電子商務檔案管理的智能化趨勢探討

鄭姍+代昊

摘 要：在數字信息智能化時代背景下，科學技術取得了理想的發展成績，而人們日常生活也逐漸進入到智能化管理階段，一定程度上推動了電子商務的發展。在長期發展過程中，檔案數量逐漸增加，使得紙質檔案以及人工管理工作無法與社會發展趨勢相適應，因而檔案管理在電子商務基礎上向著更加智能的方向發展。基于此，文章將電子商務檔案管理作為研究內容，重點闡述了其管理工作的智能化發展趨勢，以期有所幫助。

關鍵詞：電子商務 檔案管理 智能化 趨勢 探討

在電子商務快速發展的過程中，檔案的重要性逐漸突顯出來，并且成為記錄信息的數字化載體，保存價值極大。與傳統檔案管理相比，電子商務檔案智能化管理具備更為突出的優勢。而在當今社會背景下，智能化檔案管理也逐漸成為檔案管理工作的重要發展方向。

一、電子商務檔案管理特點研究

1.虛擬性特征

檔案形成主要基于人類商務交流，在交流與溝通的過程中會形成重要信息，最終成為檔案。與傳統檔案管理相比，電子檔案最明顯的優勢就是虛擬特性。傳統檔案真實存在，但是電子商務檔案則需要在網絡中傳輸，網絡是其不可缺少的傳輸載體，而電子商務本身并不具備實際的特征[1]。其中，電子商務檔案管理的虛擬性特征具體表現在三個方面：第一，對網絡傳輸依賴性較大，能夠將部分信息保存在網絡當中。第二，檔案內容存在方式虛擬。檔案存在的形式是軟件，而軟件則是由代碼編寫形成，在網絡這一媒體中，通過軟件達到交流的目的，所以檔案內容也同樣是虛擬的。第三，電子商務中所形成的交易活動也具有虛擬特征。很多交易都需要以網上支付方式完成，并不需要使用真實現金交易，也無需正面交易，只要通過網絡銀行就能夠完成交易。

2.復雜性特征

電子商務檔案在存儲過程中，需要依賴計算機網絡。而在現實社會中，這一保存的方式無法直接看到，所以必然難以人工操作，而是憑借計算機才能夠查看記錄信息。與此同時，基于計算機技術的快速發展，電子商務的數量不斷增多，檔案本身的存儲介質也呈現出全新的變化，存儲的形式更加多樣，一定程度上增加了檔案存儲的復雜程度。

3.集成性特征

對于傳統紙質檔案管理工作中而言，檔案管理工作的單一性十分明顯，而現代電子商務檔案管理則不同，具有明顯的集成性特征[2]。在電子檔案保存過程中，并非只是對文字的存儲，同樣還可以融入聲音、數字與圖像等多種復雜化信息內容。而在信息內容被保存于相同文件當中的時候，要集成全部信息，進而滿足檔案保存的需求。

4.不安全性特征

眾所周知，電子商務檔案對于電子介質的依賴性較強，而且沒有實體存在。在不受安全軟件保護的情況下，其感染病毒與木馬攻擊的幾率不斷提高。基于此，電子商務檔案很容易受到破壞。最重要的是，電子檔案存儲介質本身已經含有了諸多不安全因素。

二、電子商務檔案管理的智能化趨勢研究

基于電子商務的發展，檔案智能化發展范圍也隨之擴大。因檔案的信息量諸多，所以管理工作人員實際工作量也不斷提高，一定程度上推動了檔案管理的智能化發展。為更好地適應時代發展確實，能夠為社會發展提供了更為可觀的經濟效益。其中，電子商務檔案智能化管理的發展趨勢可以表現在以下幾點：

1.信息處理的智能化

近年來，電子商務發展速度不斷加快，在實際交流的過程中，所形成的信息數量也隨之增加[3]。而信息本身具有明顯的復雜性特征，若采用傳統管理方式，那么管理工作人員的手動處理工作量會很大，也增加了工作的難度，無法及時找出所需的資料信息，影響了工作效率的提升。如果是對智能化管理方式進行運用，則能夠自動化地分類處理不同種類的信息，匹配相對應的文件，全面改進了信息處理效果，同時還能夠降低管理工作人員的工作量，實現了工作效率的全面提升。由此可見，對于檔案信息進行快速處理的智能化管理方式應用具有一定的現實意義。

2.信息存儲的智能化

現階段，絕大部分電子商務檔案都被存儲于計算機硬盤之上，亦或是保存在移動磁盤當中。若要對檔案信息進行訪問，一定要由電子設備作為輔助才能夠深入了解檔案信息內容。但是，這種方式對于信息即時閱讀十分不利，受諸多條件影響，無法隨時提取檔案信息的內容。若能夠實現檔案信息的智能化存儲，那么就可以突破時空的限制提取檔案信息，實現了即時訪問的目標[4]。與此同時，還不會受到硬件條件的約束和影響，對文件內容進行即時提取。通過即時閱讀的方式，還能夠確保電子商務檔案更加安全，有機結合檔案信息存儲和管理，達到最理想的狀態。這對電子商務檔案管理工作而言，智能化存儲方式能夠使企業獲取更為可觀的經濟效益，同樣可以實現工作效率的全面提升。

3.檔案應用的智能化

在科學技術水平快速發展的背景下，電子商務檔案在電子商務發展過程中的價值也逐漸突顯出來，電子商務對于數據信息記錄也成為電子商務發展的必要條件。實現電子商務檔案應用的智能化，能夠使得企業間的關系得以簡化，同時能夠按照所記錄的信息內容評估企業未來發展，進一步推動企業策劃的貫徹與落實，進而為企業發展提供有價值的參考信息[5]。在這種情況下，電子商務檔案智能化的合理運用能夠為企業發展提供重要力量，并且整合企業的檔案信息，進而為其戰略決策奠定堅實基礎。

結語

綜上所述，在電子科技時代環境中，電子商務取得了理想的發展成績。而傳統紙質檔案很難與社會檔案管理工作需求相適應，所以電子檔案的出現并運用為電子商務發展提供了有力的保障。在檔案信息量不斷增加的背景下，信息保存難度與復雜程度都有所增加，所以智能化電子商務檔案管理模式被應用于電子商務當中，而智能化管理也將成為電子商務檔案管理工作的必然發展趨勢。通過上述對電子商務檔案管理特點的分析，闡述了其智能化管理的發展趨勢，以供參考。

參考文獻

[1] 孟新娟.分析電子商務檔案管理的智能化趨勢[J].讀書文摘，2016（34）：13.

[2] 姚鳳臣.電子商務檔案管理的智能化趨勢探析[J].華章，2012（19）：303.

[3] 李齊英.電子商務檔案管理的智能化趨勢探究[J].產業與科技論壇，2015（12）：215-216.

[4] 楊吉慧.分析電子商務檔案管理的智能化趨勢[J].辦公室業務，2013（9）：141-142.

[5] 王敏.電子商務檔案管理的智能化趨勢研究[J].卷宗，2016，6（6）：151.endprint