淺析辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

韓瑩

[摘要]伴隨著社會科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室檔案管理工作的水平必然會得到更高程度的提升，在現(xiàn)代社會不斷進(jìn)步的大背景下，辦公室檔案管理工作也面臨著更高的工作要求，因此只有提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強(qiáng)對信息安全技術(shù)的應(yīng)用，建立健全辦公室檔案管理機(jī)制，并加大對辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠有效提高檔案管理工作效率，并全面提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。基于此本文分析了辦公室檔案管理存在的不足及完善策略。

[關(guān)鍵詞]辦公室檔案管理；不足；完善策略

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員認(rèn)識程度不足

因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r與時代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會影響整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。

（二）檔案管理組織和管理機(jī)制不完善

很多企業(yè)或單位的辦公室檔案管理缺乏構(gòu)建相對獨立的管理運行組織人員，而是將檔案管理工作交由行政部門進(jìn)行兼管，再加上檔案管理工作沒有實施崗位責(zé)任制，管理制度體系不健全，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)推脫責(zé)任、相互扯皮現(xiàn)象，這直接造成檔案管理工作缺失。另外，在檔案管理的實際工作中，很多企業(yè)或單位并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的“保密”規(guī)定去執(zhí)行，從而導(dǎo)致檔案文件流失，嚴(yán)重影響檔案的應(yīng)用效率。

三、完善策略

（一）樹立全新的辦公室檔案管理理念

要想全面提高辦公室檔案科學(xué)化水平，最首要也是最關(guān)鍵的任務(wù)便是樹立起全新的辦公室檔案管理理念，徹底擺脫傳統(tǒng)辦公室檔案管理理念中存在著錯誤觀念和想法，將一些已經(jīng)與現(xiàn)實需求不再相符合的落后理念徹底摒棄掉。伴隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，我們一定要高度重視起辦公室檔案管理的科學(xué)化，結(jié)合當(dāng)前辦公室檔案管理的實際情況，確立起一套科學(xué)、合理、有效、先進(jìn)的管理理念，這是實現(xiàn)辦公室檔案管理科學(xué)化水平的最重要的理論基礎(chǔ)，能夠?qū)k公室檔案管理起到非常重要的指引作用，能夠全面推動辦公室檔案管理的革新，帶領(lǐng)辦公室檔案科學(xué)化管理步入正常的軌道。我們要認(rèn)識到，檔案工作是由人來完成的，因此人主觀意識發(fā)揮著重要的作用，除此之外，也要對辦公室檔案室的資金投入和軟件、硬件等方面也有更高的要求，例如通過計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化；通過先進(jìn)的檔案信息管理措施，促進(jìn)辦公室檔案管理科學(xué)化水平的提高。

（二）建立健全辦公室檔案管理機(jī)制并構(gòu)建安全的檔案信息監(jiān)管制度體系

首先，完善的制度化管理機(jī)制是企事業(yè)單位管理活動正常有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，對于辦公室檔案管理工作來說同樣重要。因此，對檔案管理工作，必須加強(qiáng)對有關(guān)方面管理制度和機(jī)制體系的構(gòu)建，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新成果的良好實現(xiàn)。在檔案管理機(jī)制的構(gòu)建過程中，相關(guān)規(guī)章制度的制定尤為重要，必須將其納入到檔案管理工作創(chuàng)新體系之中，避免其流于表面形式。其次，作為檔案管理機(jī)構(gòu)的上層領(lǐng)導(dǎo)人，為了確保檔案管理工作能夠在實踐中按照規(guī)章制度具體執(zhí)行，其必須構(gòu)建一套信息監(jiān)管制度體系，從而對檔案管理活動產(chǎn)生政策向?qū)Щ蛘咧贫燃s束作用。

（三）提升工作人員的專業(yè)技能

對于辦公室電子檔案管理工作而言，整個管理工作的主體便是工作人員，所以，工作人員素質(zhì)的高低直接決定著辦公室檔案管理工作有效性的高低。檔案管理工作素質(zhì)越高，其檔案管理工作的質(zhì)量就會越高，反之亦然。我們必須要正視這樣的一個問題，當(dāng)前辦公室檔案不僅僅在數(shù)量上呈現(xiàn)出大幅度上升的趨勢，其管理要求更是在不斷地增加，這也就意味著檔案管理工作變得非常的繁瑣，這就大大增加了辦公室檔案管理工作人員的工作壓力，基于此情況，我們必須要加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，其培訓(xùn)的重點主要集中在兩個方面：一是要注重對檔案管理專業(yè)理論知識的培訓(xùn)，二是要注重提升檔案管理人員的職業(yè)道德操守以及專業(yè)素養(yǎng)。現(xiàn)階段的檔案管理人員不僅僅要具備高超的檔案自動化管理技術(shù)，更重要的是有著高度的責(zé)任性以及創(chuàng)新能力，只有具備這兩點，才能夠真正做好辦公室檔案管理工作。

總之，作為企事業(yè)單位管理活動中的一項重要工作，檔案管理工作在新時代背景下逐漸由手工管理狀態(tài)進(jìn)入到自動化管理狀態(tài)。當(dāng)前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴(yán)重阻礙了該項工作的順利開展，因此需要采取有效的措施進(jìn)行控制，從而更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。