農(nóng)業(yè)科研單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)高效運(yùn)行的障礙分析和對(duì)策建議

紀(jì)素蘭+張木蓮+馬曉杰

摘要：以江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為案例，通過對(duì)現(xiàn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行情況的調(diào)查研究，深入剖析存在的主要障礙和共性問題，有針對(duì)性地提出優(yōu)化系統(tǒng)功能、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、完善管理體系等對(duì)策建議，為農(nóng)業(yè)科研單位的現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；系統(tǒng)功能；管理體系；障礙分析；對(duì)策建議

中圖分類號(hào)： G311文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A文章編號(hào)：1002-1302（2017）12-0304-03

習(xí)近平總書記指出“沒有信息化，就沒有現(xiàn)代化”。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分，已成為推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，得到普遍重視和廣泛應(yīng)用[1]。近年來，農(nóng)業(yè)科研單位投入大量的人力、財(cái)力、物力，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)了管理工作的規(guī)范化、流程化、信息化、現(xiàn)代化，有效提升了管理工作的質(zhì)量和效率[2]。但隨著農(nóng)業(yè)科研單位轉(zhuǎn)型升級(jí)的發(fā)展和現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研院所建設(shè)的深入，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在建設(shè)、運(yùn)行、管理過程中不斷呈現(xiàn)出新的共性、難點(diǎn)問題[3]。為此，本研究以江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為案例，通過對(duì)其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行現(xiàn)狀和存在問題的調(diào)查分析，有針對(duì)性地提出推進(jìn)系統(tǒng)高效運(yùn)行的對(duì)策措施，以期為農(nóng)業(yè)科研單位的現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行現(xiàn)狀

江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)起步較早，1997年開始建設(shè)。經(jīng)過近20年建設(shè)運(yùn)行，基本建成了符合單位實(shí)際、具有自身特色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)了工作便捷化、管理信息化、決策智能化。

1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)逐步完善

先后配置了高性能服務(wù)器群、核心交換設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備，更新升級(jí)主干網(wǎng)絡(luò)，高標(biāo)準(zhǔn)改造核心機(jī)房，完善了網(wǎng)絡(luò)隔離系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防火墻、防攻擊篡改措施、網(wǎng)絡(luò)接入認(rèn)證系統(tǒng)、用戶實(shí)名認(rèn)證系統(tǒng)等安全防護(hù)系統(tǒng)，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行提供了穩(wěn)定、安全的環(huán)境。1.2重點(diǎn)領(lǐng)域系統(tǒng)應(yīng)用逐步推開

建成10個(gè)涉及電子政務(wù)、科研業(yè)績(jī)考核、人事管理、財(cái)務(wù)和國(guó)有資產(chǎn)管理、預(yù)約報(bào)賬、檔案管理、工程建設(shè)、職稱申報(bào)、大型儀器共享和預(yù)約等主要管理工作領(lǐng)域的輔助辦公和規(guī)范管理的應(yīng)用系統(tǒng)，建立院門戶網(wǎng)站、內(nèi)部郵件系統(tǒng)、意見箱等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和信息交換公共平臺(tái)，基本形成了覆蓋全院、功能完善、流程規(guī)范的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)了辦公數(shù)字化、數(shù)據(jù)電子化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息公開化。

1.3規(guī)范管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)實(shí)效初顯

系統(tǒng)良好的互動(dòng)性，進(jìn)一步拓展了院與公眾間互動(dòng)交流，公眾可以利用網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)應(yīng)用更便捷地了解、理解、參與公共事務(wù)的決策，管理部門也可以更直接地傾聽公眾意見，及時(shí)采納合理化建議，優(yōu)化辦事流程，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)了高效工作、精細(xì)管理、科學(xué)決策。另一方面，系統(tǒng)的建設(shè)運(yùn)行在一定程度上也實(shí)現(xiàn)了管理部門的扁平化，保障了信息傳遞的準(zhǔn)確性和政策措施的貫徹落實(shí)，促進(jìn)了部門間的合作，提高了協(xié)同辦公能力，推進(jìn)建立科學(xué)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)體系。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)高效運(yùn)行中存在的主要障礙和難點(diǎn)問題

隨著信息技術(shù)領(lǐng)域的快速發(fā)展以及現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)科研單位建設(shè)的深入，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在建設(shè)和運(yùn)行過程中還面臨著不少的困難和問題，甚至部分是信息化建設(shè)的共性問題。

2.1信息資源利用和共享效率偏低

由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，應(yīng)用系統(tǒng)均為按照業(yè)務(wù)職能獨(dú)立建設(shè)運(yùn)行，存在信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)接口不兼容、服務(wù)體系不完備等問題，導(dǎo)致各平臺(tái)間處于分隔狀態(tài)，互聯(lián)互通不暢，形成了“應(yīng)用孤島”“信息孤島”“資源孤島”，造成信息利用和共享效率偏低。另一方面，由于對(duì)科技人員的需求調(diào)查不足，在系統(tǒng)投資立項(xiàng)時(shí)，存在很大的主觀性與盲目性，系統(tǒng)的服務(wù)功能不夠完善，整體利用率較低。同時(shí)由于大多數(shù)部門輕視甚至忽視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，普遍存在信息資源長(zhǎng)期存儲(chǔ)、開發(fā)利用低的問題。

2.2系統(tǒng)功能開發(fā)應(yīng)用不到位

一直以來，江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院高度重視辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，但與之不協(xié)調(diào)的是，重建設(shè)輕管理、重硬件輕軟件的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，系統(tǒng)功能未能得到有效開發(fā)和利用。一是公共服務(wù)平臺(tái)中會(huì)議管理、車輛管理等業(yè)務(wù)管理模塊尚未啟用，處于閑置狀態(tài)；二是系統(tǒng)的決策服務(wù)功能尚未體現(xiàn)；三是集行政會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、應(yīng)急指揮等一體化的多媒體通信平臺(tái)還未建設(shè)。同時(shí)，由于宣傳培訓(xùn)力度不夠以及工作人員的傳統(tǒng)工作方式和思維定勢(shì)，目前，系統(tǒng)應(yīng)用仍處于雙軌運(yùn)行、傳統(tǒng)為主的狀態(tài)，系統(tǒng)的便捷化、集成化、現(xiàn)代化功能未能真正實(shí)現(xiàn)。

2.3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支撐和安全防范措施滯后

系統(tǒng)的建設(shè)運(yùn)行基于局域網(wǎng)，與公共互聯(lián)網(wǎng)相連，內(nèi)外網(wǎng)交織，雖建立了一系列邏輯隔離措施，但還不具備很強(qiáng)的防御能力，仍存在嚴(yán)重的安全漏洞，極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊和木馬竊密，網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全形勢(shì)嚴(yán)峻。同時(shí)，由于系統(tǒng)和網(wǎng)站均未開展等級(jí)保護(hù)的認(rèn)定與備案工作，還存在網(wǎng)站安全防護(hù)措施不到位、網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù)措施不完備等問題，安全防護(hù)措施須進(jìn)一步強(qiáng)化。此外，隨著數(shù)據(jù)資源下載共享等互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用日益增多，現(xiàn)行系統(tǒng)已逐漸出現(xiàn)硬件設(shè)施破損老舊、交換機(jī)及光電設(shè)備超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)、光纖寬帶信號(hào)衰減嚴(yán)重等問題，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支撐不足。

2.4信息技術(shù)和管理人才缺乏

系統(tǒng)的高效運(yùn)行和安全管理，主要取決于信息技術(shù)人員和信息管理人員的綜合素質(zhì)。江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院信息技術(shù)人員一般由網(wǎng)絡(luò)中心成員擔(dān)任，非專業(yè)科班出身，系統(tǒng)技術(shù)開發(fā)和維護(hù)水平有限，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、運(yùn)行不暢等問題。信息管理人員一般由職能部門工作人員兼任，對(duì)信息技術(shù)掌握度不夠，同時(shí)由于身兼數(shù)職，信息收集整理、傳遞發(fā)布的時(shí)效性和主動(dòng)性不強(qiáng)，系統(tǒng)管理工作效率較低。

2.5規(guī)范的管理運(yùn)行機(jī)制還未建立

完善的組織管理構(gòu)架和規(guī)范的管理制度是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前，由于缺少統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)分屬不同部門管理，各自為政，缺乏權(quán)威的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)與有力的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明、效率低下、關(guān)系繁瑣、管理混亂松散等問題，形成“管理真空”“管理缺位”。同時(shí)，由于多頭管理，高效運(yùn)行的長(zhǎng)效管理機(jī)制尚未建立健全，有待進(jìn)一步完善。endprint

3推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和高效運(yùn)行的對(duì)策建議

針對(duì)以上主要障礙和難點(diǎn)問題，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)針對(duì)性開展系統(tǒng)功能優(yōu)化、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境完善、管理體系創(chuàng)新等措施，探索建立服務(wù)需求、開放創(chuàng)新、協(xié)同辦公為導(dǎo)向的應(yīng)用機(jī)制，探索建立院為統(tǒng)領(lǐng)，職能部門為基礎(chǔ)，共建共管、分級(jí)負(fù)責(zé)的組織管理機(jī)制，探索建立以管理規(guī)范、制度健全、安全保密為基礎(chǔ)的保障機(jī)制，為科技事業(yè)的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型發(fā)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

3.1優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高信息資源共享率

3.1.1頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，推進(jìn)系統(tǒng)整合和資源共享辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)龐大的復(fù)雜工程[1]，須按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求，統(tǒng)籌規(guī)劃，建設(shè)具有統(tǒng)一支撐環(huán)境、數(shù)據(jù)管理、信息門戶的高度集成協(xié)同、覆蓋全院的“大辦公平臺(tái)”（圖1），全面提升信息資源利用率。一是建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心和信息交換中心，促進(jìn)系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源在中心中存儲(chǔ)和交換，形成高度集成的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)群，徹底解決信息碎片化、信息孤島、應(yīng)用孤島問題，實(shí)現(xiàn)信息資源由分散獨(dú)享向集中共享轉(zhuǎn)變，最大限度地提升信息資源的利用率。二是建立統(tǒng)一的身份認(rèn)證和用戶管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄和統(tǒng)一信息門戶管理，推進(jìn)系統(tǒng)的整合和互通互聯(lián)，形成一體化的協(xié)同辦公系統(tǒng)，徹底打破流程分割、系統(tǒng)分隔問題，實(shí)現(xiàn)辦公方式由單一集約化向復(fù)合集約化轉(zhuǎn)變，全面提升系統(tǒng)的“一站式”管理和服務(wù)能力。

3.1.2加強(qiáng)調(diào)研，關(guān)注需求，推進(jìn)功能優(yōu)化完善不斷維護(hù)和更新是保持辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理活力的關(guān)鍵[2]，須按照便捷、高效的要求，優(yōu)化完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的使用頻率和效率。一是加快系統(tǒng)功能的開發(fā)，推進(jìn)公共服務(wù)模塊的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)行政管理、個(gè)人事務(wù)、后勤服務(wù)等工作的流程化、規(guī)范化；拓展檔案管理系統(tǒng)功能，重視電子文件長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用，加強(qiáng)名人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)；建立視頻會(huì)議等內(nèi)部通訊平臺(tái)，推進(jìn)內(nèi)部信息交流更加快捷通暢。二是啟動(dòng)移動(dòng)辦公系統(tǒng)建設(shè)，建立立體化辦公平臺(tái)，最大程度保障無論在哪里、無論是誰，只要有移動(dòng)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，均可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。三是細(xì)化完善系統(tǒng)流程，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)

潔、方便、人性化的操作界面，提高系統(tǒng)使用的便捷性。四是加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)和更新，不斷擴(kuò)充系統(tǒng)功能，實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)資源，保持系統(tǒng)的管理活力。

3.2完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，筑牢系統(tǒng)安全防線

3.2.1建立信息安全防護(hù)體系建設(shè)安全可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)分離，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全接入和運(yùn)行，保障系統(tǒng)和信息資源安全。開展信息系統(tǒng)和網(wǎng)站等級(jí)保護(hù)檢測(cè)與認(rèn)定，配置網(wǎng)站安全防護(hù)設(shè)備、網(wǎng)管軟件、上網(wǎng)行為管理系統(tǒng)等設(shè)施，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)控預(yù)警以及網(wǎng)絡(luò)行為的精準(zhǔn)識(shí)別，提高系統(tǒng)的自我安全防護(hù)能力。配置基礎(chǔ)信息設(shè)備和軟件，建成功能性服務(wù)支撐平臺(tái)，提供安全、高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.2.2建立虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）啟動(dòng)建設(shè)VPN平臺(tái)，進(jìn)一步擴(kuò)展院局域網(wǎng)，建立院外與院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)間可信的安全加密連接，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換利用安全。

3.3創(chuàng)新管理體制，構(gòu)建高效運(yùn)行的長(zhǎng)效機(jī)制

3.3.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)組建院信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，職能部門負(fù)責(zé)人為領(lǐng)導(dǎo)小組成員。其中領(lǐng)導(dǎo)小組總體負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和決策領(lǐng)導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)中心具體負(fù)責(zé)系統(tǒng)的規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)、技術(shù)支持，相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)、更新等工作，并帶頭支持、推廣使用系統(tǒng)，逐步形成院為統(tǒng)領(lǐng)，職能部門為基礎(chǔ)，共建共管、分級(jí)負(fù)責(zé)的組織管理體系。

3.3.2健全制度體系進(jìn)一步建立健全網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、系統(tǒng)審核、設(shè)施設(shè)備管理、信息審核更新、安全防護(hù)等規(guī)章制度，明確管理責(zé)任，規(guī)范流程標(biāo)準(zhǔn)。強(qiáng)化規(guī)劃引導(dǎo)，嚴(yán)格項(xiàng)目建設(shè)管理，加大系統(tǒng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)推進(jìn)，逐步形成共建共管機(jī)制。

3.3.3加快人才培養(yǎng)加強(qiáng)信息技術(shù)和管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，促進(jìn)熟練掌握計(jì)算機(jī)和信息工程技術(shù)，提高系統(tǒng)開發(fā)和規(guī)范管理水平，逐步形成一支信息化建設(shè)和管理人才隊(duì)伍。建立完善人才激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)人才主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性。加快系統(tǒng)功能和使用技能宣傳培訓(xùn)，提高系統(tǒng)的應(yīng)用水平。

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