法制聲像檔案數字化管理策略探析

邢東勇　王巖峰

摘 要：信息技術的不斷發展使得法制聲像檔案的管理工作也逐漸朝向數字化的方向發展?；诖耍疚姆治隽朔ㄖ坡曄駲n案數字化管理中存在的風險，闡述了風險控制以及圖片、錄像、光盤、聲像檔案的數字化管理這些法制聲像檔案數字化管理策略。

關鍵詞：法制聲像檔案 數字化管理 電子檔案

引 言

隨著現代信息技術的不斷更新，檔案管理工作也不斷朝著數字化的方向發展。相比于紙質檔案，聲像檔案主要以圖片、音像以及影像資料等形式存在，文字只是輔助的手段。法制聲像檔案將重要的事件以最為直觀的形式記錄了下來，有著十分重要的保存價值。所以，推行法制聲像檔案數字化管理，延長其保存的時間、數量以及質量有著十分重要的意義。

一、法制聲像檔案數字化管理的風險分析

（一）數字化格式轉移的遷移風險

對于法制聲像檔案的保存來說，格式的轉換有著十分重要的意義。在通常情況下，法制聲像檔案的格式轉換就是將壓縮格式轉換為另一種格式。這就意味著在轉換中，需要將法制聲像檔案先進行解壓，然后在進行壓縮[1]。在這樣的格式轉化過程中，很可能對法制聲像檔案的完整性以及真實性等都造成一定程度的影響。舉例來說，WAV格式是法制聲音文件的源文件，由于其占據的空間較大，所以相關管理人員會在實際保存工作中將其進行壓縮，但是這樣很可能會造成文件二進制數據流配置的破壞。

（二）數字化硬盤存儲的設備風險

在法制聲像檔案的數字化管理過程中，多數的影像信息會存儲在硬盤中。但是，一旦硬盤出現老化的現象，則必然會出現法制聲像檔案的損壞或丟失。所以，在進行法制聲像檔案的數字化管理工作中，相關工作人員必須要對數字化硬盤存儲風險進行有效的控制。在進行數字化聲像檔案的硬盤存儲時，由于存儲的時間相對較長，則很有可能出現聲像檔案資料的丟失，有些聲像檔案甚至會出現無法打開的情況。

二、法制聲像檔案數字化管理的策略

（一）圖片的數字化管理

現階段，檔案管理中保存著的法制圖片檔案包含紙質檔案以及電子檔案兩種。在進行法制聲像檔案的數字化管理時，如果紙質檔案的數量較多且內容相對豐富，則可以使用電子掃描儀對其進行分批次的掃描?？梢詫⑾嚓P紙質檔案劃分出不同的等級，對于重要程度較高的圖片紙質檔案首先進行掃描。同時，每一份紙質檔案在掃描結束后，都要第一時間的配以說明的文字，例如圖片拍攝的時間、地點、事件以及圖片的基本信息等等，這樣能夠為后期的分類以及管理工作提供參考，使其工作更加方便。而對于電子檔案，則可以直接將其上傳到檔案管理軟件中，利用管理軟件實現自動化的管理。

另外，對于一些年代較為久遠或是清晰程度相對較低的圖片，可以使用PS等圖片處理軟件對其首先進行修復，在進行分類保存管理。

（二）錄像、光盤的數字化管理

在法制聲像檔案中，還存在著一定數量的以傳統載體為基礎的聲像檔案，也就是以錄像帶以及光盤等為代表的法制聲像檔案。對于這些檔案進行數字化管理中，工作人員可以充分利用計算機技術，將其轉化為數字信息并保存進計算機的硬盤中，實現檔案資料的長時間存儲。數字化的法制聲像檔案的管理方式能夠提升管理工作的便利性以及快捷性。

將錄像、光盤等傳統法制聲像檔案轉化為電子檔案后，可以將每一份電子檔案編制出唯一的文件號碼、分類號以及檔案號，使得后續的管理以及查找工作更加的便捷。在數字化轉換的過程中，也要重視起源文件的作用。為了提升傳統法制聲像檔案的保存年限，不僅要進行電子檔案的備份，還要對源文件進行妥善的保管。

（三）聲像檔案的數字化管理

相關管理人員在進行法制聲像檔案的數字化管理工作中嗎，要對相關管理技術以及設計的實際應用進行充分的重視，要成立專門的研究小組，對法制聲像檔案的數字化轉化進行深入的探究，并確定不同分工的管理人員的工作標準。同時，法制聲像檔案的管理部門還要制定出檔案數字化轉化與管理工作的時間表，對于轉化過程中出現的問題進行第一時間的處理。另外，相關管理人員還要對已經完成數字化轉化的法制聲像檔案進行定期的復制以及轉存處理，使得法制數字化聲像檔案保存的時間更加長久。

（四）法制數字化聲像檔案遷移風險的控制

在法制數字化聲像檔案的遷移過程中，檔案內容被損壞的概率較高，所以相關管理人員必須對遷移過程中的風險進行控制。在進行檔案遷移的過程中，相關工作人員以及充分的利用國家制定的標準，即《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002，使用WAV、MP3、MPEG、AVI這些統一的格式對法制聲像檔案進行存儲和管理[2]。同時，也要在檔案載體的外部標注統一的管理編號，方便后續的查找與使用工作。這種統一格式的保存方式能夠最大程度的保證檔案信息的長期可讀。

目前，我國已經進入了大數據時代，在法制聲像檔案的管理工作中，相關管理人員也可以利用大數據管理方法，對大容量的硬盤、網絡云盤等載體進行充分的利用，進行檔案信息的有效備份，提升存儲的時間。

（五）法制數字化聲像檔案硬盤存儲風險的控制

在進行法制聲像檔案的數字化管理中，多數的電子檔案都被存儲在硬盤中。這意味著，硬盤的安全性以及可靠性直接影響著電子文檔的可取、可讀以及可利用性。為了有效的控制硬盤存儲風險，相關管理人員可以充分利用硬盤健康安全監測技術，實現在用戶對硬盤中的法制聲像檔案進行查找與使用的同時，對硬盤的運行狀態以及安全性進行檢測?？梢允褂米员O測、分析以及報告的相關技術，對磁盤、磁頭等進行監測，一旦發現異常情況，則可以自動發出警報，降低硬盤的運行速度，并將重要的檔案資料轉移到安全扇區，或對文件進行備份。

總 結

綜上所述，在進行法制聲像檔案的數字化管理中，存在著一定的風險。相關管理人員在完成對檔案遷移風險、硬盤存儲風險的控制基礎上，還要進行圖片、錄像、光盤、聲像檔案的數字化管理，做好備份工作，并重視源文件的保管。這樣的方式提升了數字化管理的水平，延長了檔案保管的年限。

參考文獻：

[1] 周成龍.數字化背景下聲像檔案管理的難點及對策[J].蘭臺世界，2017（08）：57-60.

[2] 王雪飛.數字化背景下聲像檔案管理的若干思考[J].大眾科技，2011（10）：247-248.

作者簡介：邢東勇（1974-11-18）， 男，民族：漢族。工作單位：四平市人民政府法制辦公室。 王巖峰，在吉林省伊通滿族自治縣營林調查設計隊工作。助理館員