企業單位檔案管理創新與改革探討

周麗絲

摘 要：在改革開放的新時期，我國的國民經濟在快速的發展，檔案的管理工作對企業單位的發展與壯大起著至關重要的作用。因此，論文通過對目前企業單位檔案管理中存在的弊端與問題進行分析，系統論述了企業單位檔案管理創新與改革的必要性。并提出了相關的優化措施與創新策略，為日后企業單位的檔案管理工作提供了相對的參考建議。

關鍵詞：企業單位；檔案管理；改革創新

引言

在信息化時代的影響下，單位開展的各項工作應該重視創新與改革，尤其是檔案管理工作，應該重視新穎方式的運用，由此適應企業新發展的需要。檔案管理工作在單位中始終占據著相對重要的地位，傳統的檔案管理模式無法更好地適應現階段此項工作開展的標準，需要正視創新與改革的途徑，通過著手細節，將檔案管理工作落到實處，保證其為單位的發展創造有利條件。

1檔案管理改革要求

適應時代發展潮流。20世紀90年代以來，電腦與網絡技術得以快速發展并普及，信息化的潮流已呈不可逆轉之勢。信息技術的成熟也促進了工作形式的變化，對于單位的檔案管理工作改革也提供了契機。目前很多大型檔案與數據管理機構均實現了信息化改革，從檔案局到圖書館，信息化已經為檔案管理工作的改革提供了必要基礎。在21世紀，信息技術得以進一步發展，基于物聯網與云計算的大數據處理時代悄然來臨，新的技術為檔案管理工作的進一步提升創造了條件。

2企業單位檔案管理中存在的問題

2.1企業單位檔案管理人員綜合素質較低

企業單位檔案管理是一項系統、科學且要求綜合素質較高的具體工作流程。所以要求企業單位檔案管理人員必須具備有一定的業務能力與職業修養。由于我國當下企業單位檔案管理人才相對匱乏。諸多企業單位檔案管理還處于較為傳統的管理模式當中。對相關人才的培養力度不夠，其任用選拔方式還處于相對落后的機制之中。部分企業單位管理人員自身專業與自身工作所需完全不符，進而在實際工作中出現較大的管理問題。如在檔案材料分類與鑒別方面，無法明確對檔案材料種類與歷史年份準確掌握了解，大大影響了歸檔進度與資料整合。另外，對上級所需相關檔案資料不能及時地提供交出。在鑒別具有一定專業性、年限性的檔案時，由于自身綜合素質水平較低，無法準確判斷出該檔案的時效性與可用性，進而對下一步工作開展造成了較大影響。最后，企業單位檔案管理工作人員新老交替現象頻繁，在新老交替交接時缺乏一定的傳幫帶效應，造成了青黃不接、工作癱瘓等負面現象。進而導致新員工企業單位檔案管理業務技能與綜合素質偏低，造成了提供數據不準確與材料分類混亂等現象，嚴重影響了企業單位檔案管理工作的順利進行。

2.2企業單位檔案管理技術落后

現階段，我國部分企業單位檔案管理技術落后。由于歷史原因，我國部分企業單位檔案管理工作一直使用紙張記錄管理。紙張記錄管理模式弊端較多，其中最大的原因是造成檔案的丟失與損壞。同時，經過長時期歲月沉積對保存紙張的質材與墨跡會造成一定的脫落與模糊，進而造成了檔案資料記錄數據的不清晰與不準確，直接影響了企業單位檔案管理工作的正常開展。雖然有部分企業單位已經實踐了現代化網絡信息管理模式，并已經通過相關數據庫技術，能夠更為清楚準確地掌握相關檔案資料的基本信息。但是卻沒能建立更為先進的聲像檔案管理系統。因此，導致了企業單位檔案資料缺乏相對的立體性與形象性，同國內外先進科學的檔案管理技術還存在較大差距。

2.3檔案管理人員配置不合理

在企業單位檔案管理工作人員的配置方面，缺少一定專業的檔案資深管理人員。部分企業上層決策者對檔案管理工作不夠重視，單一片面地認為企業單位檔案管理工作“無關緊要、可有可無”，認為既不能主導日常生產，也不能提高經濟效益。因此，對企業單位檔案管理部門中人員進行大批裁員，進而導致了企業單位檔案管理工作效率的降低，甚至使其部門機構形同虛設。另外，一些企業單位的檔案管理人員猶如庫管人員，主要負責大門鑰匙的保存，與簡單的資料查詢工作。因此，造成了企業單位檔案管理工作長期處于原地不動的狀態。整理信息與資料歸檔長期無人問津，對企業單位檔案管理造成極大的負面影響。

3實現企業單位檔案管理創新的策略

3.1加強管理人員水平能力創新

各企業單位應該樹立“人才第一、與時俱進”的內部培養理念。通過外部引進與內部培養的方式，對管理人員的相關專業能力水平標準評價進行改革創新。從多方面加大對企業單位檔案管理人員的培訓力度。結合自身企業單位的實際情況，定期開展檔案管理知識方面的培訓與主題活動，并建立相應的考核機制，采用優者獎勵與劣者淘汰的方式。通過對專業檔案管理知識的考核，系統、科學、合理的錄用檔案管理人才的選拔，對其成績優異者應該給予一定的經濟獎勵，對于成績一般的人員應該給予大力鼓勵，使其能夠更好投入到學習培訓中去。另外應該引進國外先進的檔案管理理念與教學模式，通過創新理念與創新模式的有效結合，形成一套獨特的檔案學習培養模式，在新穎的教學培養模式下，不僅調動了培訓員工的積極性，更對提高檔案管理培訓的效果與目的起到一定的積極影響。

3.2加強檔案管理技術的創新

針對部分企業單位檔案管理技術與硬件設備落后陳舊的現狀，加大對現代化檔案管理技術與設備的引進勢在必行。部分企業單位檔案管理工作依舊采取傳統的紙張記錄方式，這種方式不僅陳舊落后還極容易造成檔案的損壞與丟失。隨著網絡信息時代來臨，加大對檔案管理技術的創新是其當下提高檔案管理的必要措施。在網絡信息時代的大背景下，運用計算機、掃描儀、服務器等先進設備，建立完善、科學的檔案管理數據庫，可以對檔案資料進行準確的分類與查詢，大大節省了工作時間，并提高了檔案管理的工作效率。同時，積極引進更為先進的聲像技術，可以更為立體化地體現出企業單位檔案資料的基礎信息，對捕捉檔案對象的生動性與形象性十分重要。因此，通過對檔案管理技術與模式的創新，可以更為清晰、準確、高效地對檔案資料進行掌握與處理。

3.3合理配置相關專業的管理人才

首先，應該加強企業單位上層決策者對檔案管理工作的重視程度，樹立“檔案管理、關乎全局”的主觀意識。“火車跑得快、全靠車頭帶”形成由上至下的工作態度與行動落實。切實把企業單位檔案管理部門的人員配置落實到實處。應該利用創新理念與管理模式對其檔案管理人員進行合理配置。首先應該成立相對獨立檔案管理機構。合理規劃優秀檔案管理專業人員的投入數量，使其可以在自身崗位發揮較大的實質作用。逐一完善落實相對檔案管理人員的工作責任，從檔案的管理、歸檔、查詢、保管等諸多方面細致分工，做到人盡其責。最后，對那些非檔案管理專業的人員應該進行及時清除，對工作人員的把控應該做到“求精不求多”，對檔案管理人員數量的把控應該進行合理定量與配置，使其企業單位檔案管理工作可以順利開展與實施。

結語

本文重點探索了檔案管理創新及改革的相關內容，特別闡述了單位檔案管理工作在現階段存在的主要問題，經過相對全面的了解，分析出科學的解決措施，目的就是讓單位管理人員更加重視檔案管理工作的開展過程，確保將細節落實到位，穩步推動單位檔案管理工作實現更好更快發展，迎合時代的變遷趨勢，適當改進并創新檔案管理的基本方式，努力轉變思想觀念，認可相對科學的管理模式，保證推動單位檔案管理水平穩步提升。

參考文獻

[1]俞惠蘭.事業單位檔案管理創新與改革探討[J].宏觀經濟管理，2017（S1）：161+163.

[2]夏楓.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].企業改革與管理，2015（18）：20.

（作者單位：新地投資（廣州）有限公司）