對機關單位檔案編研工作的幾點體會

沈漢珍

摘 要：檔案編研工作是檔案信息資源開發利用的重要手段，是拓展檔案社會服務功能的有效途徑，對有效保護原始檔案，挖掘地方文化內涵，提高檔案部門的社會影響力具有重要的作用。當前，許多機關檔案館（室）存在重保管、輕利用與重編、輕研的問題，對檔案的編研還停留在年度工作總結資料匯編、大事記等形式上，沒有根據社會各界與群眾的需求積極主動地開展檔案編研工作，沒有很好地發揮檔案資政、文化、教育等社會功能。本文結合工作實際，對機關單位檔案編研工作談談自己的幾點體會。

關鍵詞：機關單位；檔案編研；體會

開展機關單位檔案編研工作，就是機關單位檔案館（室）為滿足本單位、社會各界及群眾的需求，通過對館（室）內相關檔案信息內容進行分析、研究、選擇、加工和編排，將本機關單位檔案館（室）內的靜態的檔案資源轉化為動態的、可供利用的信息資源，實現檔案信息資源開發利用成果化。筆者長期從事機關單位檔案館（室）工作，認為機關單位檔案編研工作在強化組織領導與檔案室館（室）軟硬件條件具備的前提下，關鍵可以從以下幾個方面下功夫。

1 精準選題，為檔案編研樹立高起點

檔案編研工作一般按專題開展進行，能否精準選題直接影響檔案編研成果的利用效率。因此，檔案編研選題時要堅持實效性、客觀性、創新性等原則，為形成檔案編研精品定準位、開好頭。編研前，編研者要圍繞中心工作，深入基層調研，把握信息需求，明確選題方向；要堅持客觀性原則，立足館（室）藏資源實際與特色，綜合考慮編研力量與軟硬件條件，深入開展全面分析，明確專題編研的可行性，確保編研成果在政治上不出偏差，在利用上遵守保密制度，在材料上具備真實性，在成效上能惠及民生；要堅持創新性原則，無論是在選題的內容、思路、方法、視角上都要突出一個“新”字，要集合新情況、新發展、新需求、新知識、新成果、新事物、新技術、新經驗等，注重選題的新穎性和獨特性，避免重復編研。如，龍泉市文旅委依托單位室藏資源，以文字為主編研了《龍泉青瓷》讀書，為龍泉青瓷的發展提供了歷史佐證；龍泉市青瓷寶劍產業局以收集整理的龍泉青瓷照片為資源，主編了圖片集《瓷·典》，深受社會各界歡迎；龍泉市廣播電視臺依托收集儲存的音像檔案，拍攝了青瓷記錄片《尋問》，為中國青瓷小鎮產業園提供播放，讓游人充分了解龍泉青瓷的發展史，感受龍泉青瓷的制作過程。這些單位就是充分利用館（室）資源，根據龍泉當前文化與旅游產業發展的需求，精選主題，體現特色，充分發揮了館（室）檔案資源的開發利用功能，體現了機關單位檔案編研為地方黨委政府中心工作和社會文化建設服務的基本理念。

2 豐富資源，為檔案編研提供基礎保障

沒有豐富的館（室）檔案資源，編研檔案就成了無本之木，無米之炊。各機關單位應按照相關檔案法規規定，全面做好各類檔案的收集、整理、移交、保管和開發利用工作，尤其要注重檔案收集的前端控制建設。如，當前紀檢監察部門編制了紀律審查流程范本，不僅規范了紀律審查工作，也從源頭上保證了紀律審查檔案收集的完整性和可靠性，實現了紙質電子雙套歸檔保存，為檔案的開發利用提供了便利，節省了時間。如，去年龍泉市紀委會同龍泉市公安局、龍泉市檢察院，借助室藏的電子化案件檔案，在不到一個月的時間就為創建“龍泉市廉政教育基地”提供了反腐倡廉案例匯編圖文稿，篩選出黨的“十八大”以來發生的50名黨員干部違紀違法案例進行了剖析， 18000多人（次）黨員干部接受了警示教育。同時，要做好電子件的歸檔和保管利用工作。隨著我省電子政務的加快推進和辦公自動化系統的啟用，在各級機關單位形成了大量應歸檔的電子文件，各單位應根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）與《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》（浙政辦發〔2017〕4號），做好電子公文的歸檔工作。如當前行政審批電子歸檔工作就是根據電子文件的前端控制管理原則，以權力清單和責任清單為基礎，提前明確各行業屬于歸檔范圍的政務事項和文件材料清單，并在預歸檔模塊中設計開發歸檔范圍配置和自動采集功能，實現自動歸檔功能，并通過采取數字簽名、時間戳、檢查文件要素、登記備份等必要的技術手段和管理手段，確保了電子文件的真實、完整、規范、有效及便于利用。要做好特殊載體檔案的收集、歸檔與保管利用工作。如，針對當前計算機技術的迅猛發展和新媒體的傳播優勢，做好領導調研、舉證材料等聲像檔案的收集與保管工作等。此外，還要擴大視野，在合法合規的范圍內，做好館（室）外資源的吸收補充工作。如吸收一些外單位的相關檔案資源與一些社會文化資源，把一些門戶網站、主流新聞媒體發布的網頁、照片、視頻、數據等作為機關單位數字檔案館（室）關注并采集的對象，以拓寬檔案編研素材來源，為編研精品提供內容保障。如，龍泉市博物館編研《情系芳野》時就向社會征集吸收了當年的一些照片，采訪了一些曾經在這里就讀過的老年人，為該書的編研提供了詳實的資料，真實是地回顧了在那戰火紛飛的年代，浙江大學在龍泉芳野村設立分校時的難忘時光，讓《情系芳野》一文具備了一定的史料價值。

3 強化學習，為檔案編研提供智力保障

機關單位檔案編研人員的素質直接影響檔案編研工作和檔案信息的開發利用。為此，作為機關單位的檔案室工作人員，要強化責任意思，不斷強化學習，提升自身的檔案業務素養、編研能力和協調能力，以務實、開放、創新的精神推進機關單位檔案編研及其成果推廣工作。強化學習關鍵要樹立三維學習意識，即要對本機關單位的（室）藏檔案做到如數家珍、了如指掌，又要熟悉單位的業務工作；即要通過縱橫向對比，了解機關單位重點工作在全國甚至全球的動態變化，又要結合當前實際了解社會與群眾所需；既要了解本單位的發展史或重點工作的發展背景，還要了解當地的歷史文化、風土人情等，才能以敏銳的眼光撲捉到（室）藏檔案具有的特定價值或潛在價值，才能將機關單位編研工作融入社會的大環境中去思考，把編研工作從過去的單一的總結匯編與寫史修志轉移到為社會、為群眾服務的編研中去，實現編研成果最大效益化。同時，要具備較強的協調能力與開拓能力，強化與各單位和媒體的溝通聯系，做好合作編研與檔案編研成果的推廣，增強編研效果的傳播力和影響力。如2013年龍泉市在開展村級便民服務中心標準化建設時，龍泉市村級便民服務中心建設辦公室就與龍泉市行政服務中心、龍泉華數廣電網絡有限公司合作，吸收了21個單位的便民服務辦理事項相關資料及444個行政村便民服務中心的照片，體現了館（室）內、館（室）外檔案資源、人力資源、技術力量的有效整合，編制了《龍泉市便民服務中心服務指南》、《龍泉市便民服務中心標準化建設管理手冊》，將紙質文本分發到村到戶，將電子稿通過華數廣電網絡有限公司的軟件管理播放在龍泉村民家里的電視之中，切實方便了群眾辦事，實現了群眾足不出門戶就能了解需辦件的辦事流程，并聯系到辦事人員，受到當地群眾、尤其是偏遠山區群眾的歡迎，對當前當地政府推進的“最多跑一次”工作仍具有深遠意義；此外，中意合作的人類非物質文化遺產紀錄片——《龍泉青瓷》在“騰訊視頻”上線發行，同樣體現了新媒體時代檔案編研的開放、合作與創新的理念。

參考文獻

[1]潘世國.《檔案編研要走合作共贏之路》——《浙江檔案》2014（01）：57-57

[2]王斌.《民生檔案編研工作的幾點體會》——《網友世界》2014（15）：235-235