的檢索功能，同時，還應當能夠與系統數據庫之間進行信息交互。

②公文管理。信息時代到來的今天，使得行政部門在進行辦公時，常常需要團隊協作處理相關的事務，工作流管理是提高協作效率的重要基礎，公文管理作為工作流管理的組成部分之一，它所涉及的內容較廣，行政辦公自動化的實現需要以此為前提，故此，該模塊可分為兩項活動內容，即公文擬定和處理，前者是由各部門領導及負責人進行擬定，后者則是由辦公室主任進行批示，再由職能部門承辦，給出合理可行的處理意見及具體的處理方法。

③日常事務管理。該模塊可提供如下服務：員工匯報工作并進行提交之后，會直接傳給上級部門領導，等待審批，如果通過，則會流轉至行政部門，該部門會按照考評規定，審核員工的工作匯總內容，通過的進行歸檔，未通過的返回給員工，重新填寫。

④信息發布。該模塊的主要功能是發布信息，它的權限只有少部分用戶可以使用，具體形式為新聞和通知，它是文件的下達，基本不需要用戶參與，發布的內容較為正式。

⑤系統管理。該模塊的使用者為系統的管理人員，首先系統需要對使用者的身份進行確定，并按照用戶信息對其權限進行確認，然后提供具體的操作內容，如部門主管人員及普通用戶均可進入系統，系統管理人員可直接進入到系統的管理界面當中，進行人員添加及數據庫更新等操作。

（二）系統的實現

1.登錄系統的實現。對行政辦公自動化系統進行使用的前提條件是系統登錄，具體的實現方法如下：根據員工的ID及預先設定好的密碼可在系統登錄界面進行登錄操作，當信息輸入完畢后，系統會自行判斷ID號和密碼的正確性以及有效性，經過檢查確認后，系統界面會自行跳轉至與使用者相關的頁面上，并完成登錄，如果輸入密碼不正確，則無法完成登錄，此時系統會提示信息有誤，請重新進行輸入。

2.模塊的實現。①個人工作臺。在上文中已經對該模塊的功能進行了簡要介紹，可通過如下方法對實現該模塊的相關的功能：錄入正確的檢索條件，對系統數據庫中的相關結果進行查詢，以此來獲取所需的信息。具體的操作方法如下：用戶按照已知的情況對相關的條件進行輸入，由此可對聯系人的電話、郵箱地址等基本信息進行查詢，該過程使用的主要功能為檢索，通過與數據庫的連接，與用戶錄入的信息進行比對，進而給出反饋結果。

②公文管理。在行政部門中，公文的管理是一個動態的過程，從開始到結束都需要人的參與，基于這一前提，需要在系統設計時，針對特定人群進行訪問權限的設定，并對數據訪問的并發控制進行具體處理。可依托公文管理的工作流程對該模塊的實現方法進行設計，按其功能設計了以下幾個類：公文信息基礎類；公文擬定類；公文管控類；公文收發控制類；流轉控制類以及歸檔控制類。

③日常事務管理。在行政部門中日常事務管理是一項較為重要的工作，在對系統的日常事務管理模塊進行實現的過程中，應考慮相關的業務流程。為便于分析，下面以事務管理中的工作匯報為例，對該模塊的實現思路進行闡述。工作匯報流程主要涉及行政部門與用戶，在相應的管理模塊中，普通用戶的權限為創建和查閱，當用戶創建好工作匯報后，必須進行確認保存，隨后再進行提交。除了工作匯報之外，會議管理也是日常事務管理的重點，針對這一環節，本系統設定了如下內容：新建、查詢、刪除等，基本可以滿足會議管理的需要。

④信息發布。由該模塊的功能可知，其主要是進行文件或信息的下達，由于整個過程中用戶基本不需要參與，加之發布的信息都比較正式，所以該模塊的實現也較為簡單，具體如下：用戶登錄系統并進入信息發布模塊，向員工發布指定的信息，員工可對發布的信息進行查詢，系統管理人員則擁有編輯和刪除發布信息的權限。

⑤系統管理。該模塊的實現過程如下：進入系統登錄界面，輸入管理員賬號，系統識別并確認身份后，便可進入到管理員界面。為防止用戶惡意登錄，會對驗證碼進行核對，確認匹配后才能正式進入主頁面。

結論：

總上所述，本文針對行政部門的工作流程開發了一款辦公自動化系統，并對該系統的構建與實現過程進行論述。目前，本文設計的系統已在某行政部門進行試應用，系統的運行較為穩定，未出現故障問題。該系統應用后，行政部門的辦公效率較之以往獲得顯著提升，由此可見，本文設計的系統具有一定的推廣使用價值。

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作者簡介：丁培軒（1985），男，漢族，陜西閻良人，本科，助理工程師，專業：網絡工程。