淺談互聯(lián)網(wǎng)+時代背景下的高校檔案信息化建設(shè)

摘要：互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+的浪潮已席卷全球。傳統(tǒng)的檔案管理模式已顯得越來越落伍，難以適應(yīng)檔案管理工作的新需要，甚至成為其向前發(fā)展的阻礙。因此，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢，主動擁抱互聯(lián)網(wǎng)，主動謀劃，積極作為，大力推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理信息化建設(shè)，是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。本文以此為切入點，探索當(dāng)今高校檔案信息化建設(shè)的互聯(lián)網(wǎng)+路徑，期冀為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供一定啟示。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高校檔案；信息化建設(shè)

一、互聯(lián)網(wǎng)+的基本概念

“互聯(lián)網(wǎng)+”是指互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展呈現(xiàn)出的一種新業(yè)態(tài)，是知識社會創(chuàng)新2.0推動下的互聯(lián)網(wǎng)形態(tài)演進(jìn)及其催生的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新形態(tài)。“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”，就是利用信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行多維融合，從而提升全社會的創(chuàng)新力和生產(chǎn)力。

二、互聯(lián)網(wǎng)+與檔案信息化

（一）檔案分類

我國傳統(tǒng)檔案分類繁瑣，介質(zhì)上分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。拿我們高校來說，紙質(zhì)檔案可分為黨群、行政、教學(xué)、出版、外事、財會等類別，而這些類別還可以繼續(xù)下分；電子檔案又可以分為照片、影視膠片、磁盤、光盤等。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，我們可利用檔案管理軟件等OA系統(tǒng)，科學(xué)高效分類檔案，自動編目編碼編號，且不用擔(dān)心出錯，大大減少了檔案錄入分類的麻煩。

（二）檔案保存

傳統(tǒng)的實體檔案保存一般采取檔案袋+檔案柜+檔案架模式，查找起來令人眼花繚亂，而且非常占用空間，還需進(jìn)行除濕防腐防蛀等技術(shù)管理。隨著檔案資料的日積累月，這種實體檔案資料必然越積越多，無論保存還是查詢，都非常麻煩。

在這種情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案掃描編號，電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，并將兩種檔案統(tǒng)一歸檔大數(shù)據(jù)庫，化繁為簡，只需要一臺存儲器和幾臺電腦就可以搞定，省去了大量空間及人力成本，普及開來，對檔案管理工作的變革將是顛覆性的。

（三）檔案檢索

傳統(tǒng)的檔案因為是實體保存，檢索起來往往“翻箱倒柜”，這對檔案的磨損很嚴(yán)重。如果我們利用互聯(lián)網(wǎng)把所有檔案導(dǎo)入大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，那么只要在電腦上打開檔案管理軟件輸入關(guān)鍵詞就可快速檢索，且檢索精準(zhǔn)，檔案的類別、編號、密級等基本信息都一目了然，大大提升檢索效率。

（四）檔案利用

傳統(tǒng)的檔案管理體制僵化，檔案借閱的手續(xù)非常繁瑣，以我在的高校來說，檔案利用人在借閱檔案時，要領(lǐng)取檔案借閱登記表、相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，并設(shè)有等級借閱期限；而校外人士借閱檔案，還要出具聯(lián)系函。這不僅挫傷了檔案借閱人的積極性，也讓檔案的開發(fā)利用率大打折扣，而且還加重檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

但是，如果我們利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行管理，就可以在OA系統(tǒng)上完成檔案資料的借還操作，包括實體檔案的信息（紅外線條形碼識別）、借閱人信息登記（身份證感應(yīng)識別）、借閱期限（直接系統(tǒng)輸入）的登記等。這樣將會大大提升檔案開發(fā)利用效率，讓檔案資料真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

三、高校檔案信息化建設(shè)新思路

（一）提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變思維，超前謀劃

識時務(wù)者為俊杰，因循守舊或故步自封，就只能不斷倒退，對于我們的檔案管理工作來說同樣如此。建設(shè)高校檔案信息化管理平臺是高校檔案管理的必然發(fā)展趨勢，采取"專項投入、數(shù)字傳遞、結(jié)合規(guī)劃、遠(yuǎn)近結(jié)合"的基本對策能有效推進(jìn)檔案信息化管理平臺的建設(shè)工作。作為高校領(lǐng)導(dǎo)來說，要提高對加強(qiáng)檔案管理工作的思想認(rèn)識，拋棄“檔案工作無用論”，切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，超前謀劃互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理工作，促進(jìn)二者的深度融合，抓住時代發(fā)展機(jī)遇，讓本單位檔案管理工作水平借勢迅速提檔升級。

（二）加大投入，改造硬件，更新軟件

良好的硬軟件設(shè)施配備是保障檔案管理工作健康運(yùn)轉(zhuǎn)的基本條件，也是實施高校檔案管理提檔升級和信息化建設(shè)的前提。每年在做年度預(yù)算時，應(yīng)該對檔案管理工作這塊有所安排，為檔案管理提供必要的經(jīng)費(fèi)保障，必要時還可以積極爭取各類資金，讓本單位檔案室的硬件、軟件至少都達(dá)到規(guī)定水平。

（三）引進(jìn)人才，加強(qiáng)培養(yǎng)，提升技能

人才是制約高校檔案管理工作發(fā)展的核心要素。所以，我們高校應(yīng)該重視并加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才引進(jìn)，重點引進(jìn)業(yè)務(wù)知識專而精，責(zé)任心強(qiáng)，有干勁，尤其是懂互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的年輕高素質(zhì)人才，多舉措激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造性，不斷提升他們的檔案管理工作專業(yè)技能。

（四）加強(qiáng)考核，強(qiáng)化指導(dǎo)，交流合作

當(dāng)前高校檔案管理工作存在一些不盡如人意的地方，與僵化的管理機(jī)制有很大關(guān)系。很多檔案管理人員的待遇是“旱澇保收”，導(dǎo)致部分檔案管理人員工作不積極不主動，缺乏創(chuàng)造性和活力，檔案管理難有創(chuàng)新和亮點。各高校應(yīng)從自身實際出發(fā)，選擇適宜的檔案信息策略，并通過高校檔案信息服務(wù)評價體系的建立及作用的發(fā)揮來推動高校檔案信息服務(wù)工作實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。

高校還需加強(qiáng)與兄弟單位的溝通交流，互通有無，共同學(xué)習(xí)進(jìn)步，也不失為一條提升檔案管理工作的良好途徑。

五、結(jié)語

當(dāng)前，我國高等教育正處于快速發(fā)展期和急速變革期，有很多珍貴歷史資料值得留存。推進(jìn)高校檔案管理互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)迫在眉睫。建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上的社會信息化所引發(fā)的工作方式與生活方式變革以及高校改革客觀上要求高校檔案信息服務(wù)工作必須實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。為此，各高校應(yīng)從自身實際出發(fā)，選擇適宜的檔案信息策略，并通過高校檔案信息服務(wù)評價體系的建立及作用的發(fā)揮來推動高校檔案信息服務(wù)工作實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。[3]

為了做好這項偉大工程，我們檔案管理工作者必須自覺提高思想認(rèn)識，加大投入，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，搶抓國家互聯(lián)網(wǎng)+政策發(fā)展機(jī)遇，為提升我國高等教育發(fā)展質(zhì)量、實現(xiàn)中華民族偉大中國夢做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陶嵐，論高校檔案信息化管理平臺的建設(shè)[J].湖南社會科學(xué).2010（07）

[2]倪麗娟，信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].檔案學(xué)通訊.2011（09）

作者簡介：潘秋童（1988.08）女，民族：漢，籍貫：福建莆田，學(xué)歷：碩士，單位：貴州師范學(xué)院。endprint