試論電子檔案的管理

樸芳琳

摘要：電子檔案也稱作數字檔案，對電子文件進行有效的歸檔處理，即形成了電子檔案。這里所提到的電子文件，是在數字設備及環境中生成的，并以數碼形式存儲于磁盤和光盤等載體中，以通信網絡主要傳遞形式的文件。在網絡環境下，電子檔案面臨著信息泄露或丟失、數據完整性遭到破壞或病毒傳播等威脅，因此加強電子檔案的管理是當前檔案管理人員所面臨的一項重要課題。

關鍵詞：信息時代；電子檔案；管理

一、電子檔案形成的優點

（1）電子檔案的時效性較強，周期較短，以數字化方式對檔案進行整理和統計等，減輕了檔案管理人員的勞動強度，簡化檔案管理環節，縮短了檔案管理的周期。（2）電子檔案具有個性化和交互性。電子檔案的管理模式具有現代化特征，促使用戶之間密切交流和溝通，在一定條件下發生角色的轉化。（3）電子檔案形式具有實時性和網絡化特征，通過網絡技術和數字技術的有效利用，有效的提高了電子檔案傳輸和通訊的便捷性。（4）加工的標準化。電子檔案的加工與整合都具有統一標準，尤其是在編碼技術、視頻格式以及瀏覽平臺等方面，通過對互聯網技術的有效運用，促進檔案資源的有效共享，并實現跨庫檢索的實現。（5）電子檔案具有智能化特征，其檢索系統能夠依據檢索條件自動進行分析和檢索，促進多語言混合檢索以及檢索結果的自動排序等功能的實現，為用戶提供準確可靠的檔案信息，促進檔案實際利用價值的有效發揮。

二、電子檔案存在的缺點

傳統的紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式就不再發生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎上，其內容和形式是相對獨立的，不僅內容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。

（1）原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。（2）真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。（3）完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失i電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。（4）安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術記錄在載體上的信息內容，這就要廣泛收集、保管過時技術全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。

三、做好電子檔案管理的措施

（一）要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

（二）要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

首先，由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而做到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。

其次，由于電子檔案存儲介質的特殊性，一旦損壞或丟失，會造成很大甚至無法彌補的損失。因此要注意存儲介質的保存環境，不要造成物理損壞。還要特別加強病毒防范，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子檔案的介質中不帶病毒，保證全部文件的安全，不要出現文件丟失。

對電子檔案的安全保護，關鍵一點是對檔案做好備份。必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確無誤。

（三）應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。還要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

（四）應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

四、結束語

電子文件是社會進步的產物，加強電子文件管理是21世紀檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，才能保證電子檔案的真實性、完整性和安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，并加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供檔案信息資料，促進經濟建設發展。endprint