淺析辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

韓瑩

[摘要]伴隨著社會科學技術的飛速發展，辦公室檔案管理工作的水平必然會得到更高程度的提升，在現代社會不斷進步的大背景下，辦公室檔案管理工作也面臨著更高的工作要求，因此只有提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強對信息安全技術的應用，建立健全辦公室檔案管理機制，并加大對辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設的物質基礎，才能夠有效提高檔案管理工作效率，并全面提升檔案管理現代化建設水平?；诖吮疚姆治隽宿k公室檔案管理存在的不足及完善策略。

[關鍵詞]辦公室檔案管理；不足；完善策略

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員認識程度不足

因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。

（二）檔案管理組織和管理機制不完善

很多企業或單位的辦公室檔案管理缺乏構建相對獨立的管理運行組織人員，而是將檔案管理工作交由行政部門進行兼管，再加上檔案管理工作沒有實施崗位責任制，管理制度體系不健全，從而導致檔案管理工作出現推脫責任、相互扯皮現象，這直接造成檔案管理工作缺失。另外，在檔案管理的實際工作中，很多企業或單位并沒有嚴格按照相關的“保密”規定去執行，從而導致檔案文件流失，嚴重影響檔案的應用效率。

三、完善策略

（一）樹立全新的辦公室檔案管理理念

要想全面提高辦公室檔案科學化水平，最首要也是最關鍵的任務便是樹立起全新的辦公室檔案管理理念，徹底擺脫傳統辦公室檔案管理理念中存在著錯誤觀念和想法，將一些已經與現實需求不再相符合的落后理念徹底摒棄掉。伴隨著辦公室檔案管理的發展，我們一定要高度重視起辦公室檔案管理的科學化，結合當前辦公室檔案管理的實際情況，確立起一套科學、合理、有效、先進的管理理念，這是實現辦公室檔案管理科學化水平的最重要的理論基礎，能夠對辦公室檔案管理起到非常重要的指引作用，能夠全面推動辦公室檔案管理的革新，帶領辦公室檔案科學化管理步入正常的軌道。我們要認識到，檔案工作是由人來完成的，因此人主觀意識發揮著重要的作用，除此之外，也要對辦公室檔案室的資金投入和軟件、硬件等方面也有更高的要求，例如通過計算機技術、網絡技術等先進的信息技術實現檔案管理的科學化；通過先進的檔案信息管理措施，促進辦公室檔案管理科學化水平的提高。

（二）建立健全辦公室檔案管理機制并構建安全的檔案信息監管制度體系

首先，完善的制度化管理機制是企事業單位管理活動正常有序進行的基礎，對于辦公室檔案管理工作來說同樣重要。因此，對檔案管理工作，必須加強對有關方面管理制度和機制體系的構建，促進檔案管理工作創新成果的良好實現。在檔案管理機制的構建過程中，相關規章制度的制定尤為重要，必須將其納入到檔案管理工作創新體系之中，避免其流于表面形式。其次，作為檔案管理機構的上層領導人，為了確保檔案管理工作能夠在實踐中按照規章制度具體執行，其必須構建一套信息監管制度體系，從而對檔案管理活動產生政策向導或者制度約束作用。

（三）提升工作人員的專業技能

對于辦公室電子檔案管理工作而言，整個管理工作的主體便是工作人員，所以，工作人員素質的高低直接決定著辦公室檔案管理工作有效性的高低。檔案管理工作素質越高，其檔案管理工作的質量就會越高，反之亦然。我們必須要正視這樣的一個問題，當前辦公室檔案不僅僅在數量上呈現出大幅度上升的趨勢，其管理要求更是在不斷地增加，這也就意味著檔案管理工作變得非常的繁瑣，這就大大增加了辦公室檔案管理工作人員的工作壓力，基于此情況，我們必須要加大對相關工作人員的培訓力度，其培訓的重點主要集中在兩個方面：一是要注重對檔案管理專業理論知識的培訓，二是要注重提升檔案管理人員的職業道德操守以及專業素養?，F階段的檔案管理人員不僅僅要具備高超的檔案自動化管理技術，更重要的是有著高度的責任性以及創新能力，只有具備這兩點，才能夠真正做好辦公室檔案管理工作。

總之，作為企事業單位管理活動中的一項重要工作，檔案管理工作在新時代背景下逐漸由手工管理狀態進入到自動化管理狀態。當前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴重阻礙了該項工作的順利開展，因此需要采取有效的措施進行控制，從而更好的促進企業的發展。