新形勢下辦公室工作的探索與思考

周雅順+杜永仁

[摘要]本文通過梳理現有研究成果，分析新形勢下辦公室工作的諸多變化，并結合實踐經驗，從辦公室工作人員素養的提升、辦公室工作協調工作功能及原則、辦公室現代技術的掌握等方面展開探索與思考。

[關鍵詞]新形勢；辦公室工作；實踐經驗

[中圖分類號]C931.4 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-3115（2017）20-0075-02

辦公室是黨政機關、社會團體及企事業單位工作運轉的樞紐，處于上傳下達、聯系左右、協調各方中發揮著重要作用，被形象地稱為“參謀部”“后勤部”“調度室”。隨著現代信息技術的發展和社會的進步，辦公室工作在精心輔政、總攬全局、協調工作等方面尤為重要。

一、新形勢下辦公室工作的探索

（一）辦公室人員應具備的素質

1.要有扎實的文字功底

文字水平，是一個工作人員素質的綜合反映，也是辦公室人員的最基本要求。一篇好材料只有經過調研、加工、提煉、歸納、總結等復雜過程，才能使成形的文章具有“真、實、準、啟”的特點。辦公室人員是領導的助手和參謀，其文字工作主要有兩點：一是記錄和抄寫，二是文稿起草。具體來說，記錄包括領導的口授、接待者的記錄、會議紀要和電話記錄等；抄寫是對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾畫的文稿進行謄寫，以便于繼續修改或打印。起草文稿是辦公室工作的主要部分，常常由領導和辦公室合作進行。有時是領導親自動手，辦公室人員幫助謄寫及做一些資料的收集、補充和核實；有時是領導口授主要內容，辦公室人員記錄后負責文字的加工整理；有時是領導辦公會形成的要點，然后由辦公室人員據此收集材料，推敲觀點，形成文字；還有領導只出題目，辦公室人員從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改。為此，辦公室人員在起草和整理文稿時應把自己的意見和想法寫上去，供領導參考和決斷。這樣形成的文稿才能真實、全面、有效，并使之成為集體性的行動。

2.要有敏銳的政治頭腦

一個人的理論素質高低和其理論學習密不可分，平時要勤學善思。古語云：“腹有詩書氣自華。”就是說肚子里有知識，人的氣質就會得到升華，眼界、境界都不一樣。對事關政治性的問題，要善于從政治上觀察、分析和處理問題，不能隨波逐流，人云亦云。

（二）辦公室人員應具備的能力

1.要勤奮學習

辦公室人員應本著“君子儉身，常若有過”的態度，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知感。要養成一種坐得下來、靜得下來、鉆得進去的學習習慣。正如王國維在《人間詞話》中傳說：“古今之成大事業、大學問者，必經過三種之境界。”只有如饑似渴的學習，學以致用，才能達到推動工作的目的。

2.要有頓悟能力

辦公室的工作是與人打交道，是一個單位的窗口和紐帶。辦公室人員要主動、積極地與人交往，要與方方面面的人交朋友，建立工作友情。另外，還要盡可能地準確理解和把握領導的意圖和基層的反映，為領導做好參謀和助手。

3.要有較強的親和力

有副對聯寫道：“世事洞明皆學問，人情練達即文章。”在工作中要與同事及他人建立融洽的協作關系，從而增強彼此之間的信任感和認同感。

4.要有務實能力

一要對事業有春天般的熱情，愛崗敬業，任勞任怨；二要虛懷若谷，懷有寬容、體諒之心，在工作中多理解、幫助他人；三要有速記能力，養成勤動筆、隨手記事的習慣，做到不忘事、不漏事、不誤事。

傳統的觀念認為，辦公室工作就是給領導跑腿、拎包的跟班而已。在新的形勢下，辦公室人員要有真才實學的硬本事，正如鄧小平指出，領導干部是指揮部，指揮部不強，打仗一定會失敗。

（三）辦公室工作的協調及原則

1.與上級部門的協調

人們常說，每個單位的辦公室都是領導的參謀和助手。為此，辦公室要認真對待和妥善協調好上下級之間可能存在的矛盾，善于做好職工工作，維護好領導和領導之間、領導和所屬職能部門之間、領導和職工之間的團結，做好“潤滑劑”。

領導之間因各自分管的部門工作不同，往往會從分管的工作出發，會給辦公室提出不同的要求，發出不同的指令，對此辦公室人員要胸懷全局，統籌兼顧，分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、會議和各類活動時，應以正職領導為中心。對大是大非、事關全局的問題，必須多請示主要領導，按主要領導的意見去貫徹執行。對領導之間即正職與副職、副職與副職之間的意見，要從有利于工作的角度進行及時溝通、消除誤會，努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關系，以保證心往一處想，勁往一處使。

2.與同級職能部門的協調

一個單位部門很多，各部門有著很多協作關系、利益關系和業務關系，在實際工作中，由于部門性質不同，部門人員的思想認識、工作能力和工作作風等方面的差異，往往偏重于自身部門目標的實現而忽視別的部門，以致于不能發揮整個組織的最大功效。為此，辦公室要站在單位全局的立場上要對各個職能部門進行協調，要學會“彈鋼琴”“牽牛要牽牛鼻子”，從而形成最佳合力。

3.辦公室協調工作中的原則

其一，不超越職權，按章辦事。要時刻擺正自己的位置，始終牢記自己是領導的參謀和助手，做到盡責不越職，參與不干預。如遇領導不在又有緊急事務需要處理時，要注意與有關部門、有關人員商量后慎重處理，并將處理的方案和結果及時匯報給領導。

其二，做好單位名片。辦公室的工作除日常事務外，多數工作是協助、輔助其他部門的。沒有轟轟烈烈的場面，沒有引人注目的動作，也沒有耀眼的光環。因而工作干了不少，但沒有顯著的成就。故而，辦公室工作人員一定要保持高姿態，任勞任怨，不爭功，不居功，淡泊名利，敢當配角，當好配角。

其三，要有擔當意識。辦公室工作要做好計劃，其中最主要的是做好周和日的工作計劃。訂日計劃，可采用西方管理學家萊金提出的“ABC法”。然而，辦公室的工作往往是變化比計劃快，想不到的事情時常發生，是方方面面的中樞機構，稍不注意，不是上不滿意，就是下有意見。于是，面對誤解和委屈，辦公室工作人員要受得住、不氣餒，要經得起成功和挫折的考驗，認真對待，有則改之，無則加勉。endprint

二、新形勢下辦公室工作的思考

（一）堅持與時俱進，以新認識履行新使命

社會發展的新形勢對辦公室工作提出了新挑戰。從學歷層次來說，最低要求是本科以上。普通高校畢業生在視野上比較開闊，長線的自考生（通過自己自學）在基礎知識上比較扎實，若二者具備者為佳。當今社會已進入信息時代，信息化水平已成為衡量一個國家或地區國際競爭力、現代化程度和綜合實力的重要指標。隨著互聯網等新興媒體的快速發展，大量的、多樣化的信息在為領導和辦公室提供借鑒的同時，也給其甄別信息真偽、服務領導決策帶來了新的挑戰。從服務意識來說，印度大詩人泰戈爾說過：“花朵的事業是美麗的，果實的事業是尊貴的，但我愿做一片綠葉，綠葉的事業是默默地垂著綠蔭的。”“身在兵位，胸為帥謀”，多出大主意、好主意，當好領導的“耳目”和助手。為此，辦公室人員不是拍馬溜須的，而是真才實學的“多面手”。故而，培養專業化的辦公室人員是社會發展的需要。

（二）堅持改革創新，以新機制促進工作

在新形勢下，辦公室工作人員要關注細節，當好領導的聯絡員、勤務員、消防員。“凡事預則立，不預則廢”。辦公室工作人員不僅要當好“傳聲筒”“收音機”，即做好信息的傳遞工作，還要多學多思。如組織會議，會前要周密安排，注意會標的制作是否獨樹一幟，會議服務項目（接待、食宿、車輛調派等）、會議議程是否妥當緊湊，會場桌椅擺放是否整齊有序，燈光音響是否正常完好，桌簽有無錯字漏字，以確保會議順利進行。事實上，辦公室的任何一項工作都涉及全局，一份文件核發滯后就會導致整體工作安排和落實的延誤，一次會議安排上的紕漏可能會給集體造成無法彌補的損失。

（三）熟練掌握現代辦公技能與方法

自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，辦公自動化的要求日新月異，信息化建設越來越受到黨政、企業及社會團體的重視。一般單位都采用OA系統，該系統的優勢在于自動化與協同辦公，有工作流程、知識管理、溝通交流和輔助辦公四大核心應用。如對二級單位來說，文件的草擬、審核、簽發及費用報銷等不會因辦事人和領導出差或請假而耽擱；對職工來說，個人請假、個人工資，財務報銷等都可以通過現代辦公系統而實現。

（四）辦公室工作的獲得感

辦公室的工作特點是“忙”而“細”，故而辦公室人員應牢固樹立“細節決定成敗”，越忙越要細心，越細心越不忙。只有腳踏實地，把每一件事都當成大事、重要之事來做，才能把各項工作做好。辦公室工作人員每天要對自己的工作進行梳理，按輕重緩急進行處理，大事急事要快馬加鞭地辦理，小事要見縫插針地辦理，以保證事事有落實、件件有成效。在新形勢下，要與時俱進，不斷提高自身素質，才能有獲得感。

三、結語

在新形勢下，辦公室工作既要繼承傳統辦公室工作的好的方法和經驗，又要學習和運用現代科學技術，繼續發揮其“橋梁”“紐帶”“參謀”和“助手”的作用，從而達到落實領導意圖、意志來推動單位工作的發展。為此，辦公室工作人員只有具備過硬的素質，才能在工作中游刃有余，確保辦公室工作高效運轉，以實現“辦文零瑕疵”“辦會零失誤”“辦事零差錯”的目標。

[參考文獻]

[1]王金家.談辦公室主任之“道”[J].秘書工作，1998，（10）.

[2]祁躍輝.如何做好辦公室工作[J].人事管理，2002，（2）.

[3]高毅.淺談辦公室秘書的基本素質[J].陜西國防工業技術學院學報，2006，（9）.

[4]趙霞.辦公室工“三基”工作更好地發揮參謀助手作用[J].經濟師，2010，（4）.

[5]張鐵生.淺議辦公室工作的協調功能[J].甘肅科技縱橫，2010，（4）.

[6]吳勝.淺議辦公室工作之細節[J].工作研究，2010，（7）.

[7]栗戰書.忠實踐行“五個堅持” 強化責任擔當[J].秘書工作，2014，（9）.endprint