圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的應(yīng)用

朱博

摘要 新形勢下傳統(tǒng)的人工管理圖書的方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代圖書管理事業(yè)的發(fā)展，采取一個快捷、高效的圖書檔案管理系統(tǒng)極為必要。本文將簡述檔案管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容，說明圖書檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)代圖書管理中應(yīng)用的必要性，為提高圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中的應(yīng)用率提供參考意見。

關(guān)鍵詞 圖書檔案管理系統(tǒng) 計算機技術(shù) 圖書管理 高效 應(yīng)用

一、圖書檔案管理系統(tǒng)概述

檔案管理系統(tǒng)是依托于信息技術(shù)發(fā)展起來的一門通過利用計算機語言建立標準統(tǒng)一的文件信息管理系統(tǒng)，用于快速的瀏覽信息種類、數(shù)量，便于管理者更加清晰的了解信息的基本情況，把握檔案管理工作基本內(nèi)容，及時更新、排列檔案內(nèi)容，這是一套完整的檔案信息資源管理、搜集、檢索、實現(xiàn)信息同步、信息共享的管理服務(wù)平臺。它的優(yōu)勢在于將數(shù)量巨大的檔案信息有機、有序的整合在一起，實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的流水化采集功能。隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，人民對于閱讀的強烈需求以及書籍種類數(shù)量的多樣性都要求現(xiàn)代的圖書檔案管理要緊跟時代發(fā)展的腳步，開發(fā)出能夠滿足讀者需求和書籍數(shù)量的現(xiàn)代化圖書檔案管理系統(tǒng)，以順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，提供更好的書籍答案管理和讀者閱讀服務(wù)。

二、在圖書管理中應(yīng)用圖書檔案管理系統(tǒng)的重要意義

圖書的信息通過紙質(zhì)文件的方式來記錄和保存時，也會出現(xiàn)容易遺失、信息破損的情況，在翻閱和調(diào)集信息時，也費時費力。與此相比，圖書檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)圖書的規(guī)范化管理，實現(xiàn)圖書采集、管理、借閱的信息化管理，減輕圖書管理工作者的工作負擔，讓圖書檔案管理變得更加高效，快捷。

（一）簡化圖書的管理工作，有效節(jié)省人力資源

傳統(tǒng)的圖書管理是依靠人工來解決圖書管理中的一系列步驟，書籍具有體積大、重量大、不利于整理搬運的特點，對于整理和搜集圖書信息，對圖書的信息采集和信息歸納來說都是需要耗費較多的時間和精力的。與此相比，在進行圖書管理系統(tǒng)配置初期時，對所有的圖書種類、數(shù)量、版次等一些詳細信息進行一次徹底清查之后，把現(xiàn)有的圖書信息編輯成電子形式信息文件并錄入到圖書檔案管理系統(tǒng)中，并進行檔案信息備份、加密，上傳到云端，就能大大提高圖書檔案信息資源的安全性，保證圖書檔案信息的完整性。通過圖書檔案信息的信息化處理，就能把厚重的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)化為更加清晰明了的文檔信息，這樣就大大減少了圖書管理者的工作量，便于圖書管理者更加清晰的了解和掌握圖書的檔案的基本信息，最大化地解放勞動力，將更多的人力資源配置到現(xiàn)代化圖書管理的探索和實踐中去。

（二）有利于圖書檔案的智能化管理，加快圖書的更新速度，實現(xiàn)圖書信息資源共享

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展讓圖書檔案的工作更加方便，節(jié)約了時間，也提高了工作效率。在建立圖書檔案管理系統(tǒng)時，原來零碎散落的圖書信息被有效整合起來，圖書的分類和編目工作更加系統(tǒng)嚴謹。同時，當圖書需要參考現(xiàn)有的書籍信息，進行定時更新和書籍采購時，就可以通過鼠標輕輕一點，就能即可查詢到現(xiàn)有的圖書信息，通過與當下流行的書目進行對比，就能了解到應(yīng)該采購和增加圖書的信息，便于管理人員及時更新圖書。信息全球化也加快了圖書檔案管理信息的共享速度，當圖書的檔案信息實現(xiàn)同步和共享，就能讓工作人員不僅清楚所在圖書館的圖書采集和編目方式，更能訪問其他圖書館的管理數(shù)據(jù)，在這種模式下，工作人員可以在對比中查漏補缺，共同進步，完善圖書檔案的管理制度，更好地為讀者服務(wù)。

三、提高圖書檔案管理系統(tǒng)在圖書管理中應(yīng)用率的方法

（一）立足于實際，制定相關(guān)實施計劃

當傳統(tǒng)的管理被替代時，首要的工作就是要用相應(yīng)的文字性的管理條例和辦法，來規(guī)劃工作的進程，將新的管理模式落實到實處。因此在建立圖書檔案管理系統(tǒng)時，就要制定相關(guān)的管理條例，來約束和規(guī)范實際系統(tǒng)布置和安裝工作的開展。首先，對于圖書的檔案管理來說，圖書工作本身在開展的過程中就存在一些困難，因此在在制定相關(guān)計劃、條例時，要立足于圖書管理工作的現(xiàn)狀，從實際情況出發(fā)，制定符合現(xiàn)實情況的計劃，對現(xiàn)在存在的問題進行有針對性的計劃，便于后期工作的開展。

（二）加大資金投入，構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)

圖書的檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用還是要建立在硬件設(shè)備到位的基礎(chǔ)上，因此對于計算機、圖書掃描儀等系列的硬件設(shè)施的配置上，一定要加強資金的投入，以保障系統(tǒng)能夠安裝到位。另一方面，現(xiàn)在的信息化管理系統(tǒng)也日趨智能化，因此應(yīng)用圖書檔案管理系統(tǒng)所搭載的軟件時，也要選取適合圖書信息采集、整理、檢索、調(diào)集的人性化系統(tǒng)，并在后期應(yīng)用的過程中，通過系統(tǒng)來收集工作記錄，以用來分析用戶數(shù)據(jù)，為完善管理系統(tǒng)提供參考依據(jù)。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化的圖書檔案管理系統(tǒng)對當前的圖書管理工作具有重要意義，因此實施圖書檔案管理系統(tǒng)勢在必行，它基于信息化的計算機技術(shù)，將繁瑣的圖書信息整理，收集的過程變得簡潔快速，讓智能化精準化的工作方式應(yīng)用于圖書檔案管理工作，化繁為簡，解放人力，讓圖書檔案管理適應(yīng)當前形式的發(fā)展，更好地服務(wù)于閱讀。endprint