中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

黃力彤

摘 要：中學(xué)檔案是國(guó)家檔案的組成部分，切實(shí)把中學(xué)檔案管好，對(duì)發(fā)展我國(guó)的教育事業(yè)具有重要的作用，但一個(gè)學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)極其復(fù)雜，用傳統(tǒng)的方法對(duì)其進(jìn)行管理并非易事。數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用以及信息化建設(shè)在學(xué)校發(fā)展中的逐步推廣，國(guó)內(nèi)中學(xué)的學(xué)校管理工作也逐漸走入國(guó)際化從而開(kāi)展了檔案電子信息化建設(shè)。本文闡述了中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并指出了實(shí)施的途徑。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；信息化建設(shè)；策略

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，信息科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度也逐步提升，我國(guó)社會(huì)也正在逐步走進(jìn)信息化時(shí)代。檔案管理作為中學(xué)學(xué)校管理工作的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)改革的必要條件，也是衡量一所學(xué)校管理和教育教學(xué)工作水平的標(biāo)志。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，信息科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度也逐步提升，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作和檔案室功能都發(fā)生了變化，校園趨向于進(jìn)行信息化和數(shù)字化的發(fā)展模式。在這樣的時(shí)代背景之下，實(shí)施中學(xué)檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

1 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。如何有效地利用和發(fā)揮電子信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的功用，成為加快中學(xué)信息資源建設(shè)的重要課題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須對(duì)此給予高度重視。

（1）互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使我們生活中的各方各面都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的幫助。我們現(xiàn)在生活在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)壓力大，誰(shuí)能夠取得先機(jī)，誰(shuí)就能獲得成功，如果學(xué)校能夠想在未來(lái)的發(fā)展中越走越好，那么就需要積極的跟進(jìn)時(shí)代的步伐，順應(yīng)時(shí)代的要求。

（2） 學(xué)校的檔案信息可以使學(xué)校的決策者更加清楚的知道學(xué)校具體狀況，以此來(lái)制定學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略。而在我們傳統(tǒng)的檔案建設(shè)工作中，我們需要花巨大的時(shí)間和精力去整理這些檔案，而且在尋找我們需要的檔案時(shí)也不是那么容易的。那么在建立學(xué)校檔案信息化之后，老師或者學(xué)校的決策者想要獲取檔案就是非常方便的了。可以隨時(shí)隨地的獲取自己所需要的信息，來(lái)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的基本情況的認(rèn)識(shí)，以此來(lái)做好學(xué)校工作的相關(guān)決策。這樣，當(dāng)學(xué)校需要合適的機(jī)會(huì)的時(shí)候，就可以把握住機(jī)會(huì)，然后當(dāng)學(xué)校遇到問(wèn)題的時(shí)候，就也能及時(shí)的知道問(wèn)題出在什么地方。

（3）可以提高相關(guān)工作者的工作的效率，進(jìn)而提高學(xué)校的辦公效率。學(xué)校的檔案里，一般主要包括學(xué)生、教師的基本信息，學(xué)校在平時(shí)的教學(xué)活動(dòng)和日常管理的過(guò)程中形成的一些有價(jià)值的文案等等的。這些檔案對(duì)學(xué)校，對(duì)個(gè)人的發(fā)展都是極為重要的。但是現(xiàn)在的大部分學(xué)校采取的是傳統(tǒng)的檔案管理方式，可以利用這些檔案的人是非常少的，而且查看過(guò)程極其麻煩，所以這些檔案所能夠創(chuàng)造的價(jià)值就非常的小，而這絕對(duì)是檔案管理者所不愿意看到的。當(dāng)學(xué)校對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行信息化建設(shè)后，不但能夠使相關(guān)人員的工作效率得到提高，而且還可以推動(dòng)學(xué)校在教育事業(yè)方面的更好的發(fā)展。這一檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，是有重大意義的。

2 提高中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

檔案管理信息化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對(duì)如何實(shí)施這一工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

2.1 加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的服務(wù)意識(shí)

增強(qiáng)檔案意識(shí)是做好中學(xué)檔案工作的前提，強(qiáng)化中學(xué)檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強(qiáng)服務(wù)，而應(yīng)當(dāng)從全員入手，要求學(xué)校的各個(gè)崗位、各個(gè)部門都通力配合，樹(shù)立全員檔案意識(shí)，協(xié)助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在學(xué)校工作中的重要性，應(yīng)當(dāng)?shù)玫街袑W(xué)教職工的認(rèn)同，要徹底擯棄檔案工作可有可無(wú)的思想，要將檔案工作當(dāng)成重要的中學(xué)管理任務(wù)來(lái)執(zhí)行。其次，中學(xué)檔案管理與各個(gè)職能部門之間的協(xié)作關(guān)系應(yīng)當(dāng)明確。檔案管理的根本是為了各個(gè)部門之間傳遞、儲(chǔ)存信息服務(wù)的，是大家儲(chǔ)存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應(yīng)當(dāng)定期給各個(gè)部門或教職工培訓(xùn)檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責(zé)，和大家主動(dòng)提交檔案的意識(shí)。

2.2 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.3 提高檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

（1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

（2） 通過(guò)對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。這樣一個(gè)用主題詞來(lái)標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過(guò)程稱為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過(guò)程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來(lái)查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來(lái)，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來(lái)。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來(lái)，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。

（3）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。首先學(xué)校需要有一個(gè)大容量的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，可以容納學(xué)校在整個(gè)發(fā)展中，所有的檔案信息，這樣我們以后才能更加清楚具體的了解學(xué)校的歷史，以及他的發(fā)展歷程。而且這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，需要我們不斷的完善和發(fā)展，需要消耗我們的財(cái)力與物力。其次，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可以全校共享，使得每一個(gè)人都可以更加的了解學(xué)校。設(shè)置不同的等級(jí)，使得老師，同學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)享有的信息是不同的。但是又都能使得他們獲得他們所需要的信息。這就需要我們引進(jìn)相關(guān)的人才。然后就是數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)必須要是方便可靠的，使得我們能夠方便，輕松的獲取我們想要的信息。這樣我們才可以為我們的學(xué)校的發(fā)展做出更好的貢獻(xiàn)。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)的工程，每一個(gè)環(huán)節(jié)度非常重要，這不僅僅是是實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理水平的一個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)也是為了適應(yīng)現(xiàn)代化中學(xué)信息化與智能化管理全面構(gòu)建與發(fā)展的而存在的。在進(jìn)行建設(shè)中學(xué)檔案管理信息的過(guò)程中，學(xué)校的管理層應(yīng)該重視檔案工作著的教育培訓(xùn)，使得檔案工作者能夠與時(shí)俱進(jìn)，熟練掌握運(yùn)用各種形式的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的素質(zhì)，掌握專業(yè)技能和信息化知識(shí)。學(xué)校應(yīng)該在引進(jìn)師資的過(guò)程中適當(dāng)調(diào)整檔案管理機(jī)構(gòu)的組織設(shè)置，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，努力打造一支高素質(zhì)、高層次的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

3 結(jié)論

總之，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的必然產(chǎn)物，是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的記憶載體，是學(xué)校文化軟實(shí)力的存在形式。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)今隨著社會(huì)進(jìn)步而高速發(fā)展的中學(xué)校園，檔案事業(yè)的發(fā)展面臨前所未有的挑戰(zhàn)，幸好，人類已經(jīng)進(jìn)入信息化社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，中學(xué)學(xué)校管理工作也逐步使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開(kāi)展。因此，進(jìn)行有效的中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，逐漸使學(xué)校檔案以數(shù)字化的形式、信息化、文件以及檔案都以電子的形式規(guī)范管理，為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，同時(shí)也為科研、教學(xué)、管理更好服務(wù)將成為中學(xué)學(xué)校的目標(biāo)。

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