新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新

彭菁

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛普及，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程得到了極大的推進(jìn)，這給檔案管理工作帶來了全新的思維方式、管理方式和服務(wù)方式。本文就長江航運(yùn)機(jī)關(guān)檔案管理的服務(wù)模式創(chuàng)新進(jìn)行初步探究。

關(guān)鍵詞：新形勢；機(jī)關(guān)檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）08-0059-01

現(xiàn)階段，國家全面實(shí)施“一帶一路”、長江經(jīng)濟(jì)帶等重大發(fā)展戰(zhàn)略，對長江航運(yùn)的建設(shè)、管理、服務(wù)提出了更高的要求。長江航運(yùn)檔案管理工作作為長江航運(yùn)事業(yè)的有機(jī)組成部分，也面臨著新的挑戰(zhàn)。作為檔案管理三大體系中的一環(huán)，檔案的服務(wù)體系創(chuàng)新尤為重要。

1 長江航運(yùn)檔案管理服務(wù)的現(xiàn)狀及面臨的挑戰(zhàn)

長江航運(yùn)歷史悠久，長航系統(tǒng)館藏檔案資源豐富，但由于傳統(tǒng)體制和利用模式的限制，大量珍貴的檔案資料仍然被深藏，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。隨著長江經(jīng)濟(jì)帶地位的顯著提升，本系統(tǒng)檔案服務(wù)對象逐漸面向本行業(yè)其他工作人員，面向社會，服務(wù)社會，需要為他們提供原始的資料；同時(shí)，本系統(tǒng)檔案資源建設(shè)也需得到社會的支持，收集重要的專題信息，不斷充實(shí)和豐富庫存資源，實(shí)現(xiàn)檔案“共存共享”。

此外，系統(tǒng)各單位檔案利用方式仍較為傳統(tǒng)，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件。新形勢下，檔案的門類不斷增多，這將改變機(jī)關(guān)檔案室單一化管理的局面。同時(shí)，信息化技術(shù)的提升使得更多的人希望機(jī)關(guān)檔案館（室）能夠提供方便、快捷的電子檔案。如何最高效地在繁多的檔案中提供檔案信息滿足利用者需求，更好地為全局中心工作、重點(diǎn)工作服務(wù)，成為當(dāng)下面臨的一個(gè)全新課題。

2 長江航運(yùn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新

新時(shí)代呼喚新思維。在新形勢下，要充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案管理的服務(wù)功能，綜合考慮影響機(jī)關(guān)檔案管理部門服務(wù)功能發(fā)揮的各種因素，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制。

2.1 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)與利用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案中的文字、圖象、聲音等進(jìn)行管理和保存，改變傳統(tǒng)服務(wù)中只能對檔案材料進(jìn)行單一的手工操作的方式，實(shí)現(xiàn)檔案形式的多樣化，滿足檔案使用者對檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化。

通過檔案公共服務(wù)平臺，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用服務(wù)體系，推動與業(yè)務(wù)部門涉及檔案公共服務(wù)事項(xiàng)的信息互通共享；加強(qiáng)協(xié)調(diào)，推動長航局系統(tǒng)單位間以及長江航運(yùn)企業(yè)間重要檔案資源的互通共享，努力提供檔案查詢利用一站式服務(wù)。

2.2 創(chuàng)新服務(wù)手段

依托檔案管理系統(tǒng)推進(jìn)網(wǎng)上查詢和預(yù)約功能的應(yīng)用，為用戶提供方便快捷的服務(wù)；以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化。如：建立目錄管理數(shù)據(jù)庫，有計(jì)劃地上載開放檔案目錄以及已公開的文件、檔案全文信息，為社會公眾提供更多的文檔信息服務(wù)。此外，還可以利用微博、即時(shí)通訊等手段，開展檔案利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、咨詢，加強(qiáng)檔案部門與社會的交流互動。

2.3 豐富服務(wù)內(nèi)容

機(jī)關(guān)檔案管理者不能僅僅對檔案進(jìn)行保管， 還應(yīng)當(dāng)充分挖掘和利用檔案資源， 將檔案中的相關(guān)信息轉(zhuǎn)化為檔案編研的成果，不斷豐富和完善檔案管理服務(wù)的內(nèi)容，最大限度地發(fā)揮檔案資源的社會效益。以長航系統(tǒng)為例，“十二五”期間長航各單位檔案部門積極開發(fā)檔案信息資源，圍繞重點(diǎn)工作，形成了編研材料92.47萬字，挖掘了檔案價(jià)值，發(fā)揮了存史資政作用，提升了服務(wù)品質(zhì)。各單位檔案部門舉辦“檔案開放日”等專題文化活動，打造紀(jì)念專輯和文化長廊，編制檔案文化產(chǎn)品，多角度、全方位的展現(xiàn)長江黃金水道建設(shè)發(fā)展取得的成就和長江航運(yùn)歷史文化的獨(dú)特魅力以及檔案人的風(fēng)貌，為領(lǐng)導(dǎo)決策支持、文明創(chuàng)建活動等中心工作服務(wù)，產(chǎn)生了良好的社會效益。

2.4 拓寬服務(wù)領(lǐng)域

信息化社會中，機(jī)關(guān)檔案館（室）要加強(qiáng)服務(wù)領(lǐng)域的橫向聯(lián)合。現(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化程度低、上網(wǎng)資源少、聯(lián)網(wǎng)檢索性差；許多檔案資源沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的整合，難以形成資源優(yōu)勢；資源整合遇到體制上條塊分割，數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)技術(shù)平臺異構(gòu)等難題。因此要注重進(jìn)行檔案管理庫信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)檔案“共存共享”的目的。

機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新不可一蹴而就，長航局系統(tǒng)檔案部門必須以新的思維、實(shí)的行動，緊跟時(shí)代步伐，搶抓機(jī)遇，以開拓進(jìn)取的精神，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，積極服務(wù)長江黃金水道建設(shè)，把檔案服務(wù)工作提高到一個(gè)新的水平，為支撐長江經(jīng)濟(jì)帶發(fā)展當(dāng)好“先行官”。endprint