信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新

張秀麗

摘要：在信息化的今天，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，怎樣才能讓當(dāng)下的檔案管理適應(yīng)信息化的時(shí)代，是檔案管理人員思考的問題，檔案管理工作模式的改革已經(jīng)悄悄的拉開了帷幕。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案；管理；創(chuàng)新

在信息化時(shí)代下，全球化、數(shù)字化相繼出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用在人們的生活中，檔案管理也在悄無(wú)聲息的發(fā)生著改變，電子檔案的傳輸運(yùn)用，這一技術(shù)提高了檔案管理的工作效率，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。并且，檔案管理工作的創(chuàng)新與社會(huì)的發(fā)展需求遙相呼應(yīng)，這也極大的方便了工作人員對(duì)檔案信息的查詢和歸類。因此，在信息化的時(shí)代下，檔案管理的創(chuàng)新則顯得尤為重要。

一、影響檔案管理工作創(chuàng)新的因素

（一）檔案管理工作人員的管理理念落后，服務(wù)意識(shí)淡薄

首先，檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)的管理方式為主；其次，檔案管理工作人員沒能充分利用現(xiàn)代化辦公管理手段，使得檔案管理工作效率不高；再者，檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠透徹深入，認(rèn)為其工作的主要內(nèi)容就是保管好檔案即可；最后，檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，不能緊跟時(shí)代步伐，也不具備創(chuàng)新精神。

（二）檔案管理體系陳舊

當(dāng)前階段，很多管理人員對(duì)于檔案的管理還沒有形成有效的體系，管理人員的技術(shù)水平也難以讓檔案的管理更加具有成效，檔案的管理工作沒有形成系統(tǒng)化。尤其信息技術(shù)的發(fā)展更加需要高效的檔案管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，舊有的體系無(wú)法滿足當(dāng)前的檔案管理需要，檔案的管理效率無(wú)法得到提高。

（三）檔案管理模式的不完善

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，人們獲取信息資源的途徑拓展、費(fèi)用降低、效率提高，而檔案信息開發(fā)管理模式落后，人們獲取信息不那么容易，導(dǎo)致檔案信息資源價(jià)值被遺忘。因此創(chuàng)新檔案信息資源管理模式，共享檔案信息資源迫在眉睫。但檔案計(jì)算機(jī)管理模式、信息服務(wù)系統(tǒng)還沒有建立起來(lái)，缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案信息資源開發(fā)利用管理模式滯后，服務(wù)方式不靈活，服務(wù)手段不快捷，這種檔案管理模式，嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源的開發(fā)利用的程度。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作的新措施

（一）提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)方式

在當(dāng)今第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速的情況下，服務(wù)業(yè)成為主流，服務(wù)意識(shí)將影響人們的生活方式和工作態(tài)度。而在檔案管理工作中，服務(wù)態(tài)度同樣重要，因?yàn)闄n案是對(duì)重大歷史事件的記錄，也是對(duì)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，具有保存價(jià)值和參考價(jià)值，而工作人員良好的工作態(tài)度，有利于檔案資料的長(zhǎng)久保存和利用價(jià)值。

檔案管理將不再是實(shí)體的保存，而且還是電子內(nèi)容的整理，面對(duì)發(fā)達(dá)、快捷的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理機(jī)構(gòu)要?jiǎng)?chuàng)建檔案館網(wǎng)站，有了網(wǎng)站這個(gè)檔案歸類集合中心，有利于數(shù)據(jù)信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化處理。同時(shí)，在檔案館網(wǎng)站開展在線網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，因?yàn)闄n案收集、保存的目的為了使用，所以，通過(guò)改變服務(wù)方式，要提高檔案的使用率，從而體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。

（二）改變現(xiàn)存落后的管理模式

通過(guò)最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)資源管理模式，對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行最大化利用。此外，各個(gè)檔案管理部門還需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)做好資源的共享，通過(guò)這種方式不僅可以提高對(duì)檔案信息資源的有效利用，還可以在各個(gè)部門的交流與合作中，發(fā)現(xiàn)自身的不足之處，從而能夠更改好的改善自身，促進(jìn)檔案管理制度的進(jìn)一步完善。

（三）提高檔案人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，需要從以下兩方面做起：首先，加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育。檔案館需要制定相應(yīng)的制度改變?nèi)w工作人員的觀念，提高他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和熱情。檔案館還可以和專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，對(duì)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提升他們的整體素質(zhì)；其次，改變檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要求所有工作人員對(duì)相關(guān)學(xué)科和科研成果進(jìn)行了解，擴(kuò)展自身的知識(shí)廣度，為檔案信息資源的利用做好鋪墊。

（四）引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作。

在引進(jìn)人才的過(guò)程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并且具備了與單位相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對(duì)于那些有專門檔案管理人員的單位來(lái)講，要通過(guò)定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對(duì)于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行處理。

（五）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺(tái)階。將檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。

三、結(jié)束語(yǔ)

在信息時(shí)代的影響下，人們要改變自己的陳舊觀念，接受新事物，積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作積極改造創(chuàng)新，并在使用新技術(shù)的情況下，讓檔案資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)還要擴(kuò)大檔案資源的內(nèi)容量，在建立檔案館網(wǎng)站時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的安全保障體系，讓檔案資料體現(xiàn)最大的使用價(jià)值。

（作者單位：大慶油田有限責(zé)任公司第八采油廠規(guī)劃設(shè)計(jì)研究所）