信息網絡環境下的檔案管理

王愛華

摘要：信息系統與網絡環境的快速發展推動了檔案管理的深刻變革。檔案信息化的發展無疑開拓了檔案服務的范圍和方法，同時也對檔案管理提出了更高的要求。做好信息網絡環境下的檔案管理工作是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是提高檔案信息服務水平的必由之路。本文從信息網絡環境下的檔案管理與傳統的檔案管理比較入手，對信息網絡環境下檔案工作的要求與策略，以及需要注意的問題進行了探討。

關鍵詞：信息化；網絡環境；檔案管理

信息網絡環境下的檔案管理是以信息網絡建設為基礎，以檔案信息資源管理為核心，以檔案信息共享為目標的動態發展過程。包括檔案信息的數字化；檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化、多樣化；檔案信息的網絡化等內容。

一、信息網絡環境下檔案管理與傳統檔案管理的不同

（一）管理內容多樣化

區別于傳統檔案管理模式，電子檔案信息資源多以數據庫、信息庫的形式出現，除了紙質檔案以外，檔案信息還有圖形、圖像、聲音、視頻等多種形式載體。

（二）檔案整理一體化

在網絡條件下，電子檔案從起草、修改、審核、發送幾乎完全在計算機網絡上進行，文件一旦形成，便可馬上儲存和歸檔，做到登記、立卷、著錄工作三位一體，由原來的檔案人員被動收集、手工開發、人工錄入信息，變為由檔案形成者直接參與檔案信息的管理，這將大大縮短檔案開發的周期，減少人員和管理環節，使檔案整理呈現一體化特點。

（三）檔案利用便捷化

網絡技術的發展和應用，大大加快了人們學習、工作和生活的節奏，時間成本成為人們必須考慮的重要因素。人們在追求檔案信息服務的過程中，對時效性提出了更高的要求。檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將信息收集到，并在服務器上歸檔。用戶可以通過網絡技術和檢索功能快速準確地找到所需內容，并可超越時間和地域限制，異地利用檔案，大大提高了檔案利用的效率。

（四）檔案服務多樣化

網絡技術突破了人們習以為常的人工檢索，向人們提供了全新的超文本、超媒體閱讀和自動化檢索方式，從抽象化的文字擴展為圖像、聲音、三維動畫等多種媒體，使用者平添檔案利用的方便和樂趣。

二、信息網絡環境下檔案服務的對策及建議

檔案信息服務要求以先進的服務手段、靈活的方式，高效地為利用者提供需要的相關檔案信息，實現檔案信息資源的共享，方便快捷地服務于社會公眾。信息網絡環境下的檔案管理有以下幾方面的對策及建議：

（一）提高檔案管理人員素質，加強培訓工作

檔案信息化建設，涉及許多技術手段和處理流程，從而對檔案管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。檔案管理工作要求運用多種學科知識，多專業配合、多部門協作、多環節配套。檔案工作者除需諳熟檔案業務的工作流程和基礎數據信息的整理外，還應具備規范操作計算機、網絡傳送、數據庫處理、多媒體應用、病毒防治等技能，使自己成為一專多能的復合型人才，以盡快適應檔案管理工作的變革，跟上信息化時代發展的步伐。

（二）制定完善的信息政策和信息法規

信息政策和法規是對信息系統運行機制進行調節的一整套政策體系和法律規范，是指導信息事業發展的原則和策略。首先，在制定信息政策時，是否體現了檔案信息化建設的模式、目標、任務、步驟和重點。其次，要建立完善的政策體系，包括信息技術、信息人才、信息投資在內的信息資源政策。再次，要加強檔案信息立法工作，不僅包括有關檔案信息資源建設組織與開發的法律規范，而且涉及傳輸中的檔案信息安全的相關法律，同樣也涉及用戶利用檔案信息資源所必須遵守的相關法律規范問題。

（三）完善軟、硬件環境，推動檔案信息化建設

高科技的服務必然要有高科技的硬件、軟件設施作為其堅強有力的后盾。建立一個規范的、全面的、完善的檔案信息化管理系統將是一個勢不可逆的發展發向。但檔案工作的現狀是投入經費少，基礎設施落后，新技術應用不普及，難以達到檔案管理自動化的要求。因此，檔案信息化將是一個長期的過程，必須在工作中逐步實現檔案管理設備和技術的現代化。檔案部門應積極創造有利條件，為檔案信息化提供必要的物質基礎和技術保證，推動檔案信息資源開發利用的自動化、網絡化建設。具體地說，除了要有必要的高性能硬件設備如計算機、掃描儀、刻錄機等外，還必須基于網絡技術和數據庫技術，大力開發檔案管理應用軟件。

（四）加強電子檔案安全管理，提高防范能力

電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊。由于電子檔案的形式和內容往往是相互分離的，使得電子文件信息隨時面臨著被修改、盜竊甚至銷毀的危險，這給保證電子檔案的原始性、真實性增加了困難。因此，在電子文件開發、存儲、利用的過程中，要采取有效措施，保證其信息安全和載體安全。

1.制度建設：以國家及行業的相關標準、規范來指導工作，建立健全使用計算機和互聯網的規章制度，這些制度應包括對檔案信息系統建設的安全要求，對檔案工作人員和檔案利用人員的要求等內容。如：用戶標識管理、信息介質管理、密鑰管理等，切實做到用制度規范行為，按職責實施管理。形成制度化、正規化的電子檔案安全管理秩序。

2.人員管理：加強對檔案工作人員的保密意識教育和安全業務培訓，使之充分認識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性，提高檔案工作人員的思想業務素質和職業道德修養。另外，還要對信息使用者的行為實行有效的監控，加強用戶口令管理，保證只有授權人員可以訪問計算機系統中的信息。以防未被授權者對信息的更改、破壞、惡意泄露和非法利用。

3.技術應用：定期進行軟硬件檢測，設置加密防護技術，做好殺毒軟件及防火墻的安裝并按時升級。保證檔案信息在網絡環境下安全有效地傳播。

總之，隨著信息化、網絡化的發展，檔案服務工作的內容和方式必須不斷地開拓、創新，這樣才能與時俱進，跟上時代的步伐。檔案工作者在信息網絡環境下任重而道遠，要不斷改進服務方式、提高信息化水平以滿足利用者對檔案信息的高層次的需求。

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