辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)研究

陳虹

摘要：檔案是一種重要的文字資料，尤其是企業(yè)檔案更是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案不僅僅記載著每個員工的基本信息，更是有一些企業(yè)發(fā)展的商業(yè)機(jī)密，由此可見，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要工作之一。如果檔案管理工作實施的好，將會大幅提高辦公效率，從而提高整個企業(yè)的工作效率，增加經(jīng)濟(jì)效益。然而，目前我國大多企業(yè)仍存在著很多檔案管理問題，比如相關(guān)信息統(tǒng)計不完整，分類不清楚，有時候查找資料會耗費(fèi)大量時間，甚至還會出現(xiàn)檔案遺失等問題。本文主要針對辦公室檔案管理存在的問題，分析原因，提出有效措施，解決檔案管理的相關(guān)問題，充分發(fā)揮辦公室管理的職能作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化建設(shè)；制度建設(shè)；工作效率

辦公室檔案管理工作看似簡單，其實實際操作起來也具有一定難度。首先，檔案資料具有復(fù)雜性，各項資料錯綜復(fù)雜，在進(jìn)行檔案管理的時候一定要分門別類，防止資料混淆在一起，增加工作的難度。其次，相關(guān)資料是持續(xù)性的，一直都有，這就涉及到資料的時間，所以，在管理檔案時，一定要注意區(qū)分時間，既要注意把同類資料不同時間連成一條線，形成一條時間軸，更要注意把不同資料不同時間的區(qū)分開來。

一、辦公室檔案管理定義

所謂辦公室檔案管理，就是把跟辦公室日常工作有關(guān)的文件資料，具體包括辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生的文字資料、各部門員工的基本信息、各項經(jīng)費(fèi)運(yùn)算、部門之間銜接移交資料等等，根據(jù)特定的類別和日期進(jìn)行一個存檔，包括電子檔和紙質(zhì)檔，紙質(zhì)檔有專門的地方進(jìn)行存儲，以便在需要的時候隨時進(jìn)行查閱，順利開展工作。

總而言之，辦公室檔案的管理要講究規(guī)范性，不僅僅從制度上規(guī)范具體的操作程序，更要在具體的操作方法上列出具體細(xì)節(jié)，所有的都按照程序來，有依有據(jù)，不能為了追求速度就簡化程序，造成一些不必要的錯誤。

二、規(guī)范化建設(shè)的必要性

（一）有利于提高工作效率

對辦公室檔案的規(guī)范化管理，其實就是對員工資料以及辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)資料的規(guī)范化管理，這樣可以詳細(xì)記載企業(yè)平時的一個經(jīng)營狀態(tài)，經(jīng)營情況，也有利于上級領(lǐng)導(dǎo)隨時查閱公司內(nèi)部的一個人事變動，更清楚底下員工的具體情況，合理的分配工作到部門、到個人，這樣才能夠最大程度的發(fā)揮員工的價值，在一定程度上提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益[1]。同時，辦公室的檔案管理，也記載了各種事件，包括流程和一些突發(fā)事件的應(yīng)急處理，這樣在遇到突發(fā)問題時，工作人員可以隨時查閱相關(guān)檔案，借鑒經(jīng)驗解決危機(jī)。另外，一個企業(yè)的運(yùn)行，除了公司內(nèi)部各個部門之間的運(yùn)作交流協(xié)作以外，更多的是與其它企業(yè)和單位進(jìn)行合作，在合作的過程當(dāng)中，公司之間需要有一定的了解，建立一定的信任，那么辦公室檔案就是一個很好的資料，通過查閱相關(guān)文件和檔案資料，能夠快速及時的的了解一個公司的企業(yè)文化和企業(yè)運(yùn)行情況，這樣就能節(jié)省很大一部分時間，大幅度的提高工作效率。

（二）加強(qiáng)了管理，豐富了管理形式

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不僅僅加速了經(jīng)濟(jì)水平的飛升，更是實現(xiàn)了信息化，給我們的生活、工作都帶來了很多便利。辦公室的檔案管理也不例外[2]。以前檔案管理非常麻煩，主要以紙質(zhì)為主，不僅僅需要手工記載很多東西，而且紙質(zhì)的存儲也要占據(jù)很大的空間，給工作帶來很大不方便。計算機(jī)的普及，徹底解決了這一問題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲被電子檔案取代，有時候只需要設(shè)置一個程序，或者復(fù)制粘貼，信息的記載、傳輸、存儲、分享就搞定了，方便快捷，省時省力，而且在一定程度上還可以減少失誤。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載，給企業(yè)員工造成了很大工作壓力，這樣在一定程度上打消了員工的積極性，工作效率不高。現(xiàn)在信息化的管理模式，計算機(jī)直接取代了人，原來員工需要做的工作全部被計算機(jī)承包，員工壓力的釋放會提高工作效率。

三、檔案管理中存在的問題

（一）制度不健全

在辦公室檔案管理方面，沒有特定的制度和條例對檔案進(jìn)行管理，包括檔案管理中出現(xiàn)問題的拯救措施和懲罰措施都沒有相關(guān)規(guī)定，這樣嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。制度是工作的基礎(chǔ)，只有有了制度的保障，才能保證檔案管理工作有序的開展。不僅如此，制度具有一定的約束力，在一定程度上規(guī)范了檔案管理工作的進(jìn)行，會減少工作的失誤和混亂。

（二）辦公人員素質(zhì)欠缺

雖然科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理越來越信息化，但是在管理的過程中同樣需要人力，對計算機(jī)的熟練操作，就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，就需要引進(jìn)一定的優(yōu)秀人才，提高專業(yè)技術(shù)水平[3]。但是在當(dāng)前的辦公室檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有重視對員工的培養(yǎng)，所以技術(shù)人員的整體水平不高，不能很好的處理工作中的問題，而且對于一些疑難問題，根本無從下手，不僅影響辦公職能的發(fā)揮，更影響辦公效率。

（三）管理設(shè)備落后

由于企業(yè)資金有限，大部分企業(yè)不會在檔案管理上花費(fèi)太多資金，這樣一來，一方面導(dǎo)致設(shè)備數(shù)量欠缺，很多工作都要排隊等候，甚至需要人為的來完成，另一方面也無法及時引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，設(shè)備的更新速度跟不上，無法利用最新的技術(shù)，快速有效的進(jìn)行管理，在一定程度上又會影響工作效率。不僅如此，由于設(shè)備落后，也會增加工作中的失誤，導(dǎo)致檔案管理工作混亂。

四、規(guī)范化建設(shè)建議

（一）加強(qiáng)相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)

只有把檔案管理關(guān)在制度的籠子里，才能保障檔案管理工作正常有效運(yùn)行。如果缺少監(jiān)督，檔案管理就會出現(xiàn)混亂，管理中的失誤將會大幅增加。同時，制度是實施的依據(jù)，有了制度的保駕護(hù)航，管理工作就會事半功倍。而且，檔案管理不單是單個部門之間的事，部門之間也要經(jīng)常來往，進(jìn)行資料傳輸，這就需要根據(jù)實際情況，在各部門之間建立信息合作平臺，取長補(bǔ)短，優(yōu)勢互補(bǔ)，最大限度的擴(kuò)大利益。除此之外，這樣還可以避免工作中的盲目性、隨意性。

（二）加大資金投入

信息化和科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢是企業(yè)制勝的法寶，這些都需要資金的支持。企業(yè)在檔案管理這一塊，要有充足的資金預(yù)算，保證基礎(chǔ)設(shè)備能夠滿足最低的工作要求，平時也要防止設(shè)備老化，對設(shè)備進(jìn)行定時更新。其實提高工作效率也相當(dāng)于節(jié)省了資金，因為只有工作效率上去了，企業(yè)才能實現(xiàn)利益的最大化。

（三）提高工作人員素質(zhì)

一個企業(yè)要想可持續(xù)發(fā)展，除了最基本的資金支持，更多的是要從技術(shù)和員工素質(zhì)方面入手。就檔案管理工作而言，員工除了需要具備一定的細(xì)心、耐心等基本素質(zhì)外，更需要掌握相應(yīng)的操作技術(shù)，尤其是在二十一世紀(jì)的今天，科學(xué)技術(shù)越來越占據(jù)主導(dǎo)地位，檔案管理工作也越來越信息化，對工作人員提出了更高的要求[4]。因此，企業(yè)在引進(jìn)員工的時候，要注意對員工的技術(shù)水平提出基本要求，對員工的素質(zhì)有一個最基本的考核，同時，也要定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，不斷充電，提高處理工作問題的能力。

五、結(jié)論

總而言之，辦公室檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一需要引起我們的重視。各個單位之間應(yīng)該加強(qiáng)合作，從制度、資金、科學(xué)技術(shù)、員工素質(zhì)四大方面著手，提高檔案管理水平，保障單位正常穩(wěn)定運(yùn)行，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]張燕，高玉明，王偉.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].中國保健營養(yǎng)，2016.26（11）：273-273.

[2]楊鮮.新形勢下基層單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思考[J].現(xiàn)代交際：學(xué)術(shù)版，2017.5（5）：0026-0026.

[3]胡惠萍.基于規(guī)范化綜合檔案室的建設(shè)實現(xiàn)科研單位檔案可持續(xù)發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.21（2）：109-109.

[4]張玉強(qiáng)，于清溪，楊鵬.檔案信息化建設(shè)對檔案工作規(guī)范化管理的促進(jìn)作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017.14（7）：0212-0212.