淺談人事檔案的意義及作用

李娟

[摘要]在中國每個人身份信息的界定都依賴于檔案、戶籍和單位。其中人事檔案體現了單位組織和上級領導對個人進行全方位的跟蹤監督，相伴終身。有的官員干部為了仕途不惜冒著違規違紀的處罰篡改檔案內的材料；而流動人員則視檔案為無物，死黨棄檔日益增多。為什么不同的人群看待人事檔案會有這么大的差異？這就需要我們了解檔案是什么及起什么作用的問題上來，下面我們一起來探討探討。

[關鍵詞]人事檔案 意義 作用

一、人事檔案的由來

按照早前制度的設計，單位組織和上級領導可以依據人事檔案對個人進行全方位的跟蹤監督，并相伴終身。據說中國現今的人事檔案制度始于干部審查制度，也就是對每個干部進行審查，主要是審查他的過去經歷、思想覺悟、品質能力、社會關系等等，看他是否“純潔”。審查結果要寫成組織鑒定，與個人交代材料等一起，共同構成干部人事檔案的最初基本內容，慢慢地就形成了中國的人事檔案制度，并沿用至今。也正是因為這些特性，人事檔案總是與機密聯系在一起——你的檔案，組織可以調閱，而你自己卻不能看。

（一）人事檔案裝入了哪些材料

我們自己都不能看的檔案內裝入了哪些材料呢？根據相關法律法規的規定，會將以下材料歸入本人檔案：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料），政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料），參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料，獎勵材料（包括科學技術和業務獎勵、英雄模范先進事跡），處分材料（包括甄別、復查材料，免于處分的處理意見），錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料，以及其他可供組織上參考的材料等，幾乎涵蓋了個人全部信息。

（二）不同的群體對人事檔案的不同態度

“公務員的命根，流動者的雞肋有人這樣評價人事檔案。

就官員干部來說，人事檔案異常重要。其履歷、工作業績、能力、獲獎或被處分的情況等等，都通過檔案呈現在組織部門眼中，更不用提最基本的申報職稱、工齡計算、退休審批等20項事物。組織會根據政策規定對準備提拔的人員的人事檔案進行查閱，如不充分考慮“德才水平、工作實績”，只要干部達到一定年齡界限就不再予以提拔、甚至必須“退居二線”，只有具備一定學歷文憑，才能獲得提拔重用。于是，“年齡、學歷”往往成為最易引發干部造假沖動的關鍵檔案信息，因此檔案造假在一些被查處干部中屢見不鮮。

形成鮮明對比的是，流動人員卻視檔案如同雞肋。早在2002年人事部全國人才流動中心以及各省市人才交流服務中心就做過一項不完全統計，全國至少有60萬“棄檔族”。如今，這樣的棄檔族越來越多。上世紀90年代初期開始，大批企業關、停、并、轉，新的用工制度逐漸建立，這導致人員流動性增加，職工的檔案管理逐漸與企業分離。這意味著“單位人”開始向“社會人”轉變。加之，1997年，國務院下發《關于建立統一的企業職工基本養老保險制度的決定》，開始在全國建立統一的城鎮企業職工基本養老保險制度，辦理退休以及養老保險也開始與人事檔案脫鉤。在1998年6月以后上社會保險的部分人群，可以基本上脫離檔案的束縛，即在退休時，不需審查檔案，無需依據檔案中記載內容確定保險利益。

“沒有檔案，醫保、社保也能交，換工作很容易。我上班十多年，連檔案在哪都不知道，也沒影響。只要不考公務員，檔案沒啥用。”一位受訪者大學畢業后也沒過問過檔案的事情。

二、檔案的作用

（一）檔案對國家任人選拔的作用

干部人事檔案是一面鏡子，能夠清晰地展示干部的基本信息和成長經歷，是選任干部的基本憑證和重要依據。然而，個別地方和單位出現的干部檔案材料短缺、信息失真乃至涂改造假等問題，使這面鏡子蒙上了灰塵。影響了干部選拔任用的嚴肅性，也影響了黨和政府在群眾心目中的良好形象，給一些別有用心的人鉆了空子，因此各級黨委對在職干部檔案“體檢”，防止干部“生病”檔案誤導干部的選拔任用，這是很有必要的。

很長一段時間以來，有關領導干部“三齡兩歷一身份”丑聞時有曝光，前幾年，身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假的石家莊團市委原副書記王亞麗，就曾經讓媒體和大眾將目光聚焦于干部的“三齡兩歷一身份”信息真實上；今年一名“假黨員、假干部、假學歷”的“三假”干部魏崇金，居然成為國務院下屬事業單位，中國國際扶貧中心副主任，成了一名炙手可熱的處級干部。隨著事件的曝光，再一次將大家的視線集中到了干部的檔案上，到底現任干部隊伍中，還有多少個王亞麗、魏崇金混在干部隊伍里，確實值得各級黨委高度重視。

因此，對現任領導干部的“三齡兩歷一身份”進行嚴肅的“體檢”，甄別那些虛假的領導干部信息，確保每一個領導干部的干部檔案真實可信，并且堅決實行干部任前檔案審核制度，堅持檔案有問題的不提拔、緩提拔，確保從源頭上防止干部“帶病提拔”，這對塑造干部選拔任用的嚴肅性，確保干部的選拔和任用工作風清氣正，讓群眾滿意，讓社會滿意，無疑是很有必要的。

干部的選拔任用，事關黨的宏圖偉業，其重要性無與倫比，因此對在職干部檔案“體檢”，這對確保干部選拔任用的嚴肅性、準確性都是很有必要的。

（二）檔案對用人單位的作用

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。現代企業為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，單位用人更加謹慎，嚴把人才進口關成為單位降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施。

（三）檔案對個人的作用

現階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。

例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在申報技術職稱時，檔案可以提供所需材料，如申報人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料。可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發揮著重要的作用。

根據國家規定，有人事檔案管理權限的機構可以統一保管本單位員工檔案，也可委托縣以上（含縣）政府人事部門所屬人才服務機構統一保管；沒有人事檔案管理權限的單位不得擅自管理員工檔案，可委托政府人事部門所屬人才服務機構統一保管，嚴禁私人保管或放到沒有人事檔案管理權限的單位。

在各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇，如保留原有身份、調整檔案工資、辦理轉正定級、人才引進、黨團關系管理，代辦職稱評審、計劃生育指標、出具以檔案為依據的各種證明等等。如果流動人員違反規定把人事檔案放到其他部門或機構，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其自身利益，使其應享受的上述待遇得不到應有保障。