新形勢下國有企業(yè)技術資料檔案管理工作探析

關月新

【摘 要】技術資料檔案管理工作是國有企業(yè)的一個重要組成部分，順應當前國企轉制重組的形勢背景，企業(yè)科技資料檔案管理的加強尤為關鍵。隨著我國國有企業(yè)改革步伐的加快，國有企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法適應企業(yè)自身發(fā)展的需要，無法適應新形勢下市場經濟和新經濟常態(tài)對國有企業(yè)提出的要求。因此，創(chuàng)新檔案管理工作已經成為國有企業(yè)檔案管理工作中的重要課題。

【關鍵詞】新時期；國企檔案管理；問題；創(chuàng)新

一、技術資料檔案的概述

所謂技術資料檔案就是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的需歸檔保存的圖紙、圖標、文字材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料，是生產理、技術管理、科研管理的重要組成部分。技術資料檔案的種類較多，可按照基建類、設備類、科研類、房地產類、聲像檔案類等類別進行分類。技術資料檔案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能、情報功能、促進生產力發(fā)展和提高經濟效益的功能等。技術資料檔案的特點：1）專業(yè)性。是技術資料檔案最為突出的特點之一，主要表現(xiàn)在形成領域和內容性質兩個方面的專業(yè)。首先，技術資料檔案是不同于其他檔案的一類具有專業(yè)性的檔案；其次，它的專業(yè)性也是實現(xiàn)科技檔案科學管理的重要依據(jù)之一。比如技術檔案的整理分類、技術專業(yè)檔案館的組建、技術檔案工作管理體制的確立等等。2）成套性。這是技術資料檔案最基本的特點。技術檔案是圍繞一個個獨立的項目，有規(guī)律性地形成一系列相關的文件資料。3）實用性。不論在整理過程中還是歸檔后，技術資料檔案都具有很強的實用性。4）多元性和多樣性。種類的多元性和類型的多樣性是科技檔案的又一明顯特點。由于技術、生產活動的多專業(yè)性，導致技術檔案種類上的多元化。此外，技術檔案又是各型檔案中，類型最為豐富多樣的一種。

二、現(xiàn)行國有企業(yè)重組中的檔案管理方式

近幾年來國有企業(yè)的分離、重組、改制，企業(yè)的技術資料檔案管理工作也應隨之調整。其管理方式歸納起來有以下幾種：

1）內部統(tǒng)一或分級式管理。內部統(tǒng)一管理這是國有企業(yè)重組中最主要的檔案管理方式，這種管理方式可形成統(tǒng)一的企業(yè)技術資料檔案信息中心，較快理清工作脈絡，提高工作效率；也有的國有企業(yè)重組后根據(jù)組織結構分層進行分級式管理。這種檔案管理方式適用于以獨法人為單位實行分級管理或是重后形成單一法人、但內部組織結構層級較多的大型國有企業(yè)，以便有關部門就近利用檔案。2）國資集中管理。這是一種較為特殊的檔案管理方式，它是隨著我國國有資產管理形態(tài)變化而產生的，是通過下設的企業(yè)技術資料檔案管理中心對所屬重組的國有企業(yè)的檔案實行集中管理。3）國家檔案館接收管理。根據(jù)有關規(guī)定，這種方式主要針對破產重組的國有企業(yè)。4）行業(yè)集約化管理。是指國有企業(yè)重組后在集團公司的內部形成一個統(tǒng)一集中管理平臺，檔案管理工作的責任主體是行業(yè)集團，按照行業(yè)劃分成不同的行業(yè)區(qū)域，分別進行的集約化管理。這種管理方式為條件成本過高，或者不具備保管條件的重組國有企業(yè)提供了一條解決途徑。5）市場化寄存管理。國家綜合檔案館為重組國有企業(yè)技術資料檔案提供寄存管理的服務項目，這是為各類國有（非國有）破產企業(yè)、社團和公民個人提供檔案寄存的一種有償服務。

三、國有企業(yè)技術資料檔案管理工作存在的問題

（一）自動化管理水平低，信息化管理水平差?，F(xiàn)代的國有企業(yè)發(fā)展過程中，對于技術資料的檔案管理，存在明顯的投戈不足的情況，導致整體的信息化水平極差，自動化管理的水平極低，這就使技術資料檔案管理大打沂扣。很多國有企業(yè)的發(fā)展，并不重視技術資料的檔案管理，導致檔案管理的經費投戈極少，降低了檔案的管理條件和水平，并且逐步落后于當代信息化的發(fā)展速度，使得技術資料的檔案管理整體呈現(xiàn)自動化管理水平低，信息化管理水平差，阻礙了國有企業(yè)的進一步發(fā)展。

（二）檔案管理認識度和重視度不足。國有企業(yè)中，企業(yè)的管理者和決策者對于技術資料的檔案管理認識不夠，重視不足。很多國有企業(yè)僅僅重視傳統(tǒng)的紙質類、文書類檔案形式，對信息化的檔案不了解，也沒有興趣了解，使得他們對于技術檔案的管理認識遠遠不夠，思想僅僅停留在白紙黑字的階段，阻礙了技術資料檔案管理工作的有力推進和信息化水平的普遍應用，對國有企業(yè)的進一步發(fā)展造成了嚴重的阻礙。

（三）檔案殘缺不全，管理難度大。很多國有企業(yè)沒有系統(tǒng)性的技術資料檔案管理流程，也沒有組建專業(yè)的技術資料檔案管理成員團隊，導致實際的技術資料檔案管理與企業(yè)的期望脫節(jié)，大量的信息資料殘缺不全，重要的資料資源不能得到充分利用，甚至有些關鍵的資料文件還出現(xiàn)了遺失的情況，增大了技術資料檔案管理工牛的難度，阻礙了國有企業(yè)的發(fā)展。

四、國有企業(yè)技術資料檔案管理的應對策略和方法

（一）強化基拙設施建設。提高技術資料檔案管理工作的水平和質量，就需要從根源抓起，強化基礎設施建設，順應國家和企業(yè)的發(fā)展要求，提高技術資料檔案管理工作的科學性和實踐性以庫房為例，庫房條件直接關乎技術資料管理的效率和效果，這就是國有企業(yè)應該極為重視的一個環(huán)節(jié)，但是當前，很多國有企業(yè)僅僅具備計算機儉索功能，檔案管理的現(xiàn)代化水平低，信息化差，網絡化不足，嚴重影響了技術資料檔案管理的日常運作，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化。因此，強化基礎設施建設，提高網絡化水平，加強信息化條件，是加強國有企業(yè)技術資料檔案管理的重要舉措.

（二）提高技術資料檔案管理人員素質。國有企業(yè)要想提高技術資料檔案管理工作的質量和水平，就需要配備專業(yè)的檔案管理成員，并對他們進行定期的培訓，提高他們的素質水平和專業(yè)技能水平，推動網絡化、信息化管理的隴質高效。實踐證明，專業(yè)的技術資料檔案管理灰員，能夠將自己的所學所見與現(xiàn)實情況緊密結合起來，推動檔案管理的科學化和規(guī)范化，提高技術資料檔案管理工牛的效率和質量。

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