信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及措施

摘 要：近年來信息技術(shù)不斷發(fā)展和完善，開始滲透于社會(huì)生產(chǎn)與人們生活的各個(gè)環(huán)節(jié)，其中以檔案管理的信息化改革為主要表現(xiàn)。伴隨著信息社會(huì)的到來，使得傳統(tǒng)模式下檔案管理受到巨大沖擊和影響，導(dǎo)致信息規(guī)劃中心的檔案管理各項(xiàng)工作難以高質(zhì)量、高效率的進(jìn)行。本文結(jié)合信息化檔案管理概念、現(xiàn)存問題展開分析，進(jìn)一步提出信息時(shí)代下檔案管理優(yōu)化措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；現(xiàn)存問題；措施

1 信息化檔案管理概述

信息化檔案管理概況來講是指檔案相關(guān)行政管理部門同意規(guī)劃和組織下，將現(xiàn)代化信息技術(shù)高度融合在檔案管理的整體工作中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息和資源實(shí)時(shí)獲取、收集、整理、存儲(chǔ)以及查詢等綜合利用性能。信息化檔案管理本質(zhì)內(nèi)容為將傳統(tǒng)管理模式下的紙質(zhì)版書本內(nèi)容轉(zhuǎn)化為信息時(shí)代的數(shù)字化和電子化內(nèi)容。

2 信息時(shí)代檔案管理工作現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理保密性和安全性不夠

近年來信息技術(shù)日漸成熟，加快了社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。檔案管理的各項(xiàng)工作也由傳統(tǒng)手工錄入升級(jí)為自動(dòng)化信息操作。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，大幅度強(qiáng)化了檔案管理工作質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力與物力成本，并且辦事流程更加簡單和便捷。但是在實(shí)際運(yùn)用信息技術(shù)時(shí)也存在著諸多問題，其中以檔案管理保密性和安全性較低為主要風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為一把雙刃劍，在沒有運(yùn)用信息技術(shù)之前如果有人想要偷盜檔案必須要親自到達(dá)檔案存放的現(xiàn)場(chǎng)，使得盜取難度較大。而運(yùn)用信息技術(shù)后，網(wǎng)絡(luò)黑客能夠采用遠(yuǎn)程操控和管理計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息私自篡改或數(shù)據(jù)盜竊，并且不要求人員到達(dá)存放現(xiàn)場(chǎng)，不會(huì)留下偷盜痕跡。此外，檔案數(shù)據(jù)一旦遭到損壞，想要再次修復(fù)難度非常大，加上檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性和復(fù)雜性特征，如果遭受黑客侵入，會(huì)導(dǎo)致部分檔案信息永久性丟失。針對(duì)國家檔案信息情報(bào)機(jī)構(gòu)，如果發(fā)生了數(shù)據(jù)泄露，會(huì)對(duì)國家安全產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 檔案信息化管理水平低

由于信息技術(shù)開始廣泛應(yīng)用與社會(huì)各行各業(yè)，使得信息技術(shù)專業(yè)人才需求量不斷增加，而現(xiàn)有的院校教育卻沒有重視對(duì)這一方面內(nèi)容的培養(yǎng)，沒有設(shè)置信息技術(shù)專業(yè)，造成信息技術(shù)專業(yè)人才的整體缺失，嚴(yán)重影響了檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。由于檔案規(guī)劃中心的工作人員對(duì)管理模式和理念依舊處于傳統(tǒng)層面，與實(shí)際社會(huì)發(fā)展情況脫軌嚴(yán)重。檔案管理人員習(xí)慣傳統(tǒng)的工作模式，對(duì)信息化管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度不夠，使得檔案管理人員專業(yè)能力遲遲得不到提升。

2.3 檔案價(jià)值的鑒定難度加大

概括來講，檔案鑒定主要是對(duì)檔案真?zhèn)魏捅旧韮r(jià)值的確認(rèn)與核實(shí)。其中，檔案真?zhèn)沃饕菣n案信息的真假程度，實(shí)際進(jìn)行檔案真?zhèn)舞b定過程中要求綜合性分析檔案內(nèi)容真實(shí)性，對(duì)檔案信息標(biāo)志、載體以及來源等要素進(jìn)行檢查。由于信息化管理的檔案信息和數(shù)據(jù)非常容易被復(fù)制，使得信息源流失。檔案載體過于同一性，使得檔案信息在復(fù)制后失去了其唯一性作用，更是在無形之中加重了真?zhèn)伪憬莸碾y度。檔案價(jià)值則是檔案內(nèi)容和信息對(duì)個(gè)人發(fā)展或社會(huì)發(fā)展的推動(dòng)作用，通過科學(xué)檢定方式與標(biāo)準(zhǔn)來判斷檔案是否具有實(shí)際價(jià)值。檔案真?zhèn)巫鳛閮r(jià)值判定的前提條件，如果檔案內(nèi)容和信息存在錯(cuò)誤，那么這個(gè)檔案就已經(jīng)不具備價(jià)值。

2.4 檔案管理軟件不合理

現(xiàn)階段已經(jīng)有部分的檔案管理機(jī)構(gòu)開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)才展開各類檔案管理工作，但是由于管理軟件的差異性，使得一部分機(jī)構(gòu)采用相對(duì)完善和先進(jìn)的方式管理檔案；而另一部分機(jī)構(gòu)依舊采用傳統(tǒng)模式來展開檔案管理工作。其中，也存在著一些機(jī)構(gòu)使用檔案管理工作時(shí)沒有對(duì)區(qū)域內(nèi)各相關(guān)單位軟件進(jìn)行統(tǒng)一要求，導(dǎo)致檔案信息和數(shù)據(jù)查詢利用存在問題，進(jìn)而影響到檔案管理整體網(wǎng)絡(luò)的搭建和發(fā)展。

2.5 檔案管理體系不健全

現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應(yīng)用也加重了管理部門的監(jiān)控壓力，雖然陸續(xù)頒布了一些管理制度，但是卻與實(shí)際情況存在差異。總的來講，現(xiàn)有的管理制度主要是針對(duì)傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作，無法滿足信息化管理需求。

3 信息時(shí)代檔案管理措施

3.1 搭建檔案信息化管理保障體系

檔案安全作為信息化管理主要內(nèi)容之一，全面掌握信息時(shí)代下網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的各類風(fēng)險(xiǎn)因素，確保檔案信息化管理保障體系的實(shí)用性。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)建設(shè)的覆蓋面管理，對(duì)計(jì)算機(jī)使用安全程度進(jìn)行強(qiáng)化。管理人員培訓(xùn)環(huán)節(jié)需要重視對(duì)安全保障這項(xiàng)內(nèi)容的延伸，定期對(duì)計(jì)算機(jī)平臺(tái)展開檢查，同時(shí)備份檔案信息和數(shù)據(jù)，避免由于計(jì)算機(jī)故障而造成的檔案信息永久性丟失。此外，檔案管理的日常工作中需要實(shí)施監(jiān)督和管理檔案儲(chǔ)存與運(yùn)行情況，協(xié)調(diào)檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)兩者間關(guān)系。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的監(jiān)督，針對(duì)重要檔案和機(jī)密性文件，要求對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行限制，最大程度上降低網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。檔案管理機(jī)構(gòu)要求對(duì)所有檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)注，針對(duì)泄密事件或異常情況及時(shí)上報(bào)并采取針對(duì)性措施，將檔案損失進(jìn)行降低。

3.2 重視檔案信息化管理知識(shí)培訓(xùn)

目前檔案管理工作人員需要具備信息化技術(shù)操作能力，高度要求檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。信息化管理人員需要培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，熟練掌握檔案管理軟件使用流程和數(shù)據(jù)錄入保存。定期進(jìn)行管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，對(duì)工作人員形成約束作用。此外，按照教育角度進(jìn)行分析，要求職業(yè)院校和各類高校增設(shè)信息專業(yè)科目，聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才來講解實(shí)際操作知識(shí)，培養(yǎng)檔案管理與信息技術(shù)兩方面知識(shí)相協(xié)調(diào)的復(fù)合型人才。

3.3 樹立檔案信息化管理意識(shí)和模式

檔案信息化管理作為社會(huì)信息基礎(chǔ)性建設(shè)的核心內(nèi)容，除卻國家機(jī)密外，要求相關(guān)工作人員積極擴(kuò)張檔案信息化管理服務(wù)性能，確保獲取更多有效信息，增加信息效益。將區(qū)域檔案管理的建設(shè)歸納為國家整體信息建設(shè)內(nèi)，提高檔案管理信息化模式和意識(shí)。一方面，積極宣傳信息技術(shù)，與新聞媒體有機(jī)配合，滿足社會(huì)檔案信息化管理工作的要求。另一方面，增強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)了解程度，不斷完善檔案信息化管理體系，將信息化管理的宣傳工作融入到人們生活中，進(jìn)而擴(kuò)大檔案管理效益，并且實(shí)現(xiàn)社會(huì)檔案管理意識(shí)的形成。

3.4 改進(jìn)和調(diào)整信息化管理制度

管理機(jī)構(gòu)需要不斷調(diào)整和改進(jìn)信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容和信息利用規(guī)范性與管理安全性，最大程度上發(fā)揮檔案信息作業(yè)和效益。一是，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作需要嚴(yán)格按照國家相關(guān)制度要求。二是，針對(duì)常規(guī)類檔案的管理需要采用行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)要求。三是，重視對(duì)檔案信息化管理體系的搭建，并且不斷提高管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段信息時(shí)代發(fā)展腳步不斷加快、信息技術(shù)日漸完善，使得檔案管理的工作迎來了發(fā)生新機(jī)遇。作為國家信息規(guī)劃中心的主要管理工作，要求相關(guān)工作人員必須高度重視檔案管理日常工作中各類安全問題和保密問題，制定針對(duì)性解決措施，確保信息時(shí)代背景下檔案管理的工作質(zhì)量和效率穩(wěn)步提高。

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作者簡介

胡芳（1972-），女，漢，從亊檔案管理工作。endprint