初探信息時代檔案管理工作存在問題及對策

那·巴衣爾達拉

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，信息技術已經深入到了人們的日常生活中，尤其是對于檔案管理工作來說，在信息技術的運用下有著重要的意義。與傳統檔案管理不同，信息時代下的檔案管理就是借助信息技術來進行管理的，所以就要分析出現階段中存在的問題，采取有針對性的措施，提高管理的質量。基于此本文針對信息時代下檔案管理工作中存在的問題進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

【關鍵詞】信息時代 檔案管理 工作 對策研究

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）40-0033-02

在社會經濟的發展下，科學技術得到了廣泛的運用。信息管理與公開已經成為了社會發展水平的重要體現之一。且對于檔案管理工作來說，屬于一項比較復雜，工作量相對較大的工作，因此就要正確利用好信息技術，以此來提高檔案管理的效果，保證工作的質量，滿足信息時代下的檔案管理發展需求。

一、現階段檔案管理工作中存在的問題

（一）通用性不足

對于檔案管理工作來說，存在著軟件不統一的問題，且在檔案部門中所采用的計算機型號以及軟件系統上也存在著較大的差異，這樣也給檔案管理軟件研發工作產生出了較大的困難。其次，在電子政務系統以及辦公自動化系統上也存在著統一化研發不足的現象，加之受到管理軟件通用性不足的影響，使得檔案共享難以實現，最終也就限制了檔案的信息化發展。

（二）標準化程度不高

在不同地區中檔案管理內部網站建立時并沒有采取統一化的建設形勢，這樣也就造成了后期管理上出現了風格不同的問題，從而也就難以形成標準化與規范化的管理。由于檔案管理標準化程度不高，也就降低了檔案管理工作的質量[1]。

（三）安全性與保密性不足

借助信息化手段來開展檔案管理工作雖然在一定程度上降低了檔案管理中的工作量，但是受到網絡黑客以及病毒等方面的影響，使得檔案管理工作很容易受到攻擊，從而造成系統癱瘓，甚至是一些重要資料出現了丟失的問題。其次，在不穩定環境的影響下，使得檔案管理的安全性與保密性不斷降低，最終也就造成了檔案管理難以滿足實際的要求。

（四）工作人員素質不高

在信息時代的影響下，現代檔案管理與傳統檔案管理上存在著較大的差異，所以也就需要工作人員掌握好計算機技術與網絡技術，并熟練操作計算機，這樣才能在管理軟件出現問題時及時采取正確方法。但是通過調查可以看出，現階段的檔案管理人員綜合素質并不理想。所以為了保證檔案管理工作可以滿足健康發展的需求，就要不斷提高工作人員的綜合素養，以此來滿足長遠發展的需求。

二、提高檔案管理工作效果的措施

（一）做好信息化建設工作

對于信息化建設工作來說，是解決信息時代下檔案管理工作的重點。且確保檔案管理實現信息化管理的目的就是要實現檔案資源共享，充分發揮出檔案的價值。第一，要借助先進的信息技術來提高檔案管理的自動化水平。如在對檔案進行分類的過程中就要及時做好編程工作，以此來識別好不同類型的檔案資源，從而對檔案資源實現有效的整理。第二，要借助互聯網中的傳輸通道來進行遠程操作，實現相互交流的目標[2]。

（二）提高數據的質量

在開展檔案管理數據庫建設的過程中，不僅要滿足當前狀態的管理任務，同時還要從未來發展的角度上出發，保證工作的前瞻性，這樣才能保證數據庫可以滿足時代發展的需求，實現不斷的完善與補充。其次，是要控制好數據庫的建設質量，確保計算機在識別檔案資源的過程中可以找出優質的信息，對于一些已經老化的信息來說，就要做好單獨存儲工作。

（三）建立出安全保障系統

為了提高檔案管理工作的安全性，就要及時對檔案管理中的安全系統進行升級與完善，以此來避免出現資源外泄等問題，從而保證政治建設與經濟建設的質量，滿足社會的發展需求。其次，檔案管理安全系統中主要包含了以下兩個部分：第一，要保證檔案信息存儲上的安全。第二，要確保檔案信息使用上的安全性。對于存儲安全工作來說，就需要工作人員在系統設計的過程中不斷加強安全系統，保證信息錄入的效果。在檔案使用安全系統時也要及時對接觸檔案資源的工作人員進行審查，并借助實名制等方法來進行登錄[3]。

（四）提高專業人才的培訓力度

想要做好檔案管理工作并不是一件簡單的事，所以在實際中就要求相關部門要積極組織工作人員參與到培訓中去，通過建設出專業技術強與綜合能力高的技術團隊，以此來滿足檔案管理工作的需求。其次，對于檔案管理人員來說，也要掌握好基本的管理制度，借助課余時間來進行學習，以此來掌握好信息化、網絡化以及計算機等方面的知識。

綜上所述可以看出，隨著時代的不斷發展，檔案管理工作就是從信息技術與網絡技術的基礎上來進行的，不僅可以滿足信息時代發展的需求，同時也成為了檔案管理工作健康長遠發展的基礎。因此，在實際中就要分析出現階段存在的問題，采取有針對性的措施，保證檔案管理工作的質量。

參考文獻：

[1]柳青，董娟，林雪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].內蒙古師范大學學報（教育科學版），2004，（05）：45-46.

[2]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012，（23）：124-124.

[3]陳琳.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].時代報告：學術版，2012，（12）：88-88.endprint