重大建設項目檔案精細化管理初探

韓宇歆

摘要：建設項目檔案是項目建設的真實反映和記錄，具有重要的利用價值和實際意義，對建設項目的檔案管理展開研究十分必要。

關鍵詞：建設項目；檔案管理；精細化；管理措施

隨著我國社會經濟的快速發展，建設項目的投資規模日益增加，其科學技術水平也越來越高，對建設項目的檔案管理工作提出了更高的要求。建設項目檔案是建設項目管理和工程建設等工作的重要依據，與項目建設的質量息息相關，并對后續的管理與改建具有十分重要的意義。

一、開展建設項目精細化檔案管理的意義

精細化管理是當前比較先進的管理理念，其以普通管理方式為基礎，并將其進一步細化后形成全新的管理模式，該種模式強調責任的落實，通過將責任細分的方式，把責任劃分到每一工作人員、部門身上，也要求管理者做到盡職盡責，當建設中出現問題時，馬上進行糾正。精細化管理以現代化管理方式為主，盡可能將事情變得更加簡單，并設置對應的流程，以定量與定性的標準評價工作。

進行建設項目檔案管理的主要目的為準確記錄項目設計、施工等過程所發生的事情，以規范項目的管理工作，為企業生產建設、經營提供可靠的參考資料。把精細化管理方式納入檔案管理過程中，確定將檔案工作落到實處，使得項目的檔案管理工作變得更加規范化、制度化。基于現實的角度分析，項目工程在驗收之前，必須在驗收檔案合格的前提下，才可申請其他施工工程的驗收。通過精細化管理檔案，能夠使得檔案更加完整、規范，進而提升檔案的整體價值，也有利于項目工程更容易被通過；基于長遠的角度分析，檔案資料能夠直接記錄建設項目的施工環節，反映出項目不同建設階段的情況，為建設單位提供資料服務

二、建設項目檔案實現精細化管理的措施

（一）精細管理源于制度的細化

制定的規章制度具有較強的可操作性。《基本建設項目檔案資料暫行規定》指出：“建設單位、工程總承包單位、工程現場指揮機構、施工單位、勘察設計單位必須由一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。”該條款對建設項目建設單位和參建單位檔資料案管理做出了明確規定，但是具體落實到各相關單位，由于檔案管理制度沒有細化，檔案工作職責不明確，導致執行力度下降。建設項目檔案管理制度的細化，主要是解決各建設項目流程由誰具體負責分管檔案資料工作，配備的檔案資料管理人員應做什么事，完成的效果如何。建立的建設項目文件材料工作組織與職責，應具有較強的可操作性，要合理細化建設單位、勘察設計單位、項目施工單位、項目監理單位和檔案管理部門的職責和操作流程，要求各單位在文件資料的收集、歸檔工作中應承擔相應的職責。

（二）精細管理源于檔案收集與整理標準的制定

建設項目檔案工作由多各業務環節組成，檔案資料收集與整理又是個建設項目檔案工作的最基礎核心工作之一，建設項目檔案收集與整理標準規范具有重要的作用。首先檔案部門要把建設項目檔案業務指導工作的重點放在通過調研制定的標準上，如制定建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等，建設項目檔案文件資料歸檔范圍、保管期限、案卷組卷和卷內文件排列順序等一系列標準。制定的標準要做到，分類層次清晰，歸檔范圍覆蓋檔案資料的收集對象，保管期限劃分準確，案卷編目與裝訂規范，檢索工具齊全，便于有效利用。檔案部門對基層建設項目檔案收集與整理中存在的問題，要盡量避免不同的業務指導人員對同一個問題，提出自相矛盾意見的情況出現，要用制定的標準解決問題。

（三）加強重大建設項目建設過程中項目檔案的過程控制

按照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》和《國家重大建設項目檔案驗收辦法》等的要求，項目檔案管理工作人員應當在不同的階段加強對檔案工作的審核與監督，明確各個階段項目檔案的收集進度，嚴把過程質量關，可以按照“誰形成，誰負責”的原則對文件的歸檔提出質量、移交時間等要求，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個環節，使建設項目檔案始終處于受控狀態，克服由于工作時間長、工作量大等問題而出現的拖沓、麻痹等現象，確保重大建設項目檔案的齊全完整。可以通過階段檢查、預驗收等形式對整個項目過程的檔案管理情況進行控制，做好項目檔案的驗收和檢查工作。

（四）加強重大建設項目檔案工作隊伍建設

重大建設項目檔案管理人員的素質直接決定著項目檔案工作完成的質量，項目檔案管理人員需要具備很強的責任心和溝通能力。項目建設單位可以配備專業理論水平和檔案管理水平較高的專兼職檔案人員從事項目檔案的全過程管理。項目檔案管理人員從項目建設初期開始參與項目建設的全過程，包括開箱驗收、專題會議、合同簽訂等，同時向每個參建單位明確自己的職責和要求，明確項目檔案需要達到的標準等等，使各參建單位工作人員對項目檔案工作能夠做到心中有數，以便后續檔案工作的順利開展。在各參建單位中明確兼職檔案人員，對他們進行項目檔案知識的培訓和經驗傳授，使他們能夠熟悉和掌握項目檔案相關業務知識。

三、結束語

綜上所述，加強重大建設項目檔案精細化管理是提高檔案管理的有效手段。通過精細化管理大大提高了建設項目檔案管理的水平，保證了建設項目的順利進行。

參考文獻：

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