共享是檔案信息服務(wù)工作的目標(biāo)

紀(jì)華恩

[摘 要]本文主要闡述檔案信息服務(wù)工作的目標(biāo)——共享。檔案信息共享是新時(shí)期檔案工作面臨的一項(xiàng)即充滿生機(jī)又富有挑戰(zhàn)性的工作內(nèi)容與方向。它將直接關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展的宏偉藍(lán)圖。為了達(dá)到共享目標(biāo)就要進(jìn)行需求分析，達(dá)成共識(shí)，并通盤考慮檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，而且要堅(jiān)持幾點(diǎn)工作原則，這樣才能少走彎路，避免重復(fù)投資，產(chǎn)生積極、高效、優(yōu)良的檔案信息服務(wù)效果。

[關(guān)鍵詞]共享；檔案；信息；服務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.117

[中圖分類號(hào)]G273.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）22-0-02

檔案信息共享是新時(shí)期檔案工作面臨的一項(xiàng)即充滿著生機(jī)又富有挑戰(zhàn)性的工作內(nèi)容與方向。它直接關(guān)系到我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的宏偉藍(lán)圖。在檔案信息化過(guò)程中，筆者認(rèn)為，檔案信息化的核心部分就是要面向公眾提供大量的檔案信息內(nèi)容，并實(shí)現(xiàn)互通互用。

1 檔案信息資源建設(shè)的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑

1.1 檔案信息資源建設(shè)的重要性

2004年12月中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》（中辦發(fā)[2004]34號(hào)）中強(qiáng)調(diào)要“加快以傳統(tǒng)載體保存的公文、檔案、資料等信息資源的數(shù)字化進(jìn)程”，這充分說(shuō)明檔案信息資源建設(shè)，特別是檔案數(shù)字化在國(guó)家信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用中的重要地位與作用。國(guó)家檔案局高度重視檔案信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用工作，2005年，國(guó)家檔案局下發(fā)了開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的具體實(shí)施意見(jiàn)，對(duì)信息化條件下的檔案信息資源的建設(shè)和檔案數(shù)字化提出了明確要求。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的基本途徑

檔案信息資源庫(kù)建設(shè)有兩個(gè)最基本的途徑：一是通過(guò)接收規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；二是通過(guò)檔案數(shù)字化，利用技術(shù)手段將各類傳統(tǒng)載體檔案，如紙質(zhì)、照片、錄音、錄像檔案等轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)，建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前，檔案信息資源庫(kù)建設(shè)所面臨的首要問(wèn)題是海量的館、室存儲(chǔ)的傳統(tǒng)載體檔案信息資源的共享利用。因此，充分利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，大力推動(dòng)檔案數(shù)字化，應(yīng)用各類信息化的手段，整合檔案信息資源，形成綜合性、規(guī)范化、分布式、可共享的檔案信息資源體系，這對(duì)于檔案信息資源建設(shè)和國(guó)家信息資源建設(shè)都具有重要的戰(zhàn)略意義。

1.3 檔案信息化是有效提高檔案利用服務(wù)效率的手段之一

國(guó)家信息化的核心是以信息資源建設(shè)為主。檔案作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源，對(duì)于國(guó)家信息化基礎(chǔ)資源庫(kù)建設(shè)非常重要，檔案信息化建設(shè)成果將通過(guò)各種信息平臺(tái)，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供真實(shí)、完整、珍貴的基礎(chǔ)信息。

2 福建省本科高校檔案信息化現(xiàn)狀

2.1 建設(shè)總體情況

經(jīng)過(guò)多年的努力，福建省有些本科高校已經(jīng)建立了完善的軟、硬件支撐環(huán)境，在檔案信息資源管理方面也建立了相關(guān)的檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)。近年來(lái)，發(fā)展與建設(shè)成績(jī)最為突出的學(xué)校是華僑大學(xué)檔案館、福州大學(xué)檔案館和廈門理工學(xué)院檔案館等。在高校檔案館信息化建設(shè)方面，他們?yōu)楦＝ㄊ「咝n案信息資源建設(shè)積累了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)與方法，值得福建省本科高校檔案館學(xué)習(xí)與借鑒。當(dāng)然，還有一些高校也正在積極地投入到這方面的工作中，例如廈門大學(xué)檔案館和泉州師范學(xué)院檔案館正在運(yùn)籌開(kāi)展檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)的工作。各個(gè)學(xué)校投入的經(jīng)費(fèi)將是以百萬(wàn)元預(yù)算計(jì)算，規(guī)模將是宏大的。相信他們一定會(huì)為福建省本科高校檔案信息化建設(shè)走出一條嶄新的道路來(lái)。當(dāng)然，還有很多的高校檔案信息化建設(shè)還沒(méi)有開(kāi)展起來(lái)，主要還是以檔案實(shí)體為管理對(duì)象。高校檔案信息化建設(shè)道路還是比較漫長(zhǎng)的，這與福建省本科高校檔案工作的發(fā)展水平有很大的關(guān)系。

2.2 需要迫切解決的關(guān)鍵問(wèn)題

福建省高校檔案機(jī)構(gòu)已建成幾所高校的檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)，這些管理系統(tǒng)為工作提供了便捷服務(wù)和數(shù)據(jù)積累的同時(shí)，也為師生提供了相應(yīng)的信息查詢、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。但依然存在著如下一些問(wèn)題。

（1）目前福建省高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案綜合管理應(yīng)用系統(tǒng)都是相對(duì)獨(dú)立的，采用的軟件的開(kāi)發(fā)公司不同，軟件的功能不同，從而造成了各自的“信息孤島”現(xiàn)象。檔案信息數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，多頭管理，而且數(shù)據(jù)不一致，公共數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享工作開(kāi)展不足。

高校各部門在做信息化建設(shè)時(shí)都是立足于解決本部門實(shí)際工作需要，在不同的時(shí)間，采取不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫(kù)，在不同的開(kāi)發(fā)條件環(huán)境下建設(shè)的管理軟件系統(tǒng)，因此系統(tǒng)間彼此獨(dú)立，互不兼容，從而形成了一個(gè)個(gè)“信息孤島”，信息和資源處于各自分散的狀態(tài)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，也造成了信息的多頭管理、數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)更新，各部門需要其他部門分管的數(shù)據(jù)時(shí)基本上通過(guò)原始方式獲取。系統(tǒng)之間彼此相對(duì)獨(dú)立，導(dǎo)致同一個(gè)用戶要進(jìn)入校園網(wǎng)不同應(yīng)用系統(tǒng)，需要不同的身份標(biāo)識(shí)和密碼。例如：校園網(wǎng)內(nèi)，一名教師要進(jìn)入圖書(shū)館管理系統(tǒng)去查詢自己的圖書(shū)借還情況，她需要輸入圖書(shū)館的賬號(hào)和密碼，如果又想進(jìn)入教務(wù)系統(tǒng)了解教學(xué)情況時(shí)，她又得輸入教務(wù)系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼；還有學(xué)校的學(xué)生一卡通系統(tǒng)采用流水號(hào)的方式為每位學(xué)生編號(hào)，而教務(wù)系統(tǒng)采用了跟年級(jí)專業(yè)相關(guān)的一套學(xué)號(hào)編制方法。又如：教務(wù)系統(tǒng)生成的每位畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績(jī)總表，不能生成電子版的檔案，結(jié)果到達(dá)檔案館保存的還是只有打印出來(lái)的紙質(zhì)版的學(xué)生成績(jī)檔案。檔案館的學(xué)籍檔案管理要信息化的話，只能再把紙質(zhì)學(xué)生成績(jī)檔案數(shù)字化，結(jié)果造成了重復(fù)投資、資源浪費(fèi)。

（2）檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏頂層設(shè)計(jì)，缺乏明確的技術(shù)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。前期的信息化建設(shè)多以各部門自身需要出發(fā)進(jìn)行投資建設(shè)，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，無(wú)法有效保護(hù)現(xiàn)有投資，存在重復(fù)建設(shè)的情況。分散投資建設(shè)的管理服務(wù)的流程和信息資源被各業(yè)務(wù)系統(tǒng)切分，相互割裂，應(yīng)用系統(tǒng)沒(méi)有遵循統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得應(yīng)用集成整合的難度加大，還造成了重視部門內(nèi)部使用而忽視服務(wù)師生的情況。另外，在系統(tǒng)運(yùn)維、信息安全、流程再造與服務(wù)水平提升等諸多方面存在問(wèn)題。endprint

同時(shí)，現(xiàn)有系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)相互交換的功能，這使得某些數(shù)據(jù)需要跨部門使用時(shí)，還依賴于原始方式進(jìn)行傳遞，最終表現(xiàn)出來(lái)的是部門內(nèi)雖然信息化了，但部門之間的工作仍然是手工完成。這種低效率的信息共享方式無(wú)法滿足現(xiàn)階段各部門對(duì)信息的需求，同時(shí)也大大制約了信息化建設(shè)的應(yīng)用。例如：來(lái)自同一廠家的教務(wù)和學(xué)工系統(tǒng)，彼此交換數(shù)據(jù)還是通過(guò)手工轉(zhuǎn)換的方式來(lái)進(jìn)行。

當(dāng)前，我國(guó)的信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)了很多年，但是在高校的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)方面成效不是很明顯。教育部沒(méi)有提供檔案管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，現(xiàn)在各個(gè)高校都是依據(jù)自己學(xué)校的需要去實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的軟件與數(shù)據(jù)庫(kù)五花八門，軟件的服務(wù)商也很多。這樣下去，勢(shì)必造成各個(gè)學(xué)校的檔案管理雖然實(shí)現(xiàn)了信息化，但是很難實(shí)現(xiàn)高校與高校之間的信息共享，或者高校與上級(jí)部門之間的信息共享，同樣會(huì)形成新的“信息孤島”。

（3）信息安全建設(shè)不足以及信息化保障機(jī)制不夠健全。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，大量網(wǎng)站及應(yīng)用系統(tǒng)的上線，使得信息安全問(wèn)題凸顯。盡管已經(jīng)采取了多方面的措施，但尚未建立完整的信息安全服務(wù)體系，信息安全還存在隱患。

另外，信息化工作隊(duì)伍建設(shè)嚴(yán)重滯后，人員緊缺，且各單位信息工作分管領(lǐng)導(dǎo)及專職信息員不明確，制度建設(shè)不完善，考核及評(píng)價(jià)體系缺失等影響著高校信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 需求分析

2.3.1 一站式服務(wù)需求

針對(duì)當(dāng)前福建省本科高校檔案機(jī)構(gòu)存在多應(yīng)用系統(tǒng)和多重身份的情況，需要實(shí)現(xiàn)多個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)的整合貫通，通過(guò)統(tǒng)一信息門戶及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供面向師生的一站式服務(wù)。

2.3.2 標(biāo)準(zhǔn)化需求

針對(duì)福建省本科高校檔案綜合應(yīng)用管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一技術(shù)體系標(biāo)準(zhǔn)的情況，需要國(guó)家檔案局制定相關(guān)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和體系，對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。

2.3.3 開(kāi)放性需求

對(duì)于目前各高校檔案應(yīng)用管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和維護(hù)模式不統(tǒng)一、更新維護(hù)難的問(wèn)題，需要建立一個(gè)提供開(kāi)放性平臺(tái)的智慧網(wǎng)絡(luò)。

2.3.4 信息共享需求

針對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏、業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間信息難以共享、數(shù)據(jù)信息不能實(shí)現(xiàn)跨部門使用的問(wèn)題，需要建立信息共享機(jī)制及規(guī)范，實(shí)現(xiàn)校園信息的共建共享，消除信息孤島，使學(xué)校各業(yè)務(wù)部門協(xié)同發(fā)展。

3 以共享為目標(biāo)，統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)推動(dòng)高校檔案信息服務(wù)工作

高校檔案信息服務(wù)工作是一項(xiàng)涉及學(xué)校多個(gè)業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)工程，需要從學(xué)校整體的高度全盤考慮。因此，在改進(jìn)高校檔案信息服務(wù)的工作中，要堅(jiān)持幾點(diǎn)工作原則，這樣才能少走彎路，避免重復(fù)投資，產(chǎn)生積極、高效、優(yōu)良的檔案信息服務(wù)效果。

3.1 統(tǒng)一規(guī)劃與分步完成原則

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)建設(shè)周期長(zhǎng)、難度大、投資多的項(xiàng)目，不是一年或兩年就能夠完成的工作。它需要檔案部門多方面的調(diào)研、方案論證、系統(tǒng)選型、推廣應(yīng)用等過(guò)程，所以整個(gè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程必須統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌安排、分步完成，以確保項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量，降低項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

目前，教育部的學(xué)歷認(rèn)證中心推出的學(xué)信網(wǎng)站查詢學(xué)歷服務(wù)工作就是一個(gè)很好的典型。由教育部統(tǒng)一信息、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)向社會(huì)廣大學(xué)生提供學(xué)歷認(rèn)證工作，具有很高的權(quán)威性，在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了學(xué)生學(xué)歷信息的共享問(wèn)題，也為基層高校檔案部門解決了大量需要查證的學(xué)生學(xué)歷問(wèn)題。但是也有不足之處，現(xiàn)在學(xué)生的學(xué)士學(xué)位信息還沒(méi)有同步上傳到學(xué)信網(wǎng)內(nèi)與廣大學(xué)生共享。筆者希望在這項(xiàng)工作上，有關(guān)部門能夠加快速度，推動(dòng)此項(xiàng)工作的完成，滿足廣大學(xué)生對(duì)學(xué)士學(xué)位信息查詢的需要。

3.2 資源整合與突出應(yīng)用原則

檔案信息化建設(shè)必須考慮保護(hù)事前原有的投資，要充分利用已有的信息資源，發(fā)揮它們的作用。在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，要不斷整合現(xiàn)有的信息資源、不斷開(kāi)發(fā)新的資源，建設(shè)集中的信息資源管理機(jī)制，并突出其“應(yīng)用”的價(jià)值，為廣大師生提供綜合性的信息服務(wù)。

如今電子文件與電子檔案的數(shù)量越來(lái)越多，檔案館（室）的管理對(duì)象內(nèi)容也不斷增多。檔案館的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新機(jī)制，提高檔案管理信息化水平，在資源整合方面要與校OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。教務(wù)的管理系統(tǒng)也要進(jìn)行升級(jí)改造，將學(xué)生的成績(jī)形成電子版的成績(jī)歸檔，這樣就不必再進(jìn)行后續(xù)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程了。

3.3 信息共享與可持續(xù)發(fā)展原則

原有的業(yè)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)信息共享，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”，導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)、投資浪費(fèi)，嚴(yán)重影響了學(xué)校的智慧校園的建設(shè)和發(fā)展。因此，檔案信息化建設(shè)必須確保各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間的信息共享與實(shí)時(shí)交換。檔案信息服務(wù)不僅要服務(wù)于本單位，而且要走出校門，服務(wù)其他單位，使檔案信息內(nèi)容在大眾面前實(shí)現(xiàn)共享。共享檔案信息是檔案信息服務(wù)走向成熟的標(biāo)志。同時(shí)，共享也是檔案信息服務(wù)工作的目標(biāo)。

檔案信息化建設(shè)要從學(xué)校的具體情況出發(fā)，做到夠用、能用、實(shí)用，切不可一味地追求大而全，也不可一味地追求技術(shù)的先進(jìn)性，要兼顧建設(shè)過(guò)程中的可擴(kuò)展、可兼容和可轉(zhuǎn)向性，做到可持續(xù)發(fā)展。

檔案信息化的過(guò)程主要就是要解決檔案信息在服務(wù)之中的共享問(wèn)題。檔案信息在服務(wù)過(guò)程中要能滿足本單位的工作需要，也要滿足廣大師生對(duì)檔案信息利用的需要，也就是要達(dá)到檔案信息服務(wù)共享的目標(biāo)。檔案信息可以通過(guò)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)或相應(yīng)的管理應(yīng)用系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)上或校園網(wǎng)上為廣大的用戶服務(wù)。筆者希望每一個(gè)學(xué)生今后要利用在校四年的成績(jī)表時(shí)，可以在家里輕松、自由、便捷地動(dòng)動(dòng)手指就能夠得到想要的檔案信息。筆者相信，這一天的實(shí)現(xiàn)不會(huì)久遠(yuǎn)！共享是檔案信息服務(wù)的目標(biāo)，也是檔案工作者在履行自己崗位職責(zé)的過(guò)程中所要追求的目標(biāo)。endprint