新時期事業單位檔案信息化管理工作的策略探討

張瑩

摘要：檔案管理信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，只有實現檔案管理信息化與規范化，才能更好地服務于使用者，為社會提供更加優質檔案信息服務。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；管理工作；策略

隨著社會改革和人們管理意識的不斷增強，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用。檔案管理工作的有效實施，不僅促進了各單位部門間的信息交流，提高辦公效率，更在日后長遠發展中提供重要的指導和參考作用.21世紀，社會進入信息化時代，信息技術在社會各行業中的應用已十分普遍，傳統檔案管理工作逐漸向信息化管理模式轉化，紙質檔案逐漸被電子文檔所取代，新技術的開發和應用，不僅完善了檔案管理體系，也促進了檔案管理的快速發展。信息技術的應用，使檔案的快速檢索、便攜移動成為可能。因此，強化檔案信息化管理意識、提高檔案信息化技術水平、加強檔案專業人才培養已成為21世紀檔案信息化管理工作的重要內容。檔案作為文明的傳承載體，一直以來是一項服務社會造福人類的重要工作，在信息社會中同樣也扮演著重要的角色。在檔案管理中，信息化已成為其發展的必然趨勢。檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行收集、管理和提供利用服務。通俗來講，檔案信息化管理就是在網絡化的管理中，通過合理配置和利用信息資源，將信息資源數字化，最終實現信息資源共享的過程。數字化、網絡化、共享性是檔案信息化管理工作的特點，它由原來的以保管為中心，轉變為以向信息使用者提供更好的服務為中心。檔案信息化管理是時代發展的必然趨勢，也是對檔案管理工作進行深化改革的重要途徑。檔案資源是事業單位在經營發展的過程中所形成的珍貴的資料，通過對檔案信息資源的深入挖掘和分析，能夠詳細的了解事業單位的經營發展狀態，從而為事業單位領導層的經營決策提供有利的依據。在現代化社會背景下，事業單位的生產效率不斷提升，檔案管理部門需要適應這種快節奏的工作狀態，從檔案信息資料的收集、整理、分析以及開發利用，都需要較高的工作效率，所以檔案信息化管理勢在必行。檔案信息化管理充分利用了計算機網絡技術的優勢，能夠對信息資源進行快速處理，從而提高工作效率，能夠更好地為事業單位的發展服務。

一、目前檔案信息化管理工作中的常見問題

⑴、相關部門對檔案信息化建設不夠重視，資金投入不足

由于檔案管理工作涉及的事項很多，工作過程復雜繁瑣，并不能帶來直接的經濟效益，因而不容易引起事業單位等部門的重視，也不會制定統一的制度和流程來為檔案的信息化管理工作的順利進行提供保證，導致檔案管理的信息化難以全面實現。此外，部分檔案管理部門對于檔案管理信息化建設的重要性認識不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設難以順利開展。時代發展的步伐很快，檔案管理要趕得上時代發展的步伐就要不斷更新設備和技術。單憑政府撥款解決經費問題，遠遠不能滿足檔案管理信息化的要求，再加上政府撥款相當有限，經費問題嚴重制約著檔案管理信息化的發展。檔案管理信息化對設備的現代化要求很高，很多陳舊設備只是能維持簡單的日常業務管理，結果卻并不能讓人滿意。硬件設施問題是擺在我們面前的一個重大問題，必須認真考慮。

⑵、檔案管理工作人員專業水平不高

目前很多檔案管理人員專業技術知識不夠豐富，計算機應用水平普遍較低，綜合素質不高，難以滿足現代檔案信息化管理的需要，也難以適應檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業水平提出了更高的要求。安全性是檔案管理的重要特點，做好保密工作是檔案管理部門不可推卸的責任。目前，信息網絡覆蓋各個領域，影響檔案安全的主要有人的因素和技術因素。首先，檔案管理人員安全意識和保密意識不強，隨意發布信息并缺少對發布信息的核查。其次，電腦病毒橫行，黑客攻擊猖狂，檔案的安全受到威脅。我們必須要高度重視安全問題，并加以解決。

⑶、檔案管理工作制度不夠完善

檔案信息化管理工作流程的規范化與標準化是檔案信息化管理工作高效開展的重要前提，但是目前由于我國檔案信息化建設還處于起步階段，因而相關制度規范還不完善，還有許多空白和不足之處，對于電子檔案的管理保存等也沒有統一的要求和標準，還不能滿足新時期檔案信息化快速發展的需求。檔案信息化管理作為現代化管理方式，對技術和專業知識的要求很高，但是目前大多數檔案管理人員不能達到這個要求。他們的知識不夠專業，在計算機利用上也是存在一定困難。信息技術發展突飛猛進，對檔案管理人員也提出更高的要求。目前的人才整體素質不理想，留不住高素質人才，也吸引不來好的人才，難以適應信息化管理的要求。

二、實現檔案信息化管理的必要性

⑴、實現檔案信息化管理是加強檔案信息資源開發利用的重要手段。現代社會已經進入了高速發展的時代，信息成為事業單位競爭的重要籌碼，所以在事業單位經營管理過程中，要加強對信息資源的開發利用。事業單位檔案管理工作是對事業單位經營過程中各種信息資源的收集管理，通過對信息資源的加工整理，能夠更加深入的挖掘具有價值的資料，為事業單位的發展提供重要的依據。而檔案信息資源的開發利用需要通過信息共享平臺來實現，所以檔案信息化管理是對檔案管理工作變革中的重要手段。檔案信息化管理，能夠對檔案信息資源的全過程進行快速的處理，通過信息共享平臺的建立，能夠實現對信息的快速收集和傳輸，從而加速事業單位內部的信息流通，為各項經營決策的制定便利的條件。

⑵、實現檔案信息化管理是事業單位網站建設的重要依據。在信息網絡時代，事業單位的發展已經不在局限于實體，而是通過網絡進行開放式經營，事業單位會建立自己的網站，在網站中展示事業單位的產品，為客戶提供充足的信息，并且對于事業單位經營發展過程中的各項信息資料進行公開透明化的管理，有利于客戶對事業單位形成更加直觀和公正的了解。在事業單位進行網絡信息化建設的過程中，需要檔案部門的全力配合，為事業單位網站提供更加全面而豐富的信息資源，從而最大限度的對檔案管理信息資源進行開發利用。endprint

⑶、實現檔案信息化管理是事業單位信息化管理背景下的必然產物。檔案管理是事業單位經營管理中的重要內容，在信息化的時代背景下，事業單位中各個部門在開展業務的過程中已經實行了網絡化辦公，因此為了適應這種變化，檔案管理部門也應該進行信息化管理，便于信息資源的溝通和傳輸。檔案信息化管理能夠有效的提高檔案管理的工作效率，并且對檔案信息的存儲更加便捷和安全，在查閱和利用檔案信息資源時也會更加便捷，所以實行檔案信息化管理是事業單位在信息化管理背景下的重要產物。首先，新時期加強檔案信息化管理能有效改善檔案管理工作，能夠大量減少檔案管理所需的人力、物力 、財力等，還能節約大量人工整理檔案的時間，從而大大提高檔案管理的效率。在信息化管理過程中，檔案信息占據的空間較小，傳輸方便快捷，不僅大大節省了空間，減少了管理成本，還能利用信息技術擴大檔案的服務范圍。其次，檔案信息化管理體系將傳統的紙質檔案管理方式和電子檔案管理進行有效融合，方便檔案的檢索使用，提高了檔案的使用價值。

三、新時期加強檔案信息化管理的幾點對策

⑴、建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項復雜的系統化工作，檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集，還要對信息進行加工處理，工作量相對較大。因此，可以通過建立完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的工作規范和工作流程制定統一的標準，從而保障檔案信息化管理工作的順利進行。此外，由于電子文件的載體穩定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸到網上之后，極易出現檔案管理的安全問題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發生。同時，還要不斷落實檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

⑵、加大投入力度，加強軟硬件設施建設

檔案信息化管理工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術支撐和完備的軟硬件設施。因此，相關事業單位應加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息化管理所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息化管理相配套的設備儀器和軟件系統，才能為檔案管理部門提供很好的基礎保障設施，才能實現全方位、多層次的檔案管理，最終實現檔案管理的信息化。檔案信息化管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

⑶、提高檔案信息化建設技術水平

信息安全技術對于維護電子檔案文件的安全性、真實性和保密性至關重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現代化的計算機技術作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網絡環境下立足，才能實現其資源信息的共享和信息社會化服務，只有提高了相關技術水平，才能排除檔案信息在網絡環境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現象的發生，實現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

⑷、提高檔案管理工作人員的整體素質

新時期對于檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要豐富的檔案管理專業知識，還需要熟悉現代計算機技術。因此，為了提高檔案信息化建設水平，相關事業單位應加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高其綜合素質和檔案管理工作水平，從而促進新時期檔案信息化建設工作的全面推進。檔案管理工作，無非就是要統一管理信息資源，使其完整安全便于查閱。首先，檔案信息化管理有存儲優勢。我們可以借助存儲媒介如硬盤、光盤等，占用空間少，與傳統的紙質資料分類篩選歸檔，占用大量空間存儲相比有著顯而易見的優勢。其次，檔案的信息化管理比傳統管理模式在維護方面更有效率。傳統模式下，要花費大量人力物力對檔案進行分類歸檔，而信息化的管理可以隨時進行電子歸檔，方便快捷，效率高。再次，是使用上的優勢。傳統模式下，查閱檔案要經過繁瑣的程序才能進入到檔案室查閱，而檔案信息化管理在對檔案進行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照分類號和主題詞即可查詢，大幅度減輕管理人員的工作量，提高了查詢的效率。

綜上所述，檔案信息化管理是一項專業技術工作，只要我們不斷完善設備、提高技術水平、提升人員素質，強化制度管理，才能發揮檔案的應有作用，更好地為社會為人類服務。同時還要要認清檔案信息化管理的重要性，滿足檔案信息化管理解決方案的現實要求，著力加快信息化建設的步伐。檔案信息化管理建設，既需要有信息技術的支持，也需要管理者充分發揮潛能，只有這樣才能夠地促進檔案信息化管理工作順利平穩向前推進。

參考文獻：

[1]吳挺善.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].云南檔案，2013（11）

[2]李衛忠.高校檔案信息化管理的現狀及對策研究[J].內蒙古財經學院學報， 2012（21）

[3]張照余.檔案信息網絡化建設研究[J].檔案學通訊，2003年05期endprint