數字信息化背景下高校檔案管理的創新分析

劉愷蓉

摘 要 數字化信息時代的到來給高校檔案管理帶來了一定的影響，要求各高校在進行檔案管理時能夠加強對數字化信息技術的重視，創新管理模式，提高檔案管理的效率和質量。本文就數字信息化背景下高校檔案管理工作中的問題以及進行檔案管理創新的意義和對策進行了簡要的探討。

關鍵詞 數字信息化 高校檔案管理 現狀 創新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.09.006

Innovative Analysis of University Archives Management in the

Background of Digital Information

LIU Kairong

（City College， Wuhan University of Science and Technology， Wuhan， Hubei 430083）

Abstract The digital information era has brought certain influence to the university archives management， requires all colleges and universities to strengthen the digital information technology attention in archive management， innovation management， improve the efficiency and quality of archives management. This paper briefly discusses the problems and the significance of the management of Archives under the background of digital information.

Keywords digital information； college archives management； current situation； innovation

0 引言

數字化信息技術的發展對高校檔案管理產生了巨大的影響，一方面，檔案管理更加智能話，另一方面，檔案管理更加信息化，給高校檔案管理人員帶來了較多的便利，減輕了高校檔案管理人員的工作負擔。[1]但是，高校檔案管理人員在管理的過程中卻依然出現了不少的問題，導致管理的效率難以提高，需要引起相關人員的重視。以下本文就數字信息化背景下高校檔案管理的創新進行具體的探討。

1 當前我國高校檔案管理的現狀及問題探析

1.1 服務質量有待提高

新時期數字信息技術的發展為我國高校檔案管理工作提供了良好的基礎，為提高高校檔案管理效率和質量提供了可能，但是新時期對我國高校檔案管理人員的服務質量也提出了新的要求。[2]但是就目前我國高校檔案管理人員的服務情況來看，大部分高校檔案管理人員的服務意識較為薄弱，在工作中沒有認識到提升服務質量的重要性，主動服務意識也還有待提高，這是限制當前我國高校檔案管理工作發展的重要原因，需要引起各高校的特別重視。

1.2 創新意識不足

新時期的到來要求高校領導以及管理人員能夠加強采用的檔案管理方法和模式進行工作，提高高校檔案管理的質量和效率。然而，就目前高校檔案管理的現狀來看，雖然不少高校已經開始啟用信息技術來進行檔案管理，但是信息技術和檔案管理的融合還有待加強，并且高校在檔案模式、管理體制創新等方面的意識仍然較為不足，在很大程度上限制了高校檔案管理的發展，影響了新形勢下高校檔案管理創新的效果。

1.3 管理人員的專業素質有待提高

數字信息化背景下高校檔案管理的效率和質量能夠得到明顯提高，但是要達到這一目的還要求高校檔案管理人員能夠具有更高的專業素質，能夠勝任新時期高校檔案管理工作。相對于過去的高校檔案管理工作而言，新時期檔案管理人員需要將更多的工作重點放在數字化信息技術的使用上來，也需要花費更多的時間在數字化信息技術上，這就要求管理人員能夠具有較強的專業能力和專業素質，并且能夠隨著時代的變化而變化。[3]但是我國高校在這方面還存在較多的不足。首先，部分高校檔案管理人員的創新意識較差，沒有認識到新時期高校檔案管理需要進行創新的必要性，導致檔案管理工作形式和方法等依然以傳統的形式和方法為主。其次，管理人員對信息技術的掌握程度不足，需要經過更加專業的培訓。最后，部分高校檔案管理人員為兼職人員，在工作時間以及工作的專業程度上還存在較多的不足，直接影響了新時期高校檔案管理創新的結果。

2 數字信息化背景下高校檔案管理的創新意義

2.1 提高管理的效率和質量

數字信息背景下進行高校檔案管理的創新可以減輕管理人員的工作壓力和負擔，提高檔案管理工作的質量和效率，這是高校檔案管理創新的重要意義。在過去的高校檔案管理中，管理人員只能夠依靠人力來進行檔案的收集、登記和處理等，花費的時間較長，工作進度慢，還有可能出現各種各樣的問題。而在信息技術的應用條件下，管理人員可以在網絡平臺中建立電子檔案，一方面可以進行快速的資料信息收集和錄入，節省大量的時間，一方面也可以更好地加強對檔案文件的管理，提高工作的質量和效率。因此各高校應該要加強對數字化信息技術的重視，采用有效的方法進行高校檔案管理的創新。

2.2 促進高校檔案管理的長遠發展

就目前我國高校檔案管理的發展現狀來看，隨著信息技術的大力發展及其在各個行業、領域中的廣泛應用，高校檔案管理中也開始加強了對信息技術和現代化設備的重視和使用。但是，雖然高校為檔案管理配置了相應的現代化設備如計算機、傳真機、打印機等，但是在實際的高校檔案管理工作中，只有少數現代化技術和設備得到了充分利用，也只有少數的參與人員會利用網絡技術來進行有關信息的查閱，大部分使用人員依然選擇傳統的方式方法來進行信息的收集、查閱，這實際上就削弱了信息技術在檔案管理中的作用，也影響了高校檔案管理的實際工作效率和質量。[4]因此，在這種情況下進行高校檔案管理制度和方式的創新可以幫助高校檔案管理真正跟上時代發展的步伐，獲得更加長遠的發展。endprint

2.3 有助于實現資源的共享

信息技術具有資源共享的特征，將數字化信息技術應用到高校檔案管理中也可以幫助實現高校檔案資源的共享，給使用人員提供了巨大的便利，也可以為高校的檔案管理工作提供更多的方便。[5]在信息技術的使用過程中，高校不僅能夠利用信息技術建立電子文檔、快速搜集和整理文檔和資料信息，還能夠在網絡上為使用者提供各種高校檔案文件和信息，這樣使用者可以跨越時空的限制進行網絡信息資源的共享，能夠大大提升高校檔案管理的服務質量。當然，從這個角度上來看，雖然信息技術能夠為高校檔案管理提供良好的外在條件的，暗示它也有可能帶來較多的信息安全問題，要求高校檔案管理人員在利用信息技術進行檔案管理時能夠加強對這些問題的關注。

3 數字信息化背景下高校檔案管理的創新策略

3.1 增強管理人員的服務意識

新時期高校檔案管理的創新不僅體現在制度和形式上，更體現在服務理念和行動上。社會是不斷變化發展的，高校檔案管理也是同樣如此。在瞬息萬變的現代社會，人們的需求一直在變化，只有滿足使用者的使用需求，高校檔案管理才能獲得更好的發展。而要滿足使用者的使用需求，就必須要求管理人員能夠具備較強的服務意識，為使用者提供更加貼心和有用的服務。因此，首先，要求管理人員能夠認識到新時期服務工作對于整個檔案管理工作的重要性，增強管理人員的服務意識。[6]管理人員尤其是年輕的檔案管理員必須知道提供優質的服務是檔案管理工作中的重要內容，必須要提高服務的質量和效率；其次，管理人員需要加強對本職工作的重視，這樣才能夠真正提高管理人員的服務質量。就目前高校檔案管理工作而言，大部分工作人員對檔案管理工作產生了錯誤的認識，認為檔案管理工作只是簡單的收集和整理資料的工作，沒有任何技術含量，也無法發揮任何實質性的作用。這種工作態度嚴重影響了管理人員的工作質量，也影響了管理人員的服務態度，必須要加以糾正，擺正管理人員的思想，提高管理工作的效率。

3.2 提高管理人員的專業素質

管理人員的專業素質直接決定了新時期高校檔案管理的創新效果以及高校檔案管理的長遠發展，要求高校能夠加強對高校檔案管理人員專業素質的重視，以有效的方法提高檔案管理人員的綜合素質。首先，高校可以引進專業的檔案管理人才，提高檔案管理工作的入門門檻，這對于提高高校檔案管理人員的專業素質起到一定的作用。當然，為了能夠達到吸引更多專業人才的目的，高?？梢赃m當提高管理人員的工資和福利待遇，以便提高管理人員的工作積極性和主動性；[7]其次，高?？梢詾闄n案管理人員提供更多進修和培訓的機會，幫助檔案管理人員掌握更多有關數字化信息技術的業務知識和技能，提高管理人員的專業能力，促進高校檔案管理的更好發展。

3.3 創新高校檔案管理模式和方法

數字信息化背景下要加強高校檔案管理的創新還需要從管理模式和管理方法著手。在管理模式中，高校可以選擇采用具體化分析管理方法進行管理，即根據本校檔案管理中存在的問題進行具體問題具體分析，然后采取有效的措施解決該問題，從而獲得檔案管理的更好發展，提高檔案管理的質量和效率。此外，在管理方式方法上，新時代下高校在進行檔案管理時必須要依賴于信息技術，結合信息化手段和技術對本校檔案資源進行管理，以便于節約企業的檔案管理時間、降低管理成本，提高管理的效益。此外，高校檔案管理過程中，如何創新服務管理形式是關鍵。高校管理人員可以就服務模式的多元化和創新方向著手，根據服務對象的特征采取有效的服務形式。例如，高?？梢栽诰W絡上建立完善的服務平臺，該平臺可以記錄下高校所有學生的檔案信息，這樣學?；蛘呱鐣髽I和用人單位就可以利用該網絡平臺進行學生檔案信息的收集和查詢，節約流程和時間。

4 結語

綜上所述，數字化信息時代背景下，我國高校檔案管理必須要進行相應的創新，以實現檔案管理的更好發展。但是就目前各高校檔案管理的實際情況來看，其在管理人員的專業素質、創新意識等方面還存在較多的不足，因此必須要求高校采取有效措施來提升管理人員的服務意識、創新管理模式和方法，促進高校檔案管理的更好發展。

參考文獻

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