檔案形成在前 檔案管理在前

高愛民+張長(zhǎng)林+劉芳

摘 要：“檔案形成在前”理論促使檔案管理回歸本位。“檔案形成在前、檔案管理在前”理念和檔案管理與業(yè)務(wù)流程一體化管理信息系統(tǒng)，是“檔案形成在前”理論在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中的有益探索，對(duì)數(shù)字時(shí)代的基建檔案管理具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案形成在前；檔案管理在前；建設(shè)項(xiàng)目；電子檔案

1 引言

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子檔案，同時(shí)它也對(duì)如何管理電子檔案和檔案學(xué)理論帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論認(rèn)為：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，并把立卷歸檔作為文件與檔案的分水嶺，固化了文件“歸檔”后才是檔案的意識(shí)，造成對(duì)電子檔案的管理越來越顯得難以適應(yīng)。而由文件生命周期理論中引出的前端控制思想，試圖適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，但由于其囿于文件階段性劃分，實(shí)際上已經(jīng)蛻變?yōu)椴粋惒活惖碾娮游募芾恚茈y在電子檔案管理的實(shí)踐中發(fā)揮應(yīng)有的作用。文件生命周期理論和以“歸檔”制度為核心的傳統(tǒng)檔案學(xué)理論這對(duì)孿生兄弟，在數(shù)字時(shí)代已顯現(xiàn)老態(tài)，時(shí)代在呼喚新理論的出現(xiàn)。

劉東斌先生2007年開始陸續(xù)發(fā)表的《論檔案形成在前》[1]《信息時(shí)代：檔案形成在前說的理論意義》[2]等系列文章，提出“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復(fù)制件”“立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件”等觀點(diǎn)，這是基于對(duì)我國(guó)檔案歷史現(xiàn)象和現(xiàn)實(shí)工作的周密考察、深度分析而得出的結(jié)論，揭示了檔案的本質(zhì)屬性和檔案管理問題的原因所在，對(duì)數(shù)字時(shí)代的檔案管理及其相關(guān)工作都具有啟迪和指導(dǎo)作用。

本文就是筆者將“檔案形成在前”理論應(yīng)用于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中的探索與思考。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案形成在前

2.1 建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案形成在前。馮惠玲教授認(rèn)為：“各種各樣的檔案的具體形成過程盡管不同且很復(fù)雜，但從其制作動(dòng)機(jī)角度可大致分為兩種類型：一是在其被制作時(shí)就是檔案，其制作者具有明確的檔案意識(shí)，其制作目的就是為了讓其在時(shí)間上傳遞，為了日后的查證、使用，為了給日后的自己或后人留下明確的原始記錄……。二是在其被制作時(shí)并不是‘檔案。‘有意制作的檔案的‘優(yōu)勢(shì)是制作材料較好，追求耐久性，格式嚴(yán)格、規(guī)范，便于長(zhǎng)久保存且留存狀況較齊全、完整；其‘劣勢(shì)是內(nèi)容往往難以做到客觀、真實(shí)，常有虛假不實(shí)甚至有意作偽、抑惡揚(yáng)善、報(bào)喜不報(bào)憂等內(nèi)容上的偏差、錯(cuò)誤。”[3]建設(shè)項(xiàng)目的紙質(zhì)載體檔案屬于馮教授論述中的第一種“在其被制作時(shí)就是檔案”類型。這里以公路建設(shè)項(xiàng)目為例給以剖析：公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、格式、簽字流程等，是根據(jù)《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則》《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》等法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)提前設(shè)定的。從承包商的自檢，到監(jiān)理工程師的驗(yàn)收簽字直至歸檔，檔案流程是預(yù)定的；從承包商的質(zhì)檢員，到專業(yè)監(jiān)理工程師、駐地監(jiān)理工程師和總監(jiān)理工程師直至建設(shè)單位工作人員等，在介入相關(guān)工作時(shí)，都知道這些資料是原始的具有唯一性的檔案，具有明確的檔案意識(shí)。水利、房建等建設(shè)項(xiàng)目和公路建設(shè)項(xiàng)目一樣，也都具有內(nèi)容、格式、簽字流程被預(yù)設(shè)，相關(guān)人員具有明確的檔案意識(shí)等共同特點(diǎn)。所以，建設(shè)項(xiàng)目的紙質(zhì)載體檔案屬于“在其被制作時(shí)就是檔案”的類型。

結(jié)合馮惠玲教授的觀點(diǎn)和建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，可以得出以下結(jié)論：1.建設(shè)項(xiàng)目的紙質(zhì)檔案“在其被制作時(shí)就是檔案”，自然也就形成在前，印證了“檔案形成在前”理論在建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域的正確性；2.因?yàn)榻ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性存在先天“劣勢(shì)”，只有提前介入、管理在前，才能克服“有意作偽、抑惡揚(yáng)善、報(bào)喜不報(bào)憂等內(nèi)容上的偏差、錯(cuò)誤”。

2.2 建設(shè)項(xiàng)目電子檔案形成在前。建設(shè)項(xiàng)目場(chǎng)面分散、工序繁多，單一的文字記錄方式很難全面反映項(xiàng)目活動(dòng)的內(nèi)容和背景信息。包含圖片、聲頻、視頻、文字等信息的多媒體電子記錄，能更直觀真實(shí)地記錄和再現(xiàn)活動(dòng)過程。隨著建設(shè)項(xiàng)目管理信息化的發(fā)展，電子信息的類型和數(shù)量也越來越多，電子檔案的管理也越來越重要。

關(guān)于電子檔案，劉東斌先生認(rèn)為：“在計(jì)算機(jī)上形成的原始記錄，首先要保存到計(jì)算機(jī)的硬盤上，而在計(jì)算機(jī)硬盤上保存的這份原始記錄正是電子檔案，正是電子檔案的原件。而需要辦理或執(zhí)行的則必須將這份原始記錄（電子檔案）復(fù)制成電子文件發(fā)往有關(guān)部門辦理執(zhí)行。”[4]“電子檔案形成在前，是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復(fù)制件。”[5]

建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)IT部分（見下圖）一般包括：1.終端設(shè)備，包括智能手機(jī)和個(gè)人計(jì)算機(jī)等；2.數(shù)據(jù)庫；3.服務(wù)器；4.網(wǎng)絡(luò)，包括移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)和InterNet網(wǎng)絡(luò)等。

建設(shè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的信息流程可以概括為：終端設(shè)備采集的信息通過移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)（或InterNet網(wǎng)絡(luò)）、服務(wù)器實(shí)時(shí)傳送到數(shù)據(jù)庫后，作為第一手的原始記錄直接形成電子檔案；數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器復(fù)制檔案中需要的信息，根據(jù)定義流程和用戶請(qǐng)求推送或分發(fā)；終端設(shè)備通過移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)（或InterNet網(wǎng)絡(luò)）接收服務(wù)器推送或分發(fā)的信息。

檔案是信息的記存，管理是信息的利用。管理信息系統(tǒng)在集成化方面的發(fā)展和深入應(yīng)用，使建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理流程與業(yè)務(wù)流程相互融合，業(yè)務(wù)活動(dòng)形成檔案，檔案流程貫穿服務(wù)于業(yè)務(wù)活動(dòng)；電子信息在被傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫的一剎那即被保存為原始記錄成為檔案，經(jīng)復(fù)制后再進(jìn)行信息的推送和分發(fā)。以上現(xiàn)象直觀地證明劉東斌先生“檔案形成在前”理論的正確性和適用性。

2.3 “檔案形成在前”理論在建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)踐中的應(yīng)用。筆者參與編制河南省地方標(biāo)準(zhǔn)《公路工程工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T1164-2015）和建設(shè)項(xiàng)目管理信息化過程中，把管理科學(xué)與信息技術(shù)相結(jié)合，通過對(duì)監(jiān)理、施工等單位的實(shí)時(shí)控制，取得了顯著的效果。在反復(fù)總結(jié)提高之后，逐步領(lǐng)悟到檔案管理是實(shí)時(shí)控制和管理信息化的基礎(chǔ)。沒有科學(xué)規(guī)范的檔案管理，項(xiàng)目管理信息化就會(huì)徒有其名、夭折短壽。

建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容繁多、來源復(fù)雜、變化多端，規(guī)范電子檔案的管理需要正確的理論作指導(dǎo)。在對(duì)許多檔案學(xué)理論學(xué)習(xí)研究的過程中，深感“檔案形成在前”理論扎根實(shí)踐、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。以“檔案形成在前”理論為指導(dǎo)，我們?cè)趯?shí)踐中逐步形成了“檔案形成在前、檔案管理在前”的理念，開發(fā)完善的檔案管理子系統(tǒng)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了檔案管理與業(yè)務(wù)流程一體化，使檔案與業(yè)務(wù)管理相互融合、相得益彰。

“公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)”的主要內(nèi)容如下：行業(yè)管理部門建立數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器供各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目集約共用；建設(shè)單位牽頭，監(jiān)理和施工單位等依照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定工作節(jié)點(diǎn)及其內(nèi)容；通過移動(dòng)端、pc端，工作人員采集信息并以電子數(shù)據(jù)或電子記錄的方式實(shí)時(shí)上傳到數(shù)據(jù)庫，直接形成檔案；數(shù)據(jù)庫服務(wù)器按業(yè)務(wù)流程規(guī)定的信息即時(shí)推送分發(fā)給相關(guān)人員；相關(guān)人員按權(quán)限檢索查詢實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)信息；檔案保管與利用做到存查分離等。

“公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)”已在許多公路建設(shè)項(xiàng)目推廣應(yīng)用，取得了檔案管理和項(xiàng)目管理雙豐收，從實(shí)踐方面也證明了“檔案形成在前”理論的正確性和“檔案管理在前”的實(shí)際意義。

3 “檔案形成在前、檔案管理在前”對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理的意義

3.1 有利于建設(shè)單位的檔案管理工作。《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)履行的職責(zé)包括：負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案等。

《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》第五條規(guī)定，“公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制”；第六條規(guī)定，“項(xiàng)目竣工文件材料立卷歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按照‘誰形成誰負(fù)責(zé)的原則，由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人”。

按照以上規(guī)定，建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）是檔案管理直接的監(jiān)督者，其監(jiān)督工作直接影響著檔案的真實(shí)性和完整性等。在實(shí)際工作中，按照檔案歸檔移交制度，移交前檔案由監(jiān)理、施工等參建單位負(fù)責(zé)形成和保護(hù)，歸檔移交的驗(yàn)收工作由檔案行政管理部門負(fù)責(zé)，歸檔后也由檔案行政管理部門或其他專門機(jī)構(gòu)保管。以上現(xiàn)象造成建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）的工作人員一般僅僅重視“歸檔移交”工作，項(xiàng)目管理層內(nèi)日常的檔案管理消極被動(dòng)。專業(yè)檔案工作者也囿于移交后實(shí)體保管的觀念和受人力資源限制等，難以越過“歸檔移交”的分水嶺。

劉東斌先生認(rèn)為：“其實(shí)，檔案并不是因?yàn)榱⒕須w檔才成為檔案的，立卷歸檔只是檔案管理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，而檔案與檔案管理工作是兩回事。把文件與檔案看成是‘前身和‘轉(zhuǎn)化的關(guān)系，恰恰是檔案管理工作造成的。作為檔案來說，立卷歸檔與未立卷的沒有任何區(qū)別，但作為檔案管理工作來說，不立卷歸檔就不便于查找利用。立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件。”[6]按照劉東斌先生的觀點(diǎn)，需要通過理論和制度兩個(gè)方面同時(shí)來著手解決檔案管理存在的問題。為此，我們確立了“檔案形成在前、檔案管理在前”的理念，這樣，就可以使建設(shè)單位（項(xiàng)目法人）從思想認(rèn)識(shí)上摒棄“歸檔”這一思想障礙，責(zé)無旁貸、積極主動(dòng)地按照相關(guān)法規(guī)監(jiān)督監(jiān)理、承包商等參建單位的檔案工作，把檔案材料與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目檔案材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。

3.2 有利于檔案相關(guān)人形成法規(guī)遵從性。按相關(guān)規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)在交（竣）工驗(yàn)收前驗(yàn)收移交。建設(shè)項(xiàng)目工期長(zhǎng)達(dá)數(shù)月、一年、數(shù)年，大量檔案從形成到移交經(jīng)過的時(shí)間較長(zhǎng)，監(jiān)理、施工等單位作為移交前的檔案形成和保管主體受利益驅(qū)動(dòng)，往往僅在交（竣）工驗(yàn)收之前的短時(shí)段內(nèi)突擊整理檔案，后補(bǔ)現(xiàn)象嚴(yán)重?fù)p害了檔案的原始性和真實(shí)性。

“記憶的缺失不僅是過去的缺失，而且是未來的坍塌。”[7]如果今天不能共同建構(gòu)真實(shí)的昨天，今天的建設(shè)者就可能失去認(rèn)同、迷失方向；如果預(yù)知明天不能追溯真實(shí)的今天，今天的建設(shè)者就可能失去敬畏、肆無忌憚。真實(shí)的檔案資料可以再現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目施工管理的細(xì)節(jié)過程，是舉證查因的憑證材料。重視檔案的日常管理工作，保證建設(shè)項(xiàng)目原始記錄的真實(shí)性，對(duì)構(gòu)建真實(shí)完整的集體記憶乃至社會(huì)記憶至關(guān)重要。劉東斌先生指出：“檔案的原始記錄表現(xiàn)在，不管是記下當(dāng)時(shí)對(duì)某個(gè)問題的瞬間想法，還是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼撌觯呐率侵挥幸粋€(gè)字、一句話，也同樣都是原始記錄，同樣都是檔案。”[8]

樹立“檔案形成在前”理念、制定“檔案管理在前”的管理制度，確保檔案及時(shí)歸檔、嚴(yán)格保管，形成真實(shí)完整的原始記錄，可以弱化現(xiàn)行歸檔移交制度造成的弊端，強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)檔案法律效力的敬畏，自覺形成法規(guī)遵從性。

樹立“檔案形成在前、檔案管理在前”理念，促使建設(shè)項(xiàng)目參建人員在法規(guī)遵從性基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案意識(shí)和法律意識(shí)，具有積極的現(xiàn)實(shí)、歷史和社會(huì)意義。

3.3 推動(dòng)業(yè)務(wù)流程與檔案管理一體化。特里·庫克先生曾強(qiáng)調(diào)檔案工作者“開始作掌舵員，而不是作船手”；還指出：“我們必須認(rèn)真研究立檔單位的職能、業(yè)務(wù)過程和工作程序，幫助它們決定何時(shí)何項(xiàng)工作是關(guān)鍵的，使它們明白只有文件才是其重要職能、舉措、事務(wù)活動(dòng)的重要的憑證，促進(jìn)其進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，把信息系統(tǒng)變?yōu)槲募尜A系統(tǒng)，區(qū)別信息與文件，使文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和來源作為集體記憶乃至整個(gè)檔案遺產(chǎn)的組成部分保存下來。”[9]特里·庫克先生這里論述的“文件”應(yīng)等同于檔案。

特里·庫克先生發(fā)表該論述至今已經(jīng)20多年，檔案學(xué)理論的發(fā)展和長(zhǎng)期的管理信息化實(shí)踐，在證明其論述正確深邃的同時(shí)，也可以把蘊(yùn)含“開始作掌舵員”的意旨清晰地表達(dá)出來：檔案管理不能從“歸檔”開始，而應(yīng)從檔案形成開始，需要提前介入。“單位的職能、業(yè)務(wù)過程和工作程序”與檔案管理相互依賴，信息系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)相互依賴。

與特里·庫克先生的論述一致，建設(shè)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程與檔案管理相互依賴，業(yè)務(wù)活動(dòng)形成檔案，檔案管理服務(wù)于業(yè)務(wù)活動(dòng)。獨(dú)立或后置的檔案管理難以生存，缺少了檔案管理的管理信息系統(tǒng)也像沒有靈魂的“鹽柱”。

“檔案形成在前、檔案管理在前”的理念體現(xiàn)了檔案工作者“工作中心由檔案轉(zhuǎn)向檔案活動(dòng)和檔案行為”[10]“開始作掌舵員”的發(fā)展方向。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，管理科學(xué)、工程技術(shù)與信息技術(shù)等相結(jié)合，開發(fā)業(yè)務(wù)流程與檔案管理一體化的信息系統(tǒng)，既是可行的，又是必要的。

4 結(jié)語

筆者參與編制的河南省地方標(biāo)準(zhǔn)《公路工程工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T1164-2015），以及開發(fā)的建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程與檔案管理一體化管理信息系統(tǒng)，已在許多建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)用，取得了很好的管理效果。實(shí)時(shí)監(jiān)控的實(shí)現(xiàn)及其管理作用的充分發(fā)揮，離不開檔案背景信息即時(shí)管理的基礎(chǔ)作用。

工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)理論研究中所依據(jù)的事前控制和過程控制等理論，與“檔案形成在前”理論原理不謀而合，在實(shí)踐中形成的“檔案形成在前、檔案管理在前”理念，不僅能夠提高檔案管理水平，而且對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的管理也具有積極意義。

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（作者單位：高愛民，鄭州市公路管理局；張長(zhǎng)林、劉芳，河南省交通運(yùn)輸廳公路管理局 來稿日期：2017-06-19）