淺談養老保險檔案管理的難點及完善策略

潘莉

摘 要：經濟的快速發展推動了和諧社會的加速建設和完善，同時也推動了養老保險在全國范圍內的覆蓋率。而隨著養老保險覆蓋率的增加，養老保險檔案管理也成為做好養老保險工作的重要內容之一。越來越多的人參加養老保險，使養老保險的檔案管理面臨著巨大的數量挑戰和管理的改革。采用先進的管理技術，實現其信息化的管理是養老保險檔案管理改革的必然途徑。需要注意的是，改革養老保險檔案管理模式，是一個系統化、具體化的過程，要在過程中逐漸完善和實現合理有效的信息化管理建設。

關鍵詞：養老保險；檔案管理；難點；完善策略

1養老保險檔案的特征與現實意義

1.1養老保險檔案的特征。根據人力資源與社會保障部和國家檔案局共同制定頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（以下稱為《規定》），我們可以將養老保險檔案定義為社會保險經辦機構在辦理養老保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。綜合來看，養老保險檔案存在以下幾個特征：

1.1.1覆蓋范圍廣。我國的社會養老保險制度按照參保對象可分為城鎮企業職工養老保險、城鎮居民養老保險、機關事業單位養老保險和農村養老保險四大部分，可以看出，我國的社會養老保險制度具有廣覆蓋的特點。因此，養老保險檔案也應分門別類，實現對上述參保人員的全覆蓋。

1.1.2流動性要求高。隨著我國經濟的發展，勞動者在勞動力市場上的流動性大大增加。如此一來，這部分參保人員的養老保險關系就會隨著他們工作地點的變動而發生轉移，相應地，他們的養老保險檔案也將隨之流動，這無疑會增加養老保險檔案管理工作的難度。

1.1.3保管期限長。《規定》中規定社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為 10 年、30 年、50 年、100 年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。在實踐中，參保人員的個人記錄一般要延續幾十年，對企業和經辦機構的記錄年限則會更長，只要養老保險關系一直存續，養老保險檔案的記錄工作就不會停止。

1.2養老保險檔案的現實意義。

1.2.1為開展養老保險管理工作提供依據。養老保險檔案是全面系統記錄企業與個人繳納保險費用、保險關系轉移、計發養老待遇的重要憑證，它可以全面反映參保對象履行義務、享受權利的真實情況。養老保險檔案的完整與否、準確與否，將影響到養老保險事業的健康長遠發展。

1.2.2有助于社保經辦機構提高服務質量。系統全面、準確無誤的養老保險檔案，再配以方便快捷的查詢通道，可以為參保對象提供優質的服務，在經辦機構與參保對象之間搭建起順暢溝通的橋梁，進而促進養老保險的良性發展。

1.2.3促進社會養老保險提高統籌層次。通過加強養老保險檔案的建設力度，建立起省級甚至全國統一的養老保險檔案系統，逐步實現養老保險數據信息的共享，可以為提高養老保險統籌層次提供有力的支撐。

2目前養老保險檔案管理面臨的問題

2.1對養老保險檔案管理的重視程度低。對養老保險檔案管理重視度低，是養老保險負責單位的通病，上到領導干部，下到工作人員，都沒有看到養老保險檔案管理工作的重要性和不可或缺性，而這也嚴重的影響了養老保險檔案管理的日常工作。工作人員在養老保險檔案管理方面的服務觀念差，使工作更加被動化和消極化，從而導致檔案管理工作問題百出，諸如檔案混亂、管理松散，網絡化程度低等，這些都嚴重阻礙了養老保險檔案管理時代發展的步伐。

2.2缺乏具有專業素養的養老保險檔案管理人員?？v觀我國各地從事養老保險檔案管理工作的工作人員不難發現，這些工作人員既不是檔案管理專業出身，也沒有接受過任何關于檔案管理方面的知識和技能的培訓，他們基本上都是“半路出家”，對檔案管理工作的內容認識模糊不清，對其管理的方式也是不了解，根本沒有將檔案管理作為資深工作的核心，更有甚者還是兼職負責。利用嚴重缺乏專業素養的人員進行檔案管理，是導致檔案歸檔不及時、保存不完善的重要原因。

2.3養老保險檔案管理制度方面存在缺陷。目前，我國養老保險檔案管理過程中存在著一些制度方面的缺陷，有些地方的管理制度略有不健全。雖然，在檔案管理方面我國制定并出臺了一些相關的法律法規，但是相對于養老保險而言仍顯不足，不夠規范化和具體化，尤其是在考核、檢查和驗收三方面的標準上，缺乏科學性和適用性，這些都是養老保險檔案管理制度方面亟待解決的漏洞和問題，如果不加以有效的改進，就會成為養老保險事業持續發展的障礙。

3養老保險檔案管理的完善策略

3.1加大檔案管理信息化建設力度。加大檔案管理信息化建設力度是全面提高檔案管理質量的關鍵，具體可從以下幾個方面入手：首先，積極建立檔案數據庫，從檔案數據的采集、錄入、存貯等方面下功夫，不斷優化檔案數據庫信息，充分發揮數據庫平臺的重要作用，為工作人員進行數據查詢與處理提供方便。這就要求社會各部門在歸檔保管養老保險檔案時，必須保障工作質量，詳細記錄存檔類型、存檔時間、解析時間等內容，并保證照片、影音等資料能詳細地記錄歸檔。在存檔過程中，應嚴格按照正確的歸類方式處理單項資料，全面錄入、保存參保人員的數據信息。其次，加強網絡化建設。新形勢下，加強檔案管理的網絡信息化建設，有利于數據信息資料的高效穩定傳輸，全面提升數據利用效率。因此，相關部門必須加大網絡設施投入，積極購入新設備、新軟件，更好地輔助養老保險檔案管理工作的開展。與此同時，必須加強網絡安全建設，加大對電子文件的保護力度；強化網絡安全管理，定期進行網絡維護與殺毒處理；加強電子文檔保密工作，嚴格按照國家相關規定進行操作，從而更好地保障電子檔案的安全。

3.2打造一支綜合素質高的檔案管理團隊。新形勢下，必須積極打造一支綜合素質高的檔案管理團隊。站在專業素養與職業道德角度對檔案管理工作人員進行培訓，不斷豐富檔案管理工作人員的理論知識，提高檔案管理工作人員的道德素養，使之端正態度，積極主動為參保人員服務，以良好的精神面貌對待每位參保人員。與此同時，工作人員也應不斷提高自己的專業技能，加大對檔案管理相關知識的學習力度，積極參與各種形式的檔案管理培訓活動，不斷充電，更好地應對檔案管理工作的各項挑戰。另外，各部門還需及時引入新鮮血液，及時引進高學歷、高素養的專業人員，更好地推動養老保險管理工作的開展。

3.3優化養老保險檔案管理體制。首先，加強管理機構的建設。各級養老保險機構必須設置專門的檔案管理辦公室，并設置專門的管理崗位，建立完善的管理考核機制。通過定期的管理考核，及時發現工作中的不足之處。同時，還應積極成立檔案管理小組，定期組織各種形式的工作交流會及座談會，針對性研究檔案管理中出現的問題，不定期巡查檔案管理工作的開展情況。其次，建立健全檔案管理規章制度。通過完善的規章制度來保證各項工作的順利開展，使得檔案管理工作有章可循。在檔案管理規章制度中要明文規定檔案管理的職責與權限，在此基礎上積極探究現代化檔案管理制度，推動各項檔案管理工作的科學化、規范化，確保養老保險資料的錄入、保管、銷毀等各項工作有法可依，通過完善的規章制度保證各種資料及會計憑證的真實性。

結束語

綜上所述，養老保險檔案管理工作關系到每位參保人員的切身利益，關系到養老保險事業甚至整個社會保險事業的發展狀況。因此，建立健全養老保險檔案，對其實施科學化管理，是切實保障參保對象合法權益，推動養老保險事業健康長遠發展的必經之路。

參考文獻

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（作者單位：承德縣人力資源和社會保障局）