淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

趙紅莉

【摘要】檔案主要是指在各項工作中形成的歷史記錄，是進行科學(xué)研究和各種設(shè)施建設(shè)的可靠資料。檔案管理在領(lǐng)域發(fā)展中有很重要的意義，然而有些地區(qū)并不是十分重視檔案管理工作，只滿足于眼前工作的需要，不去追求先進的檔案管理理念。文章重點分析了檔案管理工作的重要性，也說明了只有力求檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，完善檔案設(shè)施、建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理的重視度，才能實現(xiàn)檔案管理在社會發(fā)展中的價值最大化。

【關(guān)鍵詞】新形勢；檔案管理；思考

檔案管理資料是極其具有珍藏價值的，它是對往昔工作的查證，也代表著一個企業(yè)或者一個領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)決策，科學(xué)的檔案管理是度量一個企業(yè)管理與發(fā)展水平的標(biāo)尺。舊有檔案管理模式缺乏與時俱進的精神，缺少配合社會發(fā)展的前瞻眼光，缺少把檔案管理與區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展結(jié)合起來的意識，大大降低了檔案管理的實用價值。在信息科技飛速發(fā)展的今天，圖文、影像的引入對檔案管理來說有重要的意義。新形勢下的檔案管理也要求工作者不斷地總結(jié)經(jīng)驗與堅持創(chuàng)新，借鑒前沿的檔案管理科學(xué)研究成果，應(yīng)時代發(fā)展適應(yīng)新形勢下的新局面，力爭做好檔案開發(fā)和檔案利用。只有真正立足于檔案管理的現(xiàn)狀，不斷地堅持創(chuàng)新，適應(yīng)時代發(fā)展的需要，激發(fā)檔案管理人員的工作熱忱，提升檔案管理工作人員的責(zé)任感，提升國家對檔案管理的重視程度，健全檔案管理工作相關(guān)的法律、法規(guī)，實現(xiàn)檔案管理法制化，使檔案管理邁上科學(xué)化、規(guī)范化的新臺階，才能發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的價值，為國家經(jīng)濟發(fā)展推波助瀾。文章將對檔案管理工作的重要性和作用做簡要分析。

一、檔案管理工作的重要性

在企業(yè)與事業(yè)單位發(fā)展的過程中，會有很多重大事件發(fā)生，檔案就記錄著這些重大事件的發(fā)生，因此，檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作。企業(yè)在某個項目中，出現(xiàn)漏洞或者有什么優(yōu)勢等，詳細地記錄在檔案中，可以作為后續(xù)項目的借鑒，企業(yè)的發(fā)展才能更上一層樓。對于企業(yè)亦或是事業(yè)單位來說，檔案的類型有很多種，單位工作人員的檔案是人事檔案，這檔案記錄的是工作人員的主要經(jīng)歷、政治面貌還有思想品質(zhì)等，企業(yè)和事業(yè)單位在聘用人才的時候，需要根據(jù)他們的檔案判斷其工作能力與人格品質(zhì)，進而決定是否聘用。除去人事檔案外，還有企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案等，這些檔案中都包含了非常重要的信息，企業(yè)在工作中遇到問題的時候，需要借鑒之前項目中記載的資料，提高工作效率，因此做好新形勢下檔案管理工作是非常重要的。

二、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）在管理意識上

就目前來看，很多檔案管理人員在落實各項工作時都比較注重相應(yīng)信息資料的保存，但卻很少會對其內(nèi)容做出合理分類與整理，從而經(jīng)常會導(dǎo)致檔案管理工作陷入較為混亂的局面，且在管理層與相關(guān)工作人員需要查閱、利用相關(guān)檔案資料時，難以做到準確、及時地提供。同時，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)未真正重視起各項檔案管理工作的落實，進而導(dǎo)致相應(yīng)工作人員專業(yè)培訓(xùn)活動也很少按時開展，無法及時更新自身專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，難以適應(yīng)檔案管理工作的實際需求。

（二）在檔案收集與工作規(guī)范上

一些部門與工作人員為了給自身工作提供一定便捷，不及時上交或是不上交一些檔案信息，或者是未按照標(biāo)準規(guī)范去開展各項工作，頻頻出現(xiàn)歸檔格式不統(tǒng)一，以及分類不準等問題，且經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資源缺失等現(xiàn)象，導(dǎo)致相應(yīng)檔案難以發(fā)揮其原有價值。

（三）在檔案鑒定上

由于管理層及其相關(guān)工作人員未給予足夠重視，進而導(dǎo)致檔案管理問題一直都難以得到妥善解決，再加上對相關(guān)鑒定工作的不重視，或者是一些工作人員太過小心，經(jīng)常會保存大量沒有用處的檔案，不論是在存儲空間，還是管理工作上都會增加一定難度，也會對檔案的權(quán)威性等方面帶來一定影響。因此，為了進一步提升檔案管理工作水平，必須要加強管理探究與創(chuàng)新。

三、檔案管理在各企業(yè)發(fā)展中所起的作用

很多企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理工作的重視度，導(dǎo)致檔案管理工作跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，反而成了企業(yè)發(fā)展的阻礙。

（一）為企業(yè)的發(fā)展提供策略

管理好檔案信息是管理好企業(yè)的前提，一個企業(yè)的發(fā)展前景與檔案管理工作有十分密切的聯(lián)系。檔案信息為企業(yè)帶來的價值是不可估量的，它記錄了企業(yè)的發(fā)展信息，一個企業(yè)從發(fā)展初期到發(fā)展的黃金時期都需有既往經(jīng)驗的參考，它可以為企業(yè)提供強有力的一手資料，這些資料可以成企業(yè)對歷史經(jīng)驗的借鑒，為企業(yè)的發(fā)展提供策略、指明前行的方向。

（二）可以提升企業(yè)的競爭力

檔案信息也能提高企業(yè)在社會中的知名度和影響力，使社會各領(lǐng)域?qū)υ撈髽I(yè)更加了解，為企業(yè)提供與其他企業(yè)合作的機會，使企業(yè)在同領(lǐng)域競爭中立于不敗之地。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新

檔案管理工作是在總結(jié)舊有經(jīng)驗、追求卓越發(fā)展的基礎(chǔ)上成長起來的。時代在發(fā)展，社會在進步，在全新的趨勢之下，重新審視檔案管理工作，應(yīng)時代要求更新檔案管理模式變得尤為重要。檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)從以下幾個方面著手。

（一）理念的創(chuàng)新

第一，要在案管理人員心中樹立檔案就是資產(chǎn)的全新理念。各領(lǐng)域長久保存下來的圖、文、聲、像資料，都是該領(lǐng)域的智慧結(jié)晶和業(yè)績成果，這些寶貴的財富需要檔案管理人員精心保存，方便隨時查考。第二，時代的更新變化要求檔案管理人員不再是僅僅做好檔案保存工作，檔案管理人員要實地深入工作一線，清楚明白一線的工作流程，使檔案管理人員對所管理的檔案資料真正做到心中有數(shù)。

（二）體制的創(chuàng)新