新形勢下機關檔案管理服務模式創新

彭菁

摘 要：隨著社會經濟不斷發展、計算機及網絡技術廣泛普及，檔案管理的現代化進程得到了極大的推進，這給檔案管理工作帶來了全新的思維方式、管理方式和服務方式。本文就長江航運機關檔案管理的服務模式創新進行初步探究。

關鍵詞：新形勢；機關檔案管理；服務創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）08-0059-01

現階段，國家全面實施“一帶一路”、長江經濟帶等重大發展戰略，對長江航運的建設、管理、服務提出了更高的要求。長江航運檔案管理工作作為長江航運事業的有機組成部分，也面臨著新的挑戰。作為檔案管理三大體系中的一環，檔案的服務體系創新尤為重要。

1 長江航運檔案管理服務的現狀及面臨的挑戰

長江航運歷史悠久，長航系統館藏檔案資源豐富，但由于傳統體制和利用模式的限制，大量珍貴的檔案資料仍然被深藏，沒有發揮其應有的作用。隨著長江經濟帶地位的顯著提升，本系統檔案服務對象逐漸面向本行業其他工作人員，面向社會，服務社會，需要為他們提供原始的資料；同時，本系統檔案資源建設也需得到社會的支持，收集重要的專題信息，不斷充實和豐富庫存資源，實現檔案“共存共享”。

此外，系統各單位檔案利用方式仍較為傳統，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件。新形勢下，檔案的門類不斷增多，這將改變機關檔案室單一化管理的局面。同時，信息化技術的提升使得更多的人希望機關檔案館（室）能夠提供方便、快捷的電子檔案。如何最高效地在繁多的檔案中提供檔案信息滿足利用者需求，更好地為全局中心工作、重點工作服務，成為當下面臨的一個全新課題。

2 長江航運檔案管理服務模式的創新

新時代呼喚新思維。在新形勢下，要充分發揮機關檔案管理的服務功能，綜合考慮影響機關檔案管理部門服務功能發揮的各種因素，不斷創新檔案服務機制。

2.1 轉變服務方式

機關檔案管理人員應將被動服務轉變為主動服務，加強對檔案資源的開發與利用，運用計算機技術對檔案中的文字、圖象、聲音等進行管理和保存，改變傳統服務中只能對檔案材料進行單一的手工操作的方式，實現檔案形式的多樣化，滿足檔案使用者對檔案信息的需求，實現檔案管理服務的優質化。

通過檔案公共服務平臺，建立網絡化的檔案利用服務體系，推動與業務部門涉及檔案公共服務事項的信息互通共享；加強協調，推動長航局系統單位間以及長江航運企業間重要檔案資源的互通共享，努力提供檔案查詢利用一站式服務。

2.2 創新服務手段

依托檔案管理系統推進網上查詢和預約功能的應用，為用戶提供方便快捷的服務；以網站為基礎，加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化。如：建立目錄管理數據庫，有計劃地上載開放檔案目錄以及已公開的文件、檔案全文信息，為社會公眾提供更多的文檔信息服務。此外，還可以利用微博、即時通訊等手段，開展檔案利用、業務指導、咨詢，加強檔案部門與社會的交流互動。

2.3 豐富服務內容

機關檔案管理者不能僅僅對檔案進行保管， 還應當充分挖掘和利用檔案資源， 將檔案中的相關信息轉化為檔案編研的成果，不斷豐富和完善檔案管理服務的內容，最大限度地發揮檔案資源的社會效益。以長航系統為例，“十二五”期間長航各單位檔案部門積極開發檔案信息資源，圍繞重點工作，形成了編研材料92.47萬字，挖掘了檔案價值，發揮了存史資政作用，提升了服務品質。各單位檔案部門舉辦“檔案開放日”等專題文化活動，打造紀念專輯和文化長廊，編制檔案文化產品，多角度、全方位的展現長江黃金水道建設發展取得的成就和長江航運歷史文化的獨特魅力以及檔案人的風貌，為領導決策支持、文明創建活動等中心工作服務，產生了良好的社會效益。

2.4 拓寬服務領域

信息化社會中，機關檔案館（室）要加強服務領域的橫向聯合。現有的機關檔案數字化程度低、上網資源少、聯網檢索性差；許多檔案資源沒有經過系統化的整合，難以形成資源優勢；資源整合遇到體制上條塊分割，數據庫和計算機技術平臺異構等難題。因此要注重進行檔案管理庫信息資源的整合，實現檔案“共存共享”的目的。

機關檔案管理服務模式的創新不可一蹴而就，長航局系統檔案部門必須以新的思維、實的行動，緊跟時代步伐，搶抓機遇，以開拓進取的精神，進一步增強服務意識，不斷創新服務機制，積極服務長江黃金水道建設，把檔案服務工作提高到一個新的水平，為支撐長江經濟帶發展當好“先行官”。endprint