新時期如何做好檔案管理工作

開躍紅

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的新時期到來，“檔案”這一人類社會傳統(tǒng)的信息管理方式也面臨著全新的改革。結(jié)合當前形勢，新時期人類社會面臨著“信息爆炸”的現(xiàn)象，信息規(guī)模、總量呈現(xiàn)“海量化”特征，傳統(tǒng)的管理思路、工具、方法等均呈現(xiàn)出滯后性，難以滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。基于此，本文結(jié)合新時期檔案管理工作存在的問題，探索做好檔案管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新意識；專業(yè)化；數(shù)字化

宏觀層面說，檔案管理工作對人類社會有著重要價值，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，檔案所記錄的是人類社會演變中的點點滴滴，既有承前、又能啟后。微觀層面說，檔案記錄著一個國家、組織、個人的發(fā)展軌跡，與人們的日常生活息息相關(guān)。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時期背景下，檔案管理工作也要與時俱進、不斷創(chuàng)新。

一、新時期檔案管理工作面臨的問題

新時期檔案管理工作面臨的問題主要包括兩個方面：

（一）檔案管理工作“量變問題”

所謂“量變”，是指新時期的信息資源生產(chǎn)能力大幅度提升，與傳統(tǒng)檔案管理時代相比，單位時間內(nèi)可形成的信息、數(shù)據(jù)總量，已經(jīng)無法用常規(guī)標準統(tǒng)計。如果依然采用紙質(zhì)印刷的形式保存，則檔案更新速度遠滯后于生產(chǎn)速度。但現(xiàn)實情況是，我國檔案管理工作接觸互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的時間較短、發(fā)展緩慢，目前仍然處于初級階段，當前的檔案管理工作大部分仍是以手工管理為主，效率低下、精準性差，尤其是一部分單位由于缺乏必要的檔案保管設(shè)備，導致檔案損壞遺失的現(xiàn)象時有發(fā)生。更為嚴峻的現(xiàn)象是，即便一些單位有檔案管理的信息化設(shè)備，但是相關(guān)工作人員因為缺乏操作知識，不能熟練操控，不能有效地發(fā)揮其作用。

（二）檔案管理工作“質(zhì)變問題”

所謂“質(zhì)變”，是指新時期檔案管理工作的內(nèi)容實質(zhì)發(fā)生了巨大變化，對比傳統(tǒng)檔案管理分析，主要是對現(xiàn)有檔案展開操作，以保存、修訂等為主，具有很強的“閉門造車”、“各自為政”的特點，以新時期信息化眼光分析，這種檔案管理模式構(gòu)建出一個個“信息孤島”，難以提升交流、共享的價值，自然也無法發(fā)揮其經(jīng)濟價值、社會價值、文化價值。新時期所產(chǎn)生的一系列信息化技術(shù)要素，從外部沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理思維，在“不得不改變”的情況下，檔案管理工作在短期內(nèi)容易出現(xiàn)無所適從的迷茫感。

二、新時期做好檔案管理工作的途徑

（一）樹立與時俱進的檔案管理意識

新時期做好檔案管理同座應樹立與時俱進的意識，包括經(jīng)濟意識、中心意識、時效意識、開放意識和攻關(guān)意識，并統(tǒng)一按照“創(chuàng)新意識”來提升服務能力，尤其要加強檔案管理主體的職能履行創(chuàng)新意識，不斷嘗試新的方法、新的工具和新的模式，探索更符合中國社會在新時期檔案管理方面的服務需求。

進一步，樹立與時俱進的檔案管理意識離不開領(lǐng)導層的支持，從領(lǐng)導角度出發(fā)，強化檔案管理工作優(yōu)化力度，加大人力、物力、財力的投入力度，有意識地進行檔案管理設(shè)備的更新，向檔案管理人員傳遞明顯的價值信號。同時，基于領(lǐng)導自身的觀念轉(zhuǎn)變，帶動檔案管理人員從傳統(tǒng)的工作觀念中解放出來，變被動未主動、變消極為積極，主動地展開相關(guān)知識的學習和技能的掌握，進而提升自己在實踐中的綜合能力。同時要積極思考善于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并勇于創(chuàng)新，用開拓性的思維去解決這些問題，使檔案管理工作能更好地順應時代發(fā)展趨勢。

（二）快速構(gòu)建檔案管理信息化模式

結(jié)合我國社會信息化程度而言，檔案管理信息化進程遠滯后于其他行業(yè)，因此必須快速構(gòu)建檔案管理信息化模式。在具體的實施過程中，首先要徹底摒棄依靠人工處理的方式，最大程度上結(jié)合計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)。其次，在管理手段上也要主動轉(zhuǎn)變，打破長期以來依靠行政手段的約束，推動“智庫”組織形式，用法律手段來管理檔案事物，從而實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化。

（三）大力培養(yǎng)檔案信息化管理人員

人才是新時期檔案管理工作創(chuàng)新的核心要素，由于在新技術(shù)驅(qū)動力影響下，檔案管理工作的大部分資源、技術(shù)、設(shè)備等都發(fā)生了嬗變，新時期的人才要求，應具備基礎(chǔ)的信息化處理能力，可通過引進同時具備檔案管理能力、信息技術(shù)實操能力的人才，也可以采用自主培養(yǎng)的方式。

針對“自主培養(yǎng)”而言，要建設(shè)一個強大的高效的檔案隊伍，多多吸納一些復合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應該有過硬的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強的接受和學習新事物的能力，要不斷給自己充電，學習專業(yè)領(lǐng)域以外比如計算機技術(shù)等新的技術(shù)。同時要有敬業(yè)精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴格的保密素質(zhì)，以保證檔案的安全性。同時，將檔案信息化管理人員的培養(yǎng)，納入到產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略當中，多組織檔案管理工作者參加培訓會或者是工作心得交流會，號召大家多學習別人的經(jīng)驗，提高自己的能力。

（四）健全檔案管理專業(yè)化技術(shù)手段

新時期背景下，信息化技術(shù)無疑是推動檔案管理專業(yè)化的重要手段，也是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化的途徑。在具體的途徑實現(xiàn)過程中，一方面要對現(xiàn)有案卷資源進行全方面整理，清除不具有存檔價值的資源，將內(nèi)容混雜、重復率高的檔案信息進行整合，建立不同檔案內(nèi)容之間的有機關(guān)聯(lián)，并進一步展開規(guī)范題名、編號，提高檢索的準確度。另一方面，要積極進行數(shù)字化檔案資源的轉(zhuǎn)化，根據(jù)不同案卷的重要程度、利用價值高低等，建立合理的有限序列，逐次從紙質(zhì)印刷形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字存儲形式，采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法，即從題名或文件主題中用關(guān)鍵詞進行標識，待錄入計算機后，利用計算機批量處理的功能進行處理。

三、結(jié)束語

古往今來，檔案管理工作為記錄人類文明、積累文化資源、推動社會發(fā)展做出了巨大貢獻，在新時期做好檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實意義。但同時，新時期對檔案管理工作提出了新要求，加上新技術(shù)、新現(xiàn)象、新資源的不斷涌現(xiàn)，賦予檔案管理工作新的挑戰(zhàn)與機遇，這就要求檔案管理者主動打破就觀念，形成新思想、樹立新觀念、采取新方法，更高效地運用信息化技術(shù)，用于創(chuàng)新創(chuàng)造，以此來提升檔案管理水平，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務。

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（作者單位：國電環(huán)境保護研究院）