中醫院后勤檔案系統信息化建設

蔣俊

[摘 要] 后勤檔案在整個中醫院檔案建設工作中占據著十分重要的地位，是中醫院能否有效運轉的基礎，也是中醫院后勤科學化管理的基本依據。檔案信息化建設是對中醫院后勤傳統檔案管理的徹底改變，是中醫院后勤檔案工作發展的必然趨勢。后勤檔案是中醫院檔案形成的一個重要組成部分，涉及方方面面，在中醫院檔案管理中起著非常重要的作用。近年來，隨著中醫院檔案管理逐步完善、規范，后勤檔案的管理愈顯重要。本文介紹了中醫院后勤檔案信息化建設工作方式，討論了后勤檔案信息化建設的重要性，并提出了加快后勤檔案信息化建設的四條具體措施。

[關鍵詞] 中醫院；后勤檔案；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 071

[中圖分類號] G271；R197.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0158- 02

0 引 言

隨著信息技術的高速發展及廣泛應用，為了更好地服務中醫院醫療、科研及教學工作，提高后勤管理水平，為三級醫院創建做準備，必須加快中醫院后勤檔案管理工作的信息化建設。然而由于網絡技術不夠成熟，致使中醫院檔案信息的管理工作還存在一定的隱患和不足，那么如何在網絡化的大背景下，做好中醫院檔案信息的采集和安全管理工作就成為現代中醫院重點研究和探討的課題。

1 中醫院后勤檔案信息化建設的工作方式

由于信息技術發展迅速，中醫院后勤檔案信息化工作呈現出層層疊加、齊頭并進的態勢，新的技術以舊的技術為基礎，進一步開發出更為強大的功能，而網絡化則成為當前的主要趨勢。經過項目調查，需求分析，詳細設計，最終利用.NET技術，采用SQLSERVER2005數據庫技術，按照中醫院各科室的要求，確定功能列表，建立數據字典、系統數據E-R圖、系統流程圖，并確立軟件設計規范，工作清單，風險清單。并對各個子系統包括辦公自動化、總務管理系統、物資管理系統等做無縫接口。

2 中醫院后勤檔案信息化建設的重要性

后勤涉及基建、設計圖紙、裝修、招標、水、電、氣、設備運行、布類清洗消毒、保潔、殺蟲、滅鼠、醫療垃圾處理、食堂管理、綠化等多方面工作，隨著時代的進步，許多工作進行了外包，這就涉及合同等其他檔案的管理。因此，后勤檔案具有交互性、時效性、復雜性、多樣性、共享性、綜合性等特點，其見證了中醫院的發展歷史，提高了各項醫療及科研工作效率，推動了中醫院后勤工作的精細化、科學化發展。

2.1 中醫院后勤檔案管理的信息化建設是中醫院的發展必然要求

隨著中醫院信息化建設的深入推進，中醫院管理工作對后勤檔案資源的開發及利用效率的要求也在不斷提高，因此，必須積極倡導和鼓勵檔案管理人員樹立較強的服務意識，實現被動服務向著主動服務的成功轉型，增強和使用者的溝通和交流，更好地滿足不同用戶的信息需求，真正解決他們的實際問題。檔案管理工作者還應該善于借助網絡檔案信息的資源優勢，積極開發和拓展新的數字檔案信息資源，豐富檔案信息的內容和形式，為使用者提供更加全方位的信息服務。

2.2 后勤檔案管理的信息化建設是更新管理及服務的需要

目前，我國中醫院后勤傳統檔案管理及服務手段已經遠遠滯后于信息時代的發展步伐。后勤檔案管理的信息化建設不僅有助于檔案管理及服務水平的逐步改進，還有利于中醫院管理工作效率的提高。由此可見，加快中醫院后勤檔案管理信息化建設具有十分重要的現實意義。

3 中醫院后勤檔案信息化建設的措施

中醫院的檔案管理工作必須要擁有統一的規范和標準來對其進行規范，信息的采集、存儲、使用和傳輸等一切檔案管理工作都要在這個統一的標準和規范的約束下進行有效的落實。

3.1 完善后勤檔案硬件設施建設

必須將后勤檔案信息化建設納入中醫院總體規劃工作中，完善后勤檔案基礎設施的建設，全面推進計算機管理進程，不斷提高中醫院后勤檔案部門的自動化辦公水平，全面發揮檔案部門的各項功能。于此同時，注重加快建立內部局域網，盡快實現后勤檔案網絡和辦公網絡的有效連接，并在中醫院網上構建后勤檔案信息管理系統，實現后勤不同部門向后勤檔案部門的遠程化歸檔，全面推動中醫院后勤檔案工作的數字化發展。

3.2 強化后勤檔案信息資源建設

采用先進檔案管理軟件，有重點、有層次、有步驟地推動后勤檔案的信息化建設。一方面，中醫院后勤各部門應注重將該年度所產生的各類歸檔文件以后勤檔案部門的相關要求為依據，錄入后勤檔案信息管理系統中，以減輕后勤檔案部門的歸檔工作量，以便管理人員及時掌握工作情況，盡快實現后勤檔案信息資源的全面共享；另一方面，后勤檔案部門應組織人員盡快將現存后勤檔案的案卷目錄轉變為機檢數據。遵循“紙質文件與電子文件并存”等原則，采用電子、紙質文件雙軌歸檔制，有重點、有層次、有步驟地開展后勤檔案資料的數字化處理工作。

3.3 構建后勤檔案管理系統建設

必須遵循規范性、實用性及先進性原則，加快后勤檔案信息資源的建庫入網，將檔案數據庫作為中醫院最為重要的資源，并納入自動化辦公總體格局中，建立全院范圍內的后勤檔案數據庫。全面發揮網站功能，在網站上注重加強檔案宣傳工作及信息服務工作。利用中醫院網絡平臺，構建后勤檔案網站，并有步驟、有計劃地上傳開放檔案目錄及文件資源目錄，積極上傳公開化的全文檔案信息，并提供查詢及使用功能，以便為中醫院職工提供全面、周到的服務。

3.4 為推動后勤檔案信息化建設提供全面的保障措施

3.4.1 成立后勤檔案管理信息化建設小組

對中醫院后勤檔案管理信息化建設工作進行組織和協調。明確專職檔案部門，專門負責后勤檔案管理工作的組織和協調，其他部門應根據自身職責，確立近期與長期工作目標，嚴格依據信息化建設的要求，做好信息的生成、利用、傳播以及共享工作。

后勤檔案管理信息化建設是一項投入龐大的工程，因此，必須加大資金投入力度，緩解信息化建設中資金缺乏、供需嚴重失衡等問題。只有加大對中醫院后勤檔案管理的資金投入，才能使中醫院的信息管理得以順利實施。

3.4.2 加強后勤檔案建設的規范化及信息化

依據《檔案法》等法律法規的要求，結合實際情況，推動后勤檔案管理信息化建設、管理、運行及維護的規范化及科學化，此外，應注重提高管理人員的綜合素質。加強管理人員的培訓力度，鼓勵后勤有關人員加強學習，逐步完善自身綜合素質，為后勤檔案管理信息化建設培養一批既精通信息技術，又熟悉檔案管理的復合型人才。

4 結 語

隨著“數字化中醫院”建設的逐步深入，中醫院后勤檔案信息化建設已經成為其中十分重要的組成部分之一，是借助于現代化信息技術，對后勤檔案資源進行收集、處理、傳輸及利用，以逐步提高后勤檔案的管理水平，實現后勤資源的充分共享，推動中醫院后勤工作的科學化發展，以便更好地為醫療及科研工作提供服務。

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